Assistant de passation de marchés

Job

Assistant de passation de marchés

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale pour la conservation de la nature
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Environnement

Description opportunité :

Missions

L’Assistant en passation de marchés sera sous la supervision directe du Spécialiste Régional en passation des marchés et sous la supervision fonctionnelle du Coordinateur du WACA BAR.

Il doit :

Mettre en place les instruments de base de la passation de marchés conformément aux exigences du manuel de procédures ;
Mettre en place des outils de gestion des marchés adaptés aux besoins du projet, dont le plan annuel de passation des marchés et sa mise à jour périodiquement ;
Développer des mécanismes de suivi de l’exécution des contrats ;
Développer les mécanismes, procédures et pratiques nécessaires à l’intégrité du système de passation des marchés dont le système de classement ;
Assurer la continuité de l’archivage dans le cadre du ResIP1 et du ResIP2, à l’interne et dans le STEP

Responsabilités

Planification:

Ouvrir et tenir à jour un répertoire des fournisseurs et des entreprises capables de fournir les biens et services ou travaux nécessaires à l’exécution des marchés du Bureau d’Appui Régionale (WACA BAR) ;
Préparer le plan de passation de marchés du Bureau d’Appui Régionale (WACA BAR) lors de l’établissement du plan de travail et du budget annuel (PTBA) ;

Passation de marché :

Préparer les avis d’engagement précoce des marchés, les avis généraux et les avis spécifiques
Obtenir les différentes approbations internes et externes selon les directives de la Banque Mondiale et du manuel des procédures du projet et de l’UICN
Assister le RSPO au dépouillement et l’évaluation des offres
Drafter et soumettre les contrats et bons de commande au RSPO pour revue / approbation.
Saisir dans le système ERP de l’UICN, et dans le STEP le cas échéant, les transactions de passation de marchés et faire le suivi en collaboration avec les responsables financiers

Gestion des contrats :

Suivre régulièrement la situation de toutes les passations de marché planifiées et en cours notamment la gestion: des garanties de toutes natures; des délais ; les Ordres de service; les projets d’avenants ; etc., et discuter des problèmes rencontrés et les problèmes potentiels avec le RSPO et les autres responsables du projet et de l’UICN ;
Organiser en collaboration avec le responsable en suivi-évaluation, les séances de validation des rapports des consultants;
Organiser les travaux de commissions de réception des fournitures et/ou des travaux avec le RSPO, et de s’assurer que tous les documents nécessaires à cette réception soient bien établis et que toutes les dispositions contractuelles soient correctement suivies ;
Préparer les rapports mensuels de passation de marché et en assurer la
communication interne et externe;
Assurer l’archivage des dossiers de passation des marchés
Participer à la revue des documents avant les paiements des fournisseurs et prestataires

Audit et évaluation

Participer à la préparation des termes de référence concernant la passation de marchés lors des évaluations ou audits externes du projet ;
S’assurer de la disponibilité de tous les documents concernés par les audits ou évaluations (internes et externes).

Profil recherché :

Un diplôme supérieur reconnu en Administration publique, Droit commercial, ou Gestion (minimum Bac + 3), une certification en Procurement (CIPS) serait un atout ;
Avoir au moins 5 ans d’expériences pertinentes dans les domaines de passation de marché avec une excellente connaissance des techniques de passation des marchés en générale et des règles de procédure de passation des marchés des institutions internationales (United Nations), Banque mondiale et autres projets de développement.
Connaissance du système de passation des marchés de la Banque mondiale (STEP) ;
Avoir une excellente maîtrise du français ; et très bonne connaissance de l’anglais ;
Justifier d’une excellente maitrise des logiciels de bureautique et de communication courants (Word, Excel, Powerpoint, E-mail.) et de l’utilisation de l’internet ;
Avoir une capacité de synthèse et une attention aux détails
Avoir une capacité de travail en équipe tout en gérant simultanément plusieurs actions d’approvisionnement et à respecter des délais serrés.
Partage des connaissances (knowledge sharing) et amélioration continue (continuous improvement)
Jouir d’une très bonne capacité de communication écrite et orale ;
Avoir une autonomie dans le travail et aptitude au travail en équipe multiculturelle ;
Être intègre, de bonne moralité et avoir un sens aigu de l’éthique ;
Savoir gérer le stress.