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Job

Assistant administratif

  • Type de contrat :cdd
  • Zone: Dakar
  • Recruteur: Nations-Unies
  • Type d'organisation:Organisation internationale
  • Secteur: Paix et sécurité internationale

Description opportunité :

 
Le poste est à pourvoir au sein de la Section des affaires politiques du Bureau des Nations Unies pour l'Afrique de l'Ouest et le Sahel (UNOWAS). L'assistant administratif est chargé de gérer efficacement toutes les questions administratives liées à l'UNOWAS  Dakar , y compris la gestion des ressources humaines, du budget et des finances. En plus de fournir un soutien administratif général au personnel de la Section des affaires politiques.

Responsabilités

Dans le cadre des pouvoirs délégués et sous la supervision du chef de service/responsable des affaires politiques, l'assistant administratif sera responsable des tâches suivantes : Gestion des ressources humaines

  • Initie, examine, traite et assure le suivi des actions liées à l’administration, aux activités de ressources humaines, par exemple le recrutement du personnel, des consultants et des entrepreneurs individuels, en garantissant la cohérence dans l’application des règles et procédures de l’ONU.
  • Superviser la tenue à jour des dossiers d’annonces de postes vacants et assurer le suivi de l’état d’avancement des annonces de postes vacants.

Budget et finances

  • Aide à la préparation et à l’examen des propositions/exigences en matière de ressources financières et humaines.
  • Surveille les dépenses et les compare au budget approuvé ; prépare les ajustements si nécessaire.
  • Assiste le superviseur, au besoin, dans l’élaboration des besoins en ressources pour les soumissions budgétaires.
  • Analyser les écarts entre les budgets approuvés et les dépenses réelles
  • Coordonne avec les autres membres du personnel des finances et du budget sur les questions connexes lors de la préparation des rapports budgétaires.
  • Préparation des estimations budgétaires pour les ateliers officiels.

Administration générale

  • Rédige la correspondance courante pour répondre aux demandes de renseignements concernant les questions administratives, d’audit financier et de personnel pertinentes.
  • Gère toutes les questions administratives de la Section des affaires politiques, y compris les priorités administratives et le flux de travail du chef des affaires politiques et de la Section des affaires politiques.
  • Assure une coordination étroite avec toutes les parties prenantes internes et externes de l'UNOWAS et les partenaires institutionnels, y compris les missions sur le terrain, la cellule de liaison de l'UNOWAS à Nouakchott, ainsi que les entités régionales et sous-régionales et la société civile, dans le traitement d'un large éventail de demandes d'informations complexes et d'enquêtes dans le cadre de la mise en œuvre de leurs plans de travail, projets et programmes respectifs.
  • Participe activement à la planification des missions officielles de tous les responsables des affaires politiques, y compris le chef de section/Affaires politiques, dans le respect des directives, règles et règlements en vigueur.
  • Assiste la section POLAS dans l'organisation de réunions, d'événements, d'ateliers, le traitement des demandes de voyage du personnel et des participants, coordonne tous les aspects logistiques des opérations quotidiennes de la section pendant les réunions.
  • Surveille les comptes et les paiements aux fournisseurs, consultants et entrepreneurs individuels pour les services. Gestion des contrats
  • Assurer la liaison avec le support de mission, initier le processus d'approvisionnement pour les acquisitions de faible valeur liées à la préparation de divers matériels, à la location de voitures pour le transport des participants à l'événement, à la location de locaux et aux services de restauration.
  • Prépare et traite tous les formulaires et autorisations de l'ONU pour le personnel contractuel et de travail de l'unité, de la section ou du service de l'ONU, y compris les laissez-passer de l'ONU, les laissez-passer de propriété, les permis de stationnement de l'ONU, l'accès par carte magnétique et les clés de porte.
  • Effectue d’autres tâches connexes au besoin.
 

Profil recherché :

 
Éducation

  • Diplôme d'études secondaires ou équivalent.

Emploi – Qualification spécifique

  • Une formation technique complémentaire en secrétariat, administration, gestion de bureau ou autre domaine pertinent est souhaitable.

Expérience professionnelle

  • Au moins sept (7) années d'expérience dans les services administratifs, les finances , la comptabilité, l'audit, les ressources humaines ou dans un domaine connexe sont requises. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à cinq (5) années pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier cycle ou supérieur. Une expérience des politiques et procédures administratives au sein des Nations Unies ou d'organisations internationales similaires est requise. Une expérience de travail avec des applications basées sur la planification des ressources de l'entreprise telles que SAP/Umoja est souhaitable.

Langues

  • L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat de l'ONU. La maîtrise de ces deux langues (à l'oral comme à l'écrit) est indispensable.

Évaluation

  • L’évaluation des candidats qualifiés pour ce poste peut inclure une évaluation écrite suivie d’un entretien basé sur les compétences.

Comment postuler ? :


Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : careers.un.org. 

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