Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité

Job

Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Oxfam
Type d'organisation:ONG
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Objectif du poste

Le/la Chargé(e) Administration, Logistique et Point Focal Sécurité assure la gestion intégrée et efficace des fonctions administratives et logistiques de l’organisation, tout en veillant à la mise en œuvre rigoureuse des politiques et procédures de sécurité d’Oxfam Sénégal.

Le poste vise à garantir un environnement de travail fonctionnel, conforme et sécurisé, permettant aux équipes programmes de mettre en œuvre leurs activités dans les meilleures conditions d’efficacité, de transparence et de gestion des risques.

Responsabilités clés (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources)

Technique

Gestion administrative :

Le/la titulaire assure une gestion administrative rigoureuse et structurée du bureau :

Organiser et superviser les opérations administratives quotidiennes
Assurer la gestion des contrats (assurances, prestataires, services, etc.)
Garantir la conformité avec les procédures internes et la législation sénégalaise
Mettre en place et maintenir un système d’archivage physique et numérique fiable (onsite et offsite) en collaboration avec la société d’archivage
Suivre les échéances administratives et contractuelles avec les consultants et autres partenaires
Appuyer les audits internes et externes sur les aspects administratifs
Mener des inventaires annuels de tout l’équipement d’Oxfam Senegal en collaboration avec l’équipe IT

Gestion logistique :

Il/elle veille à la disponibilité et à la bonne gestion des ressources logistiques nécessaires aux activités :

Planifier et coordonner les achats dans le respect des procédures d’Oxfam
Assurer la gestion des stocks et des immobilisations (inventaires réguliers, suivi des actifs)
Superviser l’entretien et la maintenance des locaux et des équipements
Gérer le parc automobile (suivi des véhicules, maintenance, carburant, affectation)
Organiser les déplacements professionnels (billets d’avion, visas, hébergement, logistique terrain)
Mettre en place des outils de suivi logistique efficaces et transparents

Point Focal Sécurité :

En tant que point focal sécurité, il/elle est responsable de la mise en œuvre et du suivi des mesures de sécurité avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération :

Appliquer et diffuser les politiques et protocoles de sécurité d’Oxfam
Partager les analyses de contexte et les évaluations de risques pertinentes faites par le personnel Sécurité de la confédération avec le personnel d’Oxfam Senegal
Assurer les briefings sécurité pour le personnel, les consultants et les visiteurs
Suivre et documenter les incidents de sécurité et proposer des mesures correctives avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération
Élaborer, tester et mettre à jour les plans de contingence (évacuation, gestion de crise) avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération
Maintenir un réseau d’information sécuritaire (autorités locales, ONG partenaires, agences) partagé par le personnel Sécurité de la confédération
Assurer la veille sécuritaire et diffuser les alertes pertinentes reçues du personnel Sécurité de la confédération

Coordination et appui transversal :

Le/la titulaire agit comme un point de coordination clé entre les fonctions support et les équipes programmes :

Identifier et répondre aux besoins logistiques et administratifs des équipes à travers l’organisation d’ateliers/workshops (au bureau et en dehors)
Assurer la coordination des voyages par avion (réservations d’avion et d’hôtel) et tout autre moyen de transport
Appuyer les partenaires locaux sur les aspects opérationnels si nécessaire
Contribuer à la planification opérationnelle des projets
Participer aux réunions internes et aux mécanismes de coordination
Proposer des améliorations continues des systèmes et procédures à travers des audits internes annuels

Dimensions de base (voir les profils de rôle standard)

Le poste comporte plusieurs dimensions stratégiques et opérationnelles :

Gestion d’actifs : équipements, véhicules, infrastructures
Responsabilité sécuritaire : impact direct sur la sécurité du personnel et des opérations
Interaction externe : fournisseurs, autorités, partenaires, réseaux ONG (en cas de besoin)
Appui transversal : collaboration étroite avec programmes, finance et ressources humaines
Encadrement potentiel : supervision de personnel de support (chauffeurs, gardiens, assistants)
Environnement dynamique : adaptation à des contextes changeants et parfois instables

Profil recherché :

Experience

Bac+3 en administration, logistique, gestion ou domaine connexe
3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG nationale ou internationale

Compétences techniques

Bonne maîtrise des procédures administratives et logistiques
Connaissance des normes de sécurité en ONG souhaitée
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
Maîtrise des outils informatiques (MS Office, systèmes de gestion comme ODOO un plus)

Compétences comportementales