Adjoint administratif principal

Job

Adjoint administratif principal

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Haut Commissariat des Nations-Unies pour les réfugiés
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Migratoire

Description opportunité :

Adjoint administratif principal.

Contexte organisationnel et relations de travail

L'adjoint administratif principal est chargé d'assister le responsable concerné dans la mise en œuvre des tâches administratives générales et de gestion des ressources. Il travaille de manière relativement autonome sur ses missions courantes, sous la supervision de son supérieur hiérarchique, qui lui fournit des orientations générales et des plans de travail pour identifier les priorités et les méthodes appropriées. Son travail est contrôlé afin de garantir l'atteinte des résultats escomptés et la conformité aux politiques et procédures en vigueur. Il est généralement placé sous la supervision d'un agent administratif (principal) ou d'un agent administratif national.

Le titulaire du poste peut superviser directement certains membres du personnel de soutien. Les contacts relatifs aux questions administratives se font principalement avec les sections, unités et bureaux de l'organisation, tant au siège que sur le terrain, ainsi qu'avec les fournisseurs, prestataires de services, partenaires et autorités nationales locales, sur des sujets courants comme sur des questions importantes pour l'organisation.

Tous les membres du personnel du HCR sont tenus de s'acquitter de leurs fonctions telles que décrites dans leur fiche de poste. Ils le font dans le cadre des pouvoirs qui leur sont délégués, conformément au cadre réglementaire du HCR, qui comprend la Charte des Nations Unies, le Statut et le Règlement du personnel des Nations Unies, les politiques et instructions administratives du HCR, ainsi que les cadres de responsabilité pertinents. En outre, les membres du personnel sont tenus d'exercer leurs responsabilités d'une manière conforme aux compétences essentielles, fonctionnelles, transversales et managériales requises, ainsi qu'aux valeurs fondamentales du HCR que sont le professionnalisme, l'intégrité et le respect de la diversité.

Devoirs

Aider le superviseur à fournir les ressources (humaines, matérielles et de services) nécessaires au bon déroulement des activités quotidiennes du personnel au bureau.
Aider le superviseur à veiller à ce que les locaux du bureau du HCR offrent un environnement de travail sain, sûr et respectueux.
Analyse et assure le suivi des activités du bureau afin de garantir un soutien administratif opportun dans les domaines généraux et spécialisés.
Participe au recrutement et à la formation du personnel des services généraux pour les travaux spécialisés et non spécialisés et affecte le personnel des services généraux pour répondre aux exigences de travail.
Examine et évalue le travail des subordonnés, directement ou par l'intermédiaire de superviseurs de niveau inférieur.
Outre les responsabilités administratives générales, il peut également superviser, directement et indirectement, les activités liées à l'entretien des bureaux et des terrains, à la sécurité, au transport et aux services similaires.
Informe le personnel international sur les questions administratives générales, fournit des conseils et assure le soutien administratif nécessaire.
Conseille et assiste les cadres supérieurs dans le domaine de la gestion administrative.
Organise et/ou participe aux réunions sur les questions administratives courantes, participe aux discussions sur les procédures et pratiques nouvelles ou révisées, interprète et évalue l'impact des changements et formule des recommandations quant aux mesures à prendre.
Prépare la correspondance, les rapports spéciaux, les évaluations et les justifications nécessaires pour les tâches administratives générales ou spécialisées qui peuvent être de nature confidentielle dans le domaine de responsabilité assigné.
Contribuer à l'identification et à la gestion des risques et saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs du domaine de responsabilité. Garantir une prise de décision éclairée en matière de risques, adaptée au domaine fonctionnel d'activité. Signaler les risques, problèmes et préoccupations à un supérieur hiérarchique ou aux collègues fonctionnels concernés.
Effectuer toute autre tâche connexe requise.

Profil recherché :

Formation et expérience professionnelle

Années d'expérience / Niveau de diplôme

Pour le poste G7 : 4 ans d’expérience pertinente avec un diplôme d’études secondaires ; ou 2 ans d’expérience professionnelle pertinente avec un baccalauréat ou un diplôme équivalent ou supérieur.

Certificats et/ou licences

Administration des affaires, finance , gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d'un astérisque* sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente

Souhaitable:

Avoir suivi les programmes d'apprentissage du HCR ou une formation spécifique pertinente aux fonctions du poste.

Compétences fonctionnelles

*IT - Culture informatique
BU-PeopleSoft EPM/Budget
*Rédaction et documentation conjointes
*Règles, règlements et procédures administratives des Nations Unies/HCR
Règles et procédures d'approvisionnement SC-ONU/HCR
(Les compétences fonctionnelles marquées d'un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques

Pour les postes de professionnels internationaux et de personnel de terrain : connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si celle-ci n’est pas l’anglais.
Pour les postes de professionnels nationaux : connaissance de l’anglais et de la langue de travail des Nations Unies du lieu d’affectation si celle-ci n’est pas l’anglais, ainsi que de la langue locale.
Pour les postes des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si celle-ci n’est pas l’anglais.