Coordinateur des programmes

Job

Coordinateur des programmes

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: SERVTEC Sénégal
Type d'organisation:Entreprise
Secteur: Ressources humaines

Description opportunité :

Objectif Principal du Poste

Superviser la coordination et l'administration de tous les aspects des activités liées aux programmes en cours, y compris la planification, l'organisation, la gestion du personnel et le contrôle des activités des programmes pour assurer la livraison réussie du changement proposé, la coordination des programmes, des projets et la gestion de leurs interdépendances.

Indicateurs Clés de Résultats

Rentabilité des projets
Coordination au sein des projets et entre les projets
Bonne relation avec les donateurs et les groupes
Informations en temps utile au Directeur Pays et au Siège
Satisfaction des clients ou des bénéficiaires
Conformité avec les délais de réalisation des projets.

Responsabilités

Gestion des Programmes

Établir et maintenir des systèmes d'opérations de programmes conformes aux politiques et procédures des ONG pour diriger la mise en œuvre de la stratégie des programmes internationaux en accord avec la vision, la mission et les valeurs fondamentales de l'ONG.
Représenter et défendre l'image, la réputation et les intérêts de l'ONG au niveau du bureau, sur le terrain et dans la communauté.
Participer aux réunions des groupes et autres forums importants en engageant des discussions avec l'ONU, les ONG, les OBC et les ministères gouvernementaux pour développer et garantir le respect des normes humanitaires minimales dans la mise en œuvre des projets.
Développer et mettre en œuvre des objectifs à long terme pour atteindre le succès des programmes.
Contribuer et diriger les efforts de développement des programmes en identifiant des opportunités et en travaillant avec l'équipe des programmes pour rédiger des propositions en réponse à ces opportunités, ainsi que la mise en œuvre des programmes, en assurant leur efficacité à travers le bureau central, les sous-bureaux et les équipes partenaires.
Planifier, concevoir et mettre en œuvre des actions de développement des compétences du personnel et des formations pertinentes pour fournir des orientations au personnel des programmes sur toutes les questions liées à la mise en œuvre des programmes.
Gérer la gestion quotidienne et sur le terrain de l'équipe de projet d'urgence.

Rapport

Rapporter l'avancement du/des programme(s) à intervalles réguliers à travers des Notes Conceptuelles, des Propositions, des Rapports intérimaires et de fin de projet, et des présentations liées au projet au Directeur Pays afin de suivre le processus de mise en œuvre des programmes.
Soutenir le personnel des programmes dans la génération de rapports de haute qualité pour les donateurs et assurer leur soumission dans les délais.
Superviser la préparation et la soumission des rapports techniques et des rapports de programmes conformément à l'accord de subvention.

Mobilisation des Ressources

Développer un budget annuel de programme et un plan opérationnel pour soutenir les programmes, en coordination étroite avec tous les autres départements clés, y compris la Finance, les RH, la logistique pour le développement et l'exécution des stratégies des Compétences Clés (Sécurité Alimentaire & Moyens de Subsistance, Santé, Eau, Assainissement et Hygiène).
Veiller à l'allocation des ressources communes et des compétences dans les projets individuels du programme pour maintenir les dépendances et les interfaces entre les projets.
Fournir une planification humanitaire cohérente pour le bureau, en veillant à ce que les priorités et les opportunités identifiées soient en ligne avec le plan stratégique et les objectifs.
Préparer le Plan d'Emploi, Annuel – Trimestriel pour le département des programmes selon les subventions.
Faciliter la nomination des individus aux équipes de projets en participant aux entretiens et au recrutement des employés, notamment lorsqu'ils appartiennent au département des programmes.
Accomplir les objectifs en ressources humaines en développant des descriptions de postes, en sélectionnant, orientant, formant, assignant, planifiant, conseillant, encadrant et disciplinant les employés; en communiquant les attentes liées aux postes; en planifiant, surveillant, évaluant et révisant les contributions des employés; en planifiant et en révisant les actions de compensation.
Gérer les contributions des tiers aux programmes.

Gestion financière

Surveillance financière des projets sous sa responsabilité. Responsable de garantir que les contrôles de gestion financière sont pratiqués de manière efficace à tous les niveaux du programme pour assurer la rentabilité des budgets.
Gérer les subventions en identifiant des opportunités de financement, en développant des propositions compétitives et réactives qui respectent les normes internes et en traitant les plaintes des donateurs pour construire, surveiller et gérer la qualité du portefeuille de subventions de contrats ouverts.
Maintenir une communication efficace et une bonne relation avec les donateurs et autres parties prenantes, en consultation avec le directeur pays pour explorer les opportunités de financement actuelles et potentielles.
Gérer tous les fonds des projets selon les politiques et procédures comptables établies conformément aux règlements des ONG et à la conformité des donateurs.
En collaboration avec le responsable de la mission et le responsable financier, maintenir toutes les activités financières des programmes et surveiller le budget de chaque programme pour assurer une gestion efficace des biens de l'agence et des donateurs.
Surveiller les dépenses budgétées par rapport aux dépenses réelles (BvA) fournies par la Finance tout en atténuant les écarts budgétaires.
Atténuer et réduire les risques financiers liés à la livraison des objectifs du Bureau régional.

Suivi et Évaluation

En coordination et collaboration avec le département de Suivi et Évaluation, développer un système d'évaluation des programmes pour évaluer les points forts de chaque programme et identifier et mettre en œuvre des plans d'action concernant les domaines à améliorer pour garantir que les processus et le cadre MEAL sont en place.
Identifier et évaluer les risques et menaces possibles associés aux activités des programmes et prendre les mesures appropriées pour contrôler les risques.
En coopération avec le personnel des programmes, superviser la mise en œuvre d'un plan de suivi et d'évaluation pour tous les projets, conformément aux directives des donateurs, et s'assurer que les données d'activité, d'impact et de résultats sont recueillies de manière précise et efficace, et que les programmes sont continuellement adaptés pour optimiser la qualité et l'impact.
Suivre les rapports de Suivi et d'Évaluation, recommander et mettre en œuvre des changements pour améliorer les programmes, si nécessaire.
Assurer une pleine responsabilité envers les donateurs et les bénéficiaires et être responsable de l'amélioration continue de la transparence, de la rentabilité et de l'impact des programmes.

Profil recherché :

Éducation

Diplôme universitaire en Gestion des Affaires requis.
Un Master en Gestion de Projets serait préféré.

Expérience

Minimum de 5 ans d'expérience dans une ONG internationale avec au moins 3 ans d'expérience réussie en gestion de projets dans le domaine humanitaire.

Compétences informatiques

Suite MS Office

Langues

Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais.
Bonnes compétences en communication verbale et écrite en français.
Capacité à communiquer des questions complexes de manière concise, accessible et engageante.