Assistant aux achats et à la logistique

Job

Assistant aux achats et à la logistique

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Responsabilités/résultats clés attendus

Afin de répondre à ses besoins opérationnels, OCHA souhaite renforcer son Bureau régional pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROWCA) à travers le recrutement d’un(e) Assistant(e) Logistique et Achats.

Sous la supervision directe du Spécialiste national de l’administration et des achats d’OCHA/ROWCA, l’Assistant(e) Logistique et Achats veille au fonctionnement efficient et efficace du bureau, tout en faisant preuve d’un haut degré de confidentialité dans l’exercice de ses fonctions.

Fournir un appui administratif aux activités d’acquisition de biens et de services, avec les résultats attendus suivants :
Examiner, enregistrer et hiérarchiser les demandes d’achats, et obtenir toutes les informations et tous les documents complémentaires nécessaires.
Vérifier la disponibilité des prestataires de services et des fournisseurs.
Assurer le suivi de l’état d’avancement des demandes en cours.
Effectuer un suivi auprès des fournisseurs afin de garantir la livraison des biens et services dans les délais prévus.
Vérifier la clarté des demandes d’achats et solliciter des informations supplémentaires lorsque cela est nécessaire.
Appuyer la préparation des dossiers d’appel d’offres, notamment les demandes de devis et les demandes de propositions, selon la nature et la valeur de l’acquisition.
Finaliser les bons de commande et les notes de dossier.
Assurer la tenue et l’archivage des informations de gestion interne dans les bases de données et les dossiers.
Rechercher, recueillir et présenter des informations provenant de sources internes et externes concernant les fournisseurs appropriés.
Rédiger des correspondances administratives, notamment des lettres, des télécopies (fax) et des notes de service (mémorandums).

Identifier les besoins du bureau en matière de matériel, de fournitures, d’équipements, etc., avec les résultats attendus suivants :

Assurer le suivi des stocks et veiller à leur disponibilité permanente.
Gérer les fournitures de bureau, les équipements et les véhicules.
Veiller à l’entretien des locaux et des véhicules conformément aux règles et procédures des Nations Unies.
Soumettre les bons de commande accompagnés des pièces justificatives au superviseur pour signature, puis les transmettre aux fournisseurs.

Gestion du courrier et des communications téléphoniques

Préparer les documents et colis destinés à être expédiés par valise diplomatique ou par courrier express.
Distribuer le courrier reçu du bureau de poste.
Tenir un registre de tout le courrier entrant.
Vérifier le courrier reçu et le transmettre au destinataire approprié.
Assurer le classement et l’archivage appropriés de tous les documents entrants et sortants

Tâches administratives liées au fonctionnement du bureau

Veiller au bon fonctionnement des services de nettoyage des bureaux.
Assister à l’entretien des bureaux et des espaces de stationnement.
Appuyer la préparation des badges d’accès et assurer le suivi de leur bon fonctionnement.
Assister à la gestion du groupe électrogène et au suivi de sa maintenance périodique.
Appuyer la planification de l’utilisation des salles de réunion (disponibilité, propreté et vérification de l’installation).
Assurer le suivi de l’approvisionnement en fournitures pour les pause-café.
Gérer l’approvisionnement et la distribution de l’eau potable (BA EAU BAB).

Gestion de l’inventaire des biens et du matériel de bureau

Réaliser les inventaires conformément aux normes et procédures de l’organisation afin de garantir une traçabilité fiable.
Enregistrer tous les articles d’inventaire dès leur acquisition, conformément aux normes et procédures applicables.
Mettre régulièrement à jour les registres d’inventaire afin de refléter les mouvements des biens.
Participer aux inventaires physiques annuels et aux processus de rapprochement (réconciliation) des inventaires.

Autres tâches administratives

Fournir un appui administratif à l’organisation des ateliers, séminaires et événements organisés par OCHA.
Assurer une gestion efficace des fournitures de bureau, ainsi que le contrôle et le maintien des niveaux de stock.
Effectuer les réservations d’hôtel pour le personnel en mission pour le compte d’OCHA.
Appuyer la gestion des documents administratifs relatifs aux véhicules : assurances, autorisations temporaires (AT), visites techniques, immatriculations, prolongations d’AT, ventes en franchise de droits et formalités de dédouanement.
Mettre à jour le tableau de suivi de la consommation de carburant.
Assurer le rapport quotidien de présence du personnel à des fins de sécurité.

Le titulaire exécute d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’Organisation.

Profil recherché :

Formation

Un diplôme de fin d’études secondaires est requis.
Une licence (ou un diplôme universitaire) en Administration des affaires, en Administration publique, en Finance ou dans une discipline équivalente sera prise en considération, mais ne constitue pas une exigence obligatoire.
La certification CIPS niveau 2 est fortement souhaitée pour ce poste, et les candidats qui détiennent ce niveau de certification au moment de leur candidature bénéficieront d’un avantage certain. Si cette certification souhaitée n’est pas disponible au moment du recrutement, elle devra être obtenue au cours de l’année suivant le recrutement. Les candidats détenant, au moment de leur candidature, une certification CIPS d’un niveau inférieur bénéficieront d’un avantage proportionnel à leur niveau de certification.

Expérience professionnelle

Au moins cinq (5) années d’expérience professionnelle avec un diplôme de fin d’études secondaires ou deux (2) années d’expérience avec une licence, dans les domaines de l’administration, du secrétariat, de la logistique ou dans tout autre domaine pertinent sont requises.
Une expérience en logistique (gestion du personnel, sécurité incendie, transfert de biens et d’équipements, etc.), en particulier dans les zones touchées par des urgences humanitaires, est requise.
Une expérience récente de travail dans l’approvisionnement et la logistique d’un bureau régional d’une agence des Nations Unies ou d’organismes internationaux constitue un atout.
Une bonne maîtrise des outils informatiques est requise, notamment de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint), Outlook et d’Internet.

Langues

Une maîtrise courante du français, à l’oral comme à l’écrit, est requise.
La connaissance de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une autre langue officielle des Nations Unies constitue un atout.

Compétences corporatives

Obtenir des résultats: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux idées créatives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la résolution des problèmes et propose des améliorations.
Penser de manière innovante: Niveau 1 : Est ouvert(e) aux idées créatives et aux risques connus, adopte une approche pragmatique de la résolution des problèmes et propose des améliorations.
Apprendre en continu : Niveau 1 : Fait preuve d’ouverture d’esprit et de curiosité, partage ses connaissances, tire des enseignements de ses erreurs et sollicite des retours d’information.
S’adapter avec agilité : Niveau 1 : S’adapte aux changements, gère de manière constructive l’ambiguïté et l’incertitude, et fait preuve de flexibilité.
Agir avec détermination : Niveau 1 : Fait preuve de motivation et d’engagement, est capable de travailler avec sang-froid dans l’adversité et inspire confiance.
Collaborer et développer des partenariats : Niveau 1 : Fait preuve d’empathie et de compréhension envers les autres et établit des relations de travail positives.
Promouvoir la diversité et l’inclusion : Niveau 1 : Apprécie et respecte les différences, est conscient(e) des biais inconscients et s’oppose à toute forme de discrimination.

Gestion du personnel

Compétences fonctionnelles

Achat

Approvisionnement et recherche de fournisseurs : Capacité à identifier, évaluer et mobiliser des fournisseurs de biens et de services.
Analyse Financière : Connaissance des méthodes d’évaluation des entreprises, des projets, des budgets et d’autres opérations financières afin de déterminer leur performance et leur pertinence.
Gestion des données : Connaissance du traitement, du stockage et de la validation des données relatives aux achats.
Gestion des achats : Capacité à acquérir des biens, des services ou des travaux auprès de fournisseurs externes, conformément aux procédures établies.