Assistant RH

Job

Assistant RH

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU femmes
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Sous la supervision technique du Partenaire régional en ressources humaines (Regional HR Business Partner) au siège et la supervision quotidienne du Partenaire régional RH,

Associé(e) aux ressources humaines (HR Associate) est chargé(e) d’assurer le soutien administratif et logistique des activités liées au recrutement et au placement du personnel, à la gestion des avantages et droits, à la gestion des contractants locaux externes, ainsi qu’aux autres questions administratives RH et aux procédures de départ du personnel.

Fonctions et responsabilités principales

1. Administration et mise en œuvre des stratégies et politiques RH au niveau du bureau pays (CO), du bureau multi-pays (MCO) ou du bureau régional (RO), en conformité avec les règles, règlements et directives RH d’ONU Femmes :

Fournir des informations générales et standardisées à la direction et au personnel concernant les stratégies, règles et règlements RH ;
Identifier les moyens de répondre aux besoins administratifs dans le cadre des politiques existantes ; interpréter les processus et procédures, anticiper et gérer les exigences opérationnelles ;
Préparer des réponses écrites aux demandes de renseignements relatives aux questions RH.

2. Fournir des services administratifs et logistiques RH au bureau pays, multi-pays, régional et à la région, conformément aux règles et politiques d’ONU Femmes :

Traiter, rédiger, réviser, relire et finaliser pour approbation divers courriers et autres communications ; assurer la tenue des dossiers et le suivi des échéances ;
Coordonner administrativement la prolongation des contrats, le traitement des prestations et allocations nationales, des droits, ainsi que le renouvellement des passeports officiels (UNLP) et des visas ;
Saisir et suivre toutes les transactions liées aux postes, au recrutement, aux avantages, aux gains/déductions, aux rétroactivités, aux régularisations et aux séparations dans le système Quantum ;
Faciliter les réponses aux constats et recommandations d’audit ;
Assumer la responsabilité générale de la gestion des congés et des archives ;
Traiter les paiements et administrer les droits du personnel international selon les délégations reçues ; valider et coordonner la paie locale et les questions connexes ;
Faciliter le processus de séparation du personnel ;
Créer ou mettre à jour les fournisseurs, bons de commande (PO) et réceptions dans le système Quantum.

3. Faciliter et coordonner les processus de recrutement conformément aux règles et politiques RH d’ONU Femmes :

Rédiger les descriptions de poste et les avis de vacance ; assister à la révision et au traitement des demandes de classification ;
Présélectionner les candidats et participer aux comités d’entretien si nécessaire ;
Préparer les recommandations de recrutement et la documentation d’appui destinée au Comité central d’examen (CRB) ;
Préparer la création de postes, assurer la liaison avec le siège et veiller à la finalisation du processus ;
Fournir des rapports réguliers sur le statut des recrutements ;
Conseiller sur les recrutements locaux dans les programmes/projets, lorsque nécessaire.

4. Apporter un soutien administratif à la gestion de la performance et à l’apprentissage et développement du personnel, conformément aux règles et politiques RH d’ONU Femmes :

Surveiller la conformité au processus d’évaluation de la performance au sein du bureau et de la région, ainsi que la mise en œuvre des plans d’apprentissage du personnel ;
Faciliter la préparation du plan de formation du bureau et des plans individuels d’apprentissage, en concertation avec le Partenaire RH.

5. Maintenir les données relatives aux RH conformément aux règles et politiques d’ONU Femmes :

Tenir à jour et mettre à jour la base de données interne et les dossiers administratifs RH de manière confidentielle et sécurisée ;
Générer divers rapports statistiques standard et non standard à partir de différentes bases de données ;
Mettre à jour les données relatives aux postes dans le système Quantum, associer les postes aux codes analytiques (CoA), mettre à jour les informations CoA et créer les fournisseurs.

6. Faciliter le renforcement et le partage des connaissances à l’échelle mondiale :

Organiser des formations, ateliers, séances d’information, orientations et consultations pour le personnel ;
Fournir une synthèse des leçons apprises et des bonnes pratiques en matière d’administration RH ;
Assurer la liaison avec le siège RH concernant l’administration et la gestion du personnel afin de diffuser l’information sur diverses questions RH.

Profil recherché :

Compétences fonctionnelles

Solide connaissance de l’administration des ressources humaines, de ses processus et politiques ;
Capacité à administrer et exécuter des processus et transactions administratifs ;
Aptitude à gérer des informations de nature confidentielle ;
Capacité à contribuer à la réingénierie des processus administratifs et à la mise en œuvre de nouveaux systèmes ;
Bonnes compétences quantitatives et capacité à produire des rapports ;
Excellentes compétences informatiques.

Formation et certification

L’achèvement de l’enseignement secondaire est requis ;
Un diplôme universitaire (licence) en Ressources humaines, Administration des affaires ou Administration publique constitue un atout.

Expérience

Au moins six (6) ans d’expérience pertinente dans l’administration de bureau et/ou la gestion des ressources humaines ;
Une expérience dans l’utilisation de logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) est requise ;
Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.

Langues

La maîtrise du français est requise ;
La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies (anglais, arabe, chinois, russe ou espagnol) est souhaitable.

Déclaration

En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’Entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.

La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre de l’agenda de réforme des Nations Unies, visant à regrouper les ressources et mandats pour un impact accru.

ONU Femmes fusionne et s’appuie sur le travail important de quatre entités distinctes du système onusien, qui se concentraient exclusivement sur l’égalité de genre et l’autonomisation des femmes :

la Division de la promotion de la femme (DAW),
le Bureau du Conseiller spécial pour les questions de genre (OSAGI),
l’Institut international de recherche et de formation pour la promotion de la femme (INSTRAW),
et le Fonds de développement des Nations Unies pour la femme (UNIFEM).