Assistant(e) aux achats

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Job

Assistant(e) aux achats

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: FAO
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Agriculture

Description opportunité :

Tâches et responsabilités

Il/elle fournira les services suivants :

Traiter sans délai toutes les demandes d’achat qui lui sont confiées pour les programmes et projets du bureau ;
Réaliser régulièrement des études de marché pour les produits achetés.
Procéder à l’évaluation des nouveaux fournisseurs qui souhaitent faire des affaires avec le Bureau de la FAO et les enregistrer conformément aux règles et procédures standard de la FAO ;
Etablir une base de données fournisseurs de la FAO SFW sur la base des autres sources : des fournisseurs pour le siège de la FAO/OMT-PWG et l’UNGM. ;
Procéder à un examen initial des demandes d’achats à venir et s’assurer que toutes les approbations, tous les engagements financiers et toutes les autorisations nécessaires ont été obtenus ;
Apporter son soutien à la saisie des informations relatives à l’enregistrement des fournisseurs et veiller à ce que la base de données soit régulièrement mise à jour ;
Traiter les tâches générales liées à la passation de marchés, telles que les demandes d’achats, les appels d’offres, les manifestations d’intérêt, les bons de commandes, les contrats, etc. ;
Rédiger toutes les correspondances nécessaires concernant les questions liées aux marchés publics et veiller à ce qu’une base de données appropriée des courriels et communications normalisés envoyés par le responsable des achats soit conservées dans ses propres dossiers ;
Examine et répond à toutes les demandes des fournisseurs, soumissionnaires potentiels instruits.
Rédiger des bons de commande/contrats pour examen par le responsable des achats ;
Examiner de manière proactive les tâches d’approvisionnement en suspens et en rendre compte au responsable des achats.
Contrôler et assurer le suivi de la livraison des commandes/contrats par les fournisseurs/contractants et s’assurer que les biens/services sont fournis conformément aux calendriers promis et se conformer à ces calendriers pour clôturer les commandes/contrats d’achat. Veiller à ce que toute éventualité de surestaries ou de frais d’immobilisation soit immédiatement abordée avec le superviseur afin d’éviter des coûts inutiles pour l’organisation ;
Remplir les dossiers d’achat complets et veiller à ce qu’ils soient conservés de manière ordonnée et en toute sécurité.
Organiser sans délai les réunions du comité d’ouverture des offres et du comité local des marchés publics.
Procéder à l’analyse des offres et recommander sans délai les propositions d’attribution au responsable des achats.
Solliciter les devis, les appels d’offres et les demandes de propositions de faible valeur.
Communiquer les décisions d’attribution des marchés aux adjudicataires et aux soumissionnaires non retenus.
Coordonner en temps utile avec les unités logistiques et financières pour s’assurer que tous les bons de livraison sont effectivement approuvés par l’unité concernée et que les mesures nécessaires sont prises pour s’assurer que les factures des fournisseurs/entrepreneurs sont envoyées pour paiement.
Soutenir les autres membres du personnel en cas de travail supplémentaire ou de tâches liées à l’approvisionnement.
Coordonner avec la gestion des fournisseurs/banques au niveau mondial pour la mise à jour/création du site du fournisseur au Senegal
Entreprendre l’assurance qualité des lettres d’accord/contrats de partenariat délivrés aux partenaires de la FAO.
Établir de bons de commande et d’autres tâches liées à la passation de marchés dans le système GRMS
Être en mesure d’agir en tant que responsable de l’unité en l’absence de l’officier chargé des achats.
Effectuer toute autre tâche connexe en fonction des besoins et confiée par le superviseur.

Profil recherché :

Conditions minimales à remplir

Le candidat doit être titulaire au minimum d’une licence ou un diplôme de premier cycle/universitaire dans le domaine de l’approvisionnement et des achats, en droit, en commerce, comptabilité, finance ou dans le domaine, l’Administration des affaires, le commerce et ou discipline en lien en lien avec les commodités achetées par la FAO
Un minimum de trois ans d’expérience pertinente dans le domaine de la passation de marchés au niveau national ou international.
Connaissance courante du français (écrit, parlé) et une connaissance moyenne en anglais (niveau B) et
Nationalité sénégalaise.

Compétences de base exigées par la FAO

Être axé sur les résultats
Avoir l’esprit d’équipe
Savoir communiquer
Très bon sens de l’organisation et aptitude à respecter des échéanciers serrés ;
Capacité à prioriser les tâches ;
Établir des relations constructives
Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

Connaissance approfondie de la réglementation et des procédures de passation des marchés de toute entité ou organisation publique ou internationale.
Connaissance du système de passation des marchés.
Capacité à travailler sous pression et dans un environnement difficile.
Compétences informatiques : Microsoft Word, Excel, Internet, etc.
Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation, motivation personnelle et efficacité, volonté de prêter attention aux détails.
Une expérience préalable de travail sur des projets de donateurs internationaux est fortement souhaitée.
Excellentes compétences en matière de communication, de mise en réseau, de rédaction et de présentation.
Familiarité avec les mécanismes de programmation du système des Nations unies et/ou de la FAO.