Assistant de direction

Job

Mission

Assister le Directeur dans la coordination avec les autres directions de l’entreprise, les clients et les partenaires de la Direction
Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du Directeur
Piloter toute la correspondance (courrier départ et arrivée, physique et électronique) de la direction avec les clients internes et externes

Activités principales

Assurer la coordination entre les différentes agences et services de la direction
Gérer la coordination entre les agences et les autres directions supports
Assurer les correspondances avec les banques (PO, renouvellements…)
Gestion du courrier clients et mise en place de tableau de suivi du niveau de traitement des demandes clients avec les structures destinataires jusqu’au bouclage
Assurer les travaux bureautiques (saisies, prises de notes, archivage…)
Assurer l’accueil physique et téléphonique des personnes en relation avec l’entreprise
Gérer le planning et/ou l’agenda du Directeur
Garantir la confidentialité des documents et courriers
Gérer les fournitures de bureau et autres approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement de la Direction et toutes ses entités
Enregistrer et piloter le dispatching du courrier arrivée et départ (physique et électronique)
Soumettre le courrier arrivée au Directeur et autres responsables de structures
Transmettre le courrier départ au Directeur et autres responsables de l’entreprise pour approbation et signature éventuelles
Assurer l’envoi dans les délais du courrier en relation avec l’agent de liaison