Assistant principal de soutien aux conférences

Job

Assistant principal de soutien aux conférences

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNESCO
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Education, science et culture

Description opportunité :

Sous l’autorité du Directeur du Bureau régional de l’UNESCO pour l’Afrique de l’Ouest et sous la supervision directe du Chef du Secteur de la communication et de l’information, l’Assistant principal de soutien aux conférences est chargé de fournir un soutien administratif, logistique et opérationnel à l’organisation de la Conférence régionale sur l’intégrité de l’information en Afrique de l’Ouest et au Sahel (3-5 septembre 2025).

Le/La titulaire du poste contribue à la planification, à l'exécution opérationnelle et au suivi technique de la conférence, y compris les sessions intégrées, les panels et les cérémonies, en étroite collaboration avec les prestataires de services et les membres de l'équipe de coordination. Le poste d'assistant(e) de soutien à la conférence correspond au grade SC06 1 du barème des contrats de services.

Dans ce contexte, l'assistant(e) de soutien aux conférences sera responsable de :

Description longue

Pré-conférence

Planification, participation et rédaction des comptes rendus de réunions et suivi des demandes de changement.
Aider au processus d'inscription en ligne, y compris la saisie des données dans la plateforme d'inscription, maintenir des listes d'inscription précises et à jour, gérer les préparatifs de voyage et fournir une assistance de premier niveau aux demandes des inscrits.
Assurer le suivi auprès des experts/intervenants/présentateurs pour confirmer la participation, collecter les supports de présentation (résumés, diapositives) et aider aux préparatifs de voyage et d'hébergement.
Aider à la liaison avec les organisateurs pour l'installation du lieu de conférence, les besoins de restauration, l'équipement audiovisuel et d'autres détails logistiques.
Préparez le matériel de conférence tel que les badges nominatifs, les programmes/ordres du jour (imprimés et numériques), la signalisation, les dossiers des participants et les articles promotionnels.
Participer à la rédaction et à la diffusion des communications par courriel aux participants, intervenants et parties prenantes. Soutenir les efforts de promotion sur les réseaux sociaux.
Aider à la coordination avec les interprètes, les organisateurs de sessions/panels, pour une planification fluide des segments de la conférence.

Pendant la conférence

Gérer le bureau d’inscription et d’enregistrement, coordonner les bénévoles, fournir des informations, distribuer du matériel et résoudre tout problème immédiat.
Fournir un soutien logistique sur place pour assurer le bon déroulement de l'événement, y compris la surveillance de la salle, l'assistance audiovisuelle et la résolution de problèmes inattendus.
Aider les intervenants avec leurs besoins techniques lors des présentations et fournir un soutien général.
Répondre aux demandes des participants et fournir des instructions ou d’autres informations nécessaires.

Post-conférence

Aider à la préparation du rapport de conférence et d’autres documents finaux.
Aider à la rédaction et à l’envoi d’e-mails de remerciement aux intervenants, aux partenaires, aux participants et aux bénévoles.
Organiser et archiver les documents de conférence (présentations, documents, photos) pour référence ultérieure.

Profil recherché :

ÉDUCATION

Détenir au minimum un diplôme d'études postsecondaires de deux ans (équivalent à un BAC+2) en gestion d'événements, communication, marketing ou autres domaines connexes.

EXPÉRIENCE PROFESSIONNELLE

Au moins 8 ans d'expérience professionnelle en coordination d'événements, incluant la planification technique, le suivi de la production, la coordination des prestataires et la gestion des délais.

COMPÉTENCES

Excellentes compétences en planification et en organisation
Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément dans un environnement dynamique
Capacité à travailler sous pression, notamment pendant les périodes de pointe d'activité ou les changements de dernière minute
Flexibilité et disponibilité pour travailler à des heures non standard, en soirée ou le week-end, selon les besoins opérationnels
Solides compétences en communication et en négociation
Maîtrise des outils numériques de suivi et de planification d'événements
Forte mentalité orientée client et solution : capacité à comprendre les besoins, à réagir efficacement
Bonnes compétences en communication et diplomatie pour résoudre les problèmes avec respect et tact
Esprit d'équipe et collaboration active avec les autres membres de l'équipe

CONNAISSANCES TECHNIQUES