Assistante aux achats

Job

Assistante aux achats

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: FHI 360
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Développement

Description opportunité :

Sous la Supervision du Procurement Officer, le Procurement Assistant aura pour mission de soutenir les processus d'approvisionnement du bureau du projet EpiC au Sénégal sous l'assistance de son superviseur, Il/elle travaillera en étroite collaboration avec les équipes des programmes et des finances basé au Sénégal et au siège dans tous les aspects de la gestion des achats pour assurer le bon fonctionnement et la mise en œuvre du programme. Il/elle collaborera étroitement avec l'équipe des programmes et des finances pour l'achat de fournitures de bureau et programmatiques, d'équipements et d'autres demandes d'achat.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :

Coordonner la gestion des achats en respectant les procédures du bailleur et de FHI 360.
S'assurer du respect strict du cycle complet de la procédure d'achats.
Préparer, maintenir et examiner les dossiers d'achat, les rapports et les listes de prix de tous les départements
Contacter les fournisseurs pour planifier ou accélérer les livraisons, résoudre les pénuries, les livraisons oubliées ou tardives, s'assurer que les conditions contractuelles et les besoins de l'entreprise sont satisfaits.
Comparer les prix, les spécifications et les dates de livraison afin de déterminer la meilleure offre parmi les fournisseurs
Maintenir la documentation des bons de commande et s'assurer de leur contresignature à temps

et vérifier les factures avec la comptabilité pour le paiement

Elaborer et mettre à jour le tracking supplier mensuellement
Suivre dans son intégrité le SOP relatif au Procurement et alerter à temps au besoin pour une harmonisation entre les pratiques et le SOP existant
Suivre les PO, contrats à travers les différentes dates ou délais impartis afin d'envisager les modifications ou amendements, pénalités et autres
Assurer la mise à disposition de Contrat cadre avec des prestations au niveau local
Aide à l'élaboration et à la révision des procédures et politiques opérationnelles en rapport avec l'approvisionnement
Procéder au classement de tous les différents sans exception sur le SharePoint
Appuyer sur la mise à jour de la liste des Fournisseurs disponibles annuellement
S'assurer que le processus d'achat a été respecté du besoin jusqu'au paiement et donner son accord au Département de finance pour paiement.
Aide à la formation et à l'élaboration de politiques et de procédures pour le personnel et les domaines fonctionnels ;
Participer à l'évaluation préalable des candidats potentiels, en particulier à l'examen des procédures financières, comptables et administratives pour le contrôle des fonds et des dépenses, y compris les rapports et les autorisations appropriées.
S'assurer de la conformité totale avec les politiques d'achat de l'entreprise et les règlements applicables de l'USAID ;
Soutenez le recrutement des consultants des projets- dans le respect des procédures de FHI360 et des bailleurs.
Assister son superviseur dans tout le processus de gestion des appels d'offres de prestation de service ; de la réception de la demande d'appel à candidature au choix du ou des fournisseurs ;
S'assurer que toutes les étapes de la chaîne ont été exécutées (Procéder aux différentes vérifications nécessaires, participer au dépouillement, à la présélection, à l'évaluation des candidats, et à l'élaboration des documents y relatifs (achat, , PV etc. .) ;
Effectuer d'autres tâches assignées.

Profil recherché :

Licence en administration des affaires, en gestion des achats, ou de la chaîne d'approvisionnement, du secteur public ou d'un domaine connexe.
Au moins 3 ans d'expérience dans la gestion des Achats, de préférence pour des projets de développement financés par des bailleurs de fonds
Connaissance démontrée du processus de gestion des Achats et des règlements des bailleurs
Connaissance des processus d'approvisionnement
Capacité de travailler avec un personnel et des partenaires culturels et géographiquement diversifiés
Excellentes compétences en communication et en rédaction de rapports
Être méthodique et organisé
Être honnête et de bonne moralité ;
Aptitude démontrer à travailler à la fois en équipe et de manière indépendante ;
Démonstrations de leadership, de polyvalence et d'intégrité ;
L'expérience de travail dans des ONG est un atout. ;
Compétence professionnelle à l'oral, à la lecture et à l'écrit français obligatoire, compétence en anglais aussi préférée.