Assistant-e Administratif-ve et Comptable

Job

Assistant-e Administratif-ve et Comptable

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Centred’Étude et de Coopération Internationale (CECI)
Type d'organisation:Centre
Secteur: Recherches et développement

Description opportunité :

Sous l’autorité du Directeur Pays et sous la supervision hiérarchique de la Spécialiste des finances et de l’administration, l’Assistant-e Administratif-ve et Comptable a pour mandat d’assurer l’exécution des opérations ci-dessous dans le respect des politiques, procédures, règlements et législations établis selon les prescriptions de CECI et du Sénégal. Il- Elle soutient l’administration dans diverses tâchesliées à la comptabilité, la documentation et à la coordination des projets selon les normes en vigueur

Responsabilités

Appuyer au traitement et à la saisie des données comptables dans le logiciel de comptabilité (Netsuite);
Classer et conserver de façon chronologique, toutes les pièces comptables ;
Assurer le paiement, selon les procédures administratives, des transactions nécessaires en support aux activités, incluant les achats et les contrats de service ;
Appuyer la Spécialiste des finances et de l’administration à traiter la provision et la justification des avances de fonds accordées au personnel lors des déplacements professionnels;
Appuyer la Spécialiste des finances et de l’administration dans la justification des avances de fonds accordées aux partenaires ;
Appuyer à la vérification et traitement des factures des fournisseurs et / ou sous- traitants ;
Gérer la petite caisse et procéder son renflouement régulièrement après vérification et approbation de la Spécialiste des finances et de l’administration;
Rapporter à la hiérarchie toute anomalie ou écart constaté par rapport à l’application des procédures et code en vigueur ;
Appuyer à la préparation des prévisions de dépenses annuelles et mensuelles, sous la supervision du la Spécialiste des finances et de l’administration;
Appuyer dans l’élaboration des documents comptables (Balance, États financiers, Bilan, Grand livre) et les travaux de clôture des comptes en fin d’année
Appuyer à l’accueil et à l’orientation des volontaires ;
Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note etc…)
Accueillir et orienter les visiteurs ;
Filtrer les appels téléphoniques ;
Assurer la transmission des informations en interne et en externe ;
Organiser des déplacements professionnels (achat de billet d’avion, réservation d’hôtel, paiement per diem) ;
Dépôts, suivi des demandes de remboursement et réclamation assurance santé ;
Préparer et organiser des réunions ;
Mettre à jour régulièrement la base de données des fournisseurs ;
Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
Concevoir un tableau de bord ;
Superviser le travail des gardiens, du chauffeur et de la technicienne de surface ;
Suivre et appliquer les politiques et les procédures dans le Manuel de Procédures
Effectuer l’inventaire de fin d’année (immobilisations, stocks, amortissements) ;

Profil recherché :

Éducation et qualifications professionnelles

Bac +3 (Licence) ;
Comptabilité et Gestion/gestion de projet ou dans un domaine connexe ;

Expériences requises

3 à 5 ans d’expérience en comptabilité et gestion, de préférence dans un environnement d’ONG internationale ;
Expérience en gestion administrative, en gestion budgétaire et rapports financiers;
Expérience en saisie de données comptables et en utilisation de logiciel comptable,

Connaissances, compétences et capacités

Bonne connaissance de l’utilisation d’Excel, Word et Power Point;
Bonnes compétences en communication interpersonnelle;
Capacité à travailler sous pression;
Excellentes compétences interpersonnelles pour travailler efficacement dans un environnement multiculturel;
Capacité à prioriser sa propre charge de travail et à travailler avec un minimum de

Langues

Maîtrise du français parlé et écrit. L’anglais serait un

Conditions d’emploi

Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat à négocier avec le CECI. La durée du contrat est d’un (1) an renouvelable sous réserve de l’évaluation annuelle satisfaisante des performances, après une période probatoire de (3) mois au cours de la première année.