Assistant·e

Job

Assistant·e

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: UNESCO
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Education, science et culture

Description opportunité :

Sous l'autorité du Directeur du Bureau régional de l'UNESCO pour l'Afrique de l'Ouest, et la supervision générale du chef du secteur éducation, et la supervision directe de la responsable du Cluster LTLT, le/la titulaire du poste titulaire du poste assistera les 3 Clusters – LTLT, Skills et ODD4/Planification – et devra s'acquitter des tâches suivantes :

Préparer les correspondances, les courriers ou tout autre document à l’intention des représentants du gouvernement, des organisations internationales et d’autres organismes extérieurs, à soumettre au Directeur du Bureau via le Responsable du cluster et le Chef du secteur Education pour signature ;
Apporter son appui dans le cadre de l’organisation et la gestion courante du Cluster : organisation des réunions, envoi, réception et distribution de divers courriers, classement, maintien d’un environnement de travail propre et sécuritaire pour le personnel ;
Organiser les voyages en mission pour le personnel ;
Assister sur l’engagement, le paiement et la clôture des contrats dans le système en s’assurant de l’exigence et de l’exhaustivité de documents justificatifs ;
Suivre l’exécution des contrats, la réception de biens et de services, vérifier la conformité en lien avec les spécifications de la demande ;
Traiter les demandes de paiement et suivre l’exécution des paiements ;
Soutenir l'administration des processus de recrutement, y compris la sélection, la mise en place de réunions et la vérification des références ;
Soutenir l'organisation des ateliers et des rencontres : (i) Préparation des documents et supports techniques tels que les notes d’information, programme, invitations, supports documentaires, gestion des aspects liés aux hôtels, contrats de prestataires ;
Prise en charge des participants : réservation des fonds, achats des billets d’avions, paiement des per diem.

Profil recherché :

QUALIFICATIONS REQUISES

Formation

Diplôme d'étude secondaire technique ou professionnelle dans le domaine du secrétariat et/ou en soutien administratif.

Expérience professionnelle

Un minimum de 3 (trois) ans d’expérience dans des tâches administratives, le secrétariat et/ou des domaines connexes.

Aptitudes & Compétences

Bonnes capacités en communication et rédaction de la correspondance et des documents.
Excellentes capacités d’organisation et de la coordination.
Très bonnes capacités rédactionnelles.
Capacité à travailler dans des délais courts et à gérer les priorités.
Très bonnes capacités informatiques de l’utilisation de MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, etc.).

Langues