Assistant (e) Administratif (ve)

Job

Assistant (e) Administratif (ve)

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNICEF
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Protection de l'enfance

Description opportunité :

Sous la supervision directe de la Chargée de l’Administration, le titulaire du poste va appuyer l’Unité dans ses tâches quotidiennes et assurera également des tâches spécifiques.

Dans l’exécution de ses tâches, Il/ Elle veillera notamment à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures internes de l’Organisation soient suivies.

Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous:

1. Volet Voyages :

Traiter en temps opportun et de manière efficace et efficiente, toutes les demandes de remboursement de voyage pour partage quotidien au superviseur pour vérification et finalisation.
Maintenir des tableaux de suivi sur les remboursements des voyages traitées (dates, délais de traitement, etc.).
Faire le suivi hebdomadaire des rapports de certifications des missions du personnel dans Insight et renforcer les actions nécessaires des staffs et approbateurs pour faciliter le traitement rapide et efficace des demandes de remboursements.
Soutenir l'assistant de voyage GS6 dans le traitement des autorisations de voyage en cas de besoin et assurer le bon classement de toutes les correspondances.

2. Volet Réunions et Conférences :

Organiser des réunions / conférences, y compris la location de salles et de bus / voitures, les pauses café / déjeuner, les interprètes, le système de sono, etc.
Assurer le suivi de toutes les demandes de réunion / conférence reçues et traitées,
Assurer la liaison avec les coordonnateurs et les sections budgétaires au sujet des sources de financement requises pour les réunions / événements.
Assurer la liaison avec les fournisseurs sur la qualité et la livraison des arrangements de réunion.
Visiter les lieux pour aider à organiser les salles de reunion avant l'evènement.
Appuyer avec la création de (purchase order) pour des réunions et des conférences d'un coût superieur à 10.000 USD.
Demander des devis aux fournisseurs de conférences pour la compiliation d'offres sur des tableaux comparatifs et aider à la creation/ achat d'articles de faible valeur (<10.000 $) avec l'établissement d'un bon de service pour confirmer le service.
Créer et tenir à jour des listes de fournisseurs pour mise à jour régulière.
Contribution sur les termes de références pour les services de restauration, et autres aspects lies aux conférences.
Rédiger la correspondance administrative avec les fournisseurs au besoin.
Évaluer la qualité des services fournis par les fournisseurs au moyen d'enquêtes et de la collecte de commentaires.

3. Volet traitement des factures

Assurer la réception rapide des factures liées aux réunions.
Assurer la certification des factures par les sections demandeurs pour soumission aux Finances.
Appui avec la creation d'engagement de fonds (Funds commitment) au besoin et s'assurer qu'il y ait assez de fonds disponibles pour le paiement des factures.
Faire la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur (<$10,000) par carte bancaire avec TPE ou en ligne et mettre à jour la liste des prestataires qui acceptent cette méthode de paiement.

Autres tâches :

Prendre les minutes lors des reunions d'équipe.
Tout autre tâche demandée par le superviseur

Profil recherché :

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez justifier des qualifications suivantes

Avoir un diplôme d'études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
Avoir au moins cinq années d'expérience dans le travail administratif, qui devrait inclure une bonne connaissance/expérience des services liée aux voyages et conférences. Pour ce poste, une Licence/bachelor's degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent à ce poste peut remplacer trois années d'expérience professionnelle. Un diplôme de Master peut remplacer deux années supplémentaires.
La maitrise du français, une bonne connaissance de l'Anglais et des outils informatiques sont requises.

Compétences additionnelles

Expérience de l'utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d'autres outils de bureau de l'UNICEF.
Capacité à appliquer de manière cohérente les politiques, procédures et bonnes pratiques pertinentes dans le travail quotidien. Être pro-actif, disponible, orienté service client pour résoudre les requêtes des Staffs.
Capacité à développer et à maintenir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs et les collègues et à obtenir l'aide et la coopération des autres dans un effort d'équipe.
Aptitude à travailler avec efficience, établir des priorités et à planifier son propre travail.
Capacité d’apprentissage rapide afin de pouvoir utiliser les modules appropries dans le système SAP de l'UNICEF.