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Les 12 règles à suivre pour écrire un email professionnel

Les 10 étapes clés pour transformer une idée en entreprise prospère !
 
Aujourd’hui nous sommes envahis par les emails, venant de collègues, de clients, de fournisseurs, de partenaires, de la famille ou des amis. Nous ne lisons finalement que ceux qui nous captent dès les premiers mots. Comment écrire un email pro percutant et efficace ? Voici 12 règles à suivre. 
 
Même si l’email est moins formel que la lettre, il doit quand même respecter certaines règles. N’oubliez pas qu’il doit s’adapter au profil de votre lecteur. Votre communication doit donc être de qualité avec une demande, claire et concise, un vocabulaire précis et un message sans fautes.
 
Quelle est donc la bonne façon de capter vos lecteurs ?
 
Voici 12 règles à suivre : 
 
1. Soignez l’objet de votre email.   
 
 C’est la seule ligne qui apparaitra quand votre lecteur ouvrira sa messagerie et c’est pourquoi vous devez bien le penser. Soyez clair, bref, explicite et n’utilisez que 7 mots maximum. Le destinataire doit tout de suite comprendre de quoi il s’agit. Un objet idéal c’est : une phrase nominale (sans verbe conjugué), sans articles et sans mots de liaison.
Exemples « compte rendu du séminaire du 22 mars 2020 »
« demande de prix »« invitation conférence du 30 avril »
« annulation de la formation CHSCT du 2 mai »
Un email n’a qu’un seul objet et très souvent les emails sans objets sont envoyés dans les messages indésirables.
 
2. Votre formule d’appel. 
 
Elle dépendra de votre relation avec le destinataire. Le connaissez-vous bien, un peu ou pas du tout ? Si l’on va du moins formel au plus formel cela donne :
« Bonjour Antoine » à votre collègue de travail,
« Bonjour Madame » à une cliente,
« Monsieur le Directeur » à votre supérieur hiérarchique, mais dans de nombreux cas il se peut que vous vous adressiez à lui par son prénom, cela dépend de la culture d’entreprise,
« Madame, Monsieur » à quelqu’un dont vous ne connaissez ni le nom ni le titre, mais je vous déconseille d’envoyer un email sans avoir le nom du destinataire. Il a en effet le risque de se retrouver dans la corbeille. 
 
3. Votre première phrase :
 
 elle doit être en lien direct avec l’objet de l’email et vous devez vous intéresser à votre lecteur en captant son attention et en l’apostrophant dès les premières lignes. En effet s’il se sent impliqué, il aura envie de poursuivre la lecture. Vous pouvez aussi commencer votre email par « je ». Enfin c’est évidemment plus facile si vous avez une relation déjà existante avec le destinataire.
« Vous êtes à la recherche de contenus percutants… », « vous n’avez pas le temps d’écrire… », « vous trouverez ci-joint une documentation », « je souhaite recevoir des informations », « comme convenu lors de notre échange »
 
4. Le corps de votre email. Faites court en allant à l’essentiel
 
-   Un texte de 15 lignes maximum
-   Des paragraphes de 3 lignes maximum
-   Une structure de pyramide inversée : commencer par l’information principale de votre message puis donnez les informations suivantes par ordre décroissant d’importance. Pourquoi ? Parce que la première partie est toujours mieux lue que ce qui suit
-   Veillez à écrire 1 paragraphe par idée avec un maximum de 4 paragraphes par email
 
5. Soignez la présentation
 
- Aérez votre texte
-  Utilisez les sauts de ligne
-  Jouez sur les gras et les italiques sans pour autant en abuser
 
6.  Utilisez un langage courant et professionnel

Il faut éviter les jargons et les terminologies trop techniques, sauf si votre destinataire les maîtrise et que ce langage fait partie de votre relationnel quotidien avec lui.
 
7. Soyez direct, tout en étant courtois, et évitez les négations
 
-  N’écrivez pas « merci de me répondre » mais plutôt « veuillez me répondre ». Ce n’est pas autoritaire mais affirmé et cela montre ce que vous voulez faire. Ne soyez pas timides dans vos requêtes. Les gens attendent d’être guidés et l’impératif est un bon moyen pour cela.
-  N’écrivez pas « n’hésitez pas à me recontacter » mais plutôt « je vous invite à me recontacter ». En fait, au lieu de pousser à l’action, le « n’hésitez pas » paralyse. Oubliez également le « je ne manquerai pas de vous rappeler » !
 
8. Evitez les expressions qui ne servent à rien
 
- « je reste à votre disposition » : heureusement que vous restez à la disposition de votre lecteur ! N’utilisez pas les 15 lignes si précieuses pour dire des choses qui tombent sous le sens mais expliquez plutôt votre intention à la place.
 
9. N’utilisez plus de formules vieillottes passées de mode
 
Changez « je vous prie de bien vouloir recevoir » en « veuillez recevoir »
 
10. Soyez précis
 
Vous pouvez écrire « je reviens vers vous » mais en précisant quand : « je reviens vers vous d’ici le 20 avril » par exemple.
 
11.  La conclusion de votre email.

La formule de politesse est nécessaire et elle doit être brève. Adaptez-la à votre destinataire et au contexte de votre échange. Voici quelques exemples :
 
« Amitiés », « bises », « à plus », « bien à toi » seront réservés aux échanges les plus cordiaux et amicaux, aux personnes que vous connaissez bien.
« Bonne fin de journée » « bien à vous » peuvent conclure un message à un collègue ou à un partenaire.
« Sincères salutations », « salutations distinguées » pour un premier échange avec des clients par exemple.
« Cordialement », « bien cordialement », « cordiales salutations » pour un deuxième échange et les suivants.
« Respectueusement », « salutations respectueuses » sont appropriés pour des supérieurs hiérarchiques.
 
12. La signature doit comprendre vos prénom et nom, ainsi qu’un numéro de téléphone.
 
Dans la majeure partie des cas, en contexte professionnel, les logiciels de courrier électronique sont paramétrés pour insérer automatiquement une signature personnalisée à la fin des courriels comprenant :  

-  Vos prénom et nom
-  Votre numéro de téléphone
-  Votre adresse e‑mail
-  Le logo de votre entreprise
-  Voire même le pitch de votre entreprise 
 

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Si vous évoluez dans le milieu professionnel, vous devez créer et développer votre réseau afin de découvrir de nouvelles perspectives de carrière. Ainsi, vous  devez nouer des relations qui s’inscrivent dans la durée avec vos collègues, vos anciens camarades de promotion de votre classe ou votre université, des personnes avec qui vous partagez les mêmes centres d’intérêt ou le même secteur d’activité... Le développement de relations avec ces personnes est indispensable pour celui qui a l’ambition d’élargir sa notoriété dans l’entreprise et le secteur dans lequel il évolue. Dès lors, développer son réseau professionnel est crucial pour progresser dans sa carrière, élargir ses opportunités et bénéficier du soutien d'autres professionnels.
 
 Voici quelques conseils pour développer efficacement votre réseau professionnel :
 
Identifiez vos objectifs :
 
Avant de commencer à développer votre réseau, déterminez ce que vous souhaitez réaliser. Voulez-vous trouver un nouvel emploi, rechercher des partenariats, obtenir des conseils dans votre domaine, ou simplement élargir vos contacts ?
 
Utilisez les médias sociaux professionnels :
 
 Plateformes comme LinkedIn sont des outils puissants pour développer votre réseau. Assurez-vous que votre profil est complet, professionnel et à jour. Partagez du contenu pertinent et engagez-vous dans des discussions pour renforcer vos relations.
 
Participez à des événements professionnels :
 
Assister à des conférences, des salons professionnels, des ateliers ou des séminaires vous permet de rencontrer des personnes partageant les mêmes intérêts professionnels. N'oubliez pas d'apporter vos cartes de visite et de vous présenter de manière professionnelle.
 
Rejoignez des groupes et associations professionnelles :
 
Faites partie de groupes professionnels pertinents dans votre domaine. Cela vous permettra de rencontrer des personnes ayant des intérêts communs et d'échanger des idées et des opportunités.
 
N'ayez pas peur de prendre contact :
 
Lorsque vous identifiez des personnes que vous aimeriez inclure dans votre réseau, n'hésitez pas à leur envoyer un message personnalisé pour leur exprimer votre intérêt à établir une relation professionnelle.
 
Cultivez vos relations :
 
Une fois que vous avez établi des contacts, entretenez ces relations en restant en contact régulièrement. Cela peut être aussi simple qu'un e-mail occasionnel pour prendre des nouvelles ou partager des informations utiles.
 
Soyez un bon partenaire de réseau :
 
Offrez votre aide et vos ressources aux autres membres de votre réseau lorsque vous le pouvez. Le réseautage est une relation mutuelle, donc être prêt à donner autant que vous recevez est crucial pour maintenir des relations solides.
 
Assistez aux événements de réseautage :
 
Cherchez des opportunités de réseautage dans votre région, comme des événements organisés par des chambres de commerce locales ou des clubs d'affaires. Ces occasions offrent souvent un environnement détendu pour rencontrer de nouveaux contacts.
 
Restez authentique :
 
Les gens sont attirés par l'authenticité. Soyez vous-même lorsque vous interagissez avec les autres professionnels, et ne cherchez pas simplement à élargir votre réseau pour des gains personnels.
 
Faites preuve de patience et de persévérance :
 
Le réseautage prend du temps, donc soyez patient et persévérez. Les relations professionnelles solides se construisent progressivement et nécessitent un investissement continu.
 
En suivant ces conseils et en restant actif et engagé dans votre réseau, vous serez en mesure de développer efficacement votre réseau professionnel et de bénéficier des nombreuses opportunités qu'il offre.

 
La communication, un phénomène qui a toujours existé et qui permet aux individus de vivre ensemble, nécessite la maîtrise de certaines techniques pour être plus efficace. Bien que toute personne possédant les facultés du langage et de la raison soit en mesure de communiquer, l'utilisation de techniques spécifiques constitue un avantage supplémentaire. Cela vous permet non seulement de vous distinguer de vos semblables, mais aussi de réussir à convaincre votre auditoire. En effet, l'art et la maîtrise de la communication sont des outils persuasifs indispensables dans le monde contemporain. Ceux qui excellent en communication sont mieux à même d'accroître leur audience, de séduire leurs collaborateurs par exemple ou même de capter l'attention du public.
 
Dès lors, une panoplie de techniques de communication peut être mobilisé pour garantir une communication efficace. Ainsi, voici quelques méthodes que vous pouvez utiliser pour améliorer vos compétences en communication :
 
  • Préparez-vous à l’amiable avant votre présentation en vous exerçant
 
Devenir un grand orateur à moins que ça soit un don naturel ne se fait pas du jour au lendemain, mais plutôt au fil des années grâce à un entraînement assidu et à une prise en compte des retours du public. Avant toute présentation ou conversation importante, l'entraînement est essentiel pour améliorer vos compétences en prise de parole.
L’enregistrement de votre discours est une méthode efficace pour l'analyser et y apporter les ajustements nécessaires. Lors de cette analyse, vous pouvez travailler sur votre gestuelle, réorganiser l'ordre de vos sujets, ou encore supprimer les éléments non essentiels.
N'oubliez pas de prêter attention à votre communication non verbale lors de la visualisation de votre enregistrement. Une grande part de la communication humaine repose sur les signaux non verbaux. Votre langage corporel est aussi important que les mots qui sortent de votre bouche.   Gardez à l'esprit qu'il est crucial de maintenir un contact visuel avec votre public pendant votre discours.
 
  • Maîtriser les grandes lignes de votre présentation
 
Lorsque vous vous adressez à un public, il est primordial de garder le fil conducteur de votre discours afin de maintenir la cohérence de votre argumentation. Même les communicants les plus expérimentés peuvent ressentir du stress lors de présentations ou d'entretiens annuels, ce qui peut entraîner des bafouillements et une perte de concentration. Pour éviter ces désagréments, une préparation minutieuse est essentielle. Prenez le temps de structurer votre intervention en notant les points cruciaux qui vous permettront de suivre la logique de votre présentation du début à la fin. Ainsi, vous pourrez communiquer de manière fluide et convaincante, en maintenant l'attention de votre auditoire tout au long de votre exposé.
 
  • Ayez confiance en vous-même 
 
La confiance en soi est un véritable pilier dans l'art de la communication. Elle constitue le socle sur lequel repose la transmission efficace de vos idées à vos équipes, vos managers et vos clients. Les leaders les plus remarquables sont ceux qui parviennent à inspirer les autres grâce à une communication empreinte d'assurance. En effet, si vous-même doutez de la pertinence ou de la valeur de vos propos, il est peu probable que votre public soit enclin à les recevoir avec crédibilité. Ainsi, avant de pouvoir espérer que vos auditeurs adhèrent à votre message, il est crucial de leur démontrer que vous croyez pleinement en ce que vous exprimez.
Cultiver la confiance en soi dans le domaine de la communication revêt donc une importance capitale. Non seulement elle renforce votre capacité à convaincre et à influencer positivement votre audience, mais elle joue également un rôle fondamental dans l'établissement d'une relation de confiance mutuelle. En affichant une assurance authentique, vous instaurez un climat de crédibilité et de respect, favorisant ainsi un échange fluide et productif avec vos interlocuteurs. En somme, la confiance en soi constitue un précieux outil pour tout communicateur désireux d'atteindre ses objectifs avec succès et d'inspirer ceux qui l'écoutent.
 
  • Pratiquez l’écoute active  
 
Si vous souhaitez véritablement affiner vos compétences en communication, accorder une attention particulière à l'écoute est indispensable. Comme le souligne l'adage bien connu, "savoir, c'est pouvoir". En comprenant mieux les pensées et les opinions de vos collègues et de vos clients, vous renforcerez votre confiance lorsque vous devrez leur présenter ou expliquer quelque chose.
Ne sous-estimez pas le pouvoir des questions. Poser des questions pertinentes est souvent la clé pour établir des liens solides et une communication fructueuse. Cela démontre votre intérêt sincère pour l'autre personne et favorise un échange plus approfondi et significatif.
En pratiquant une écoute active et en manifestant de l'empathie envers les points de vue des autres, vous enrichissez non seulement votre compréhension, mais vous établissez également des relations professionnelles plus authentiques et gratifiantes. Cette approche favorise un climat de confiance mutuelle et de collaboration, essentiel pour réussir dans le monde professionnel d'aujourd'hui. En somme, considérez l'écoute comme une compétence fondamentale à cultiver pour exceller dans tous les aspects de la communication.
 
  •  Restez authentique
 
Bien que vous puissiez vous inspirer d'autres communicants pour améliorer vos compétences, apportez toujours votre vraie personnalité aux interactions. Les autres se sentent plus attirés par les orateurs qui semblent sincères et agissent de manière transparente. Par exemple, si vous n'avez pas la réponse à une question, vous pouvez l'admettre. Vos collègues respecteront votre honnêteté plus que si vous prétendez savoir quelque chose et fournissez une réponse qui finit par être inexacte.
En outre, montrer votre authenticité lors d'une conversation ou d'une présentation vous aide à établir des relations, car votre public apprend à vous connaître en tant que personne. Cela transmet un sentiment de confort et de facilité, qui leur permet de s'engager véritablement avec vous. S'il a l'impression que vous jouez un personnage ou que vous vous donnez en spectacle, cela peut créer une distance entre vous.
 
Malgré que cette liste soit loin d’être exhaustive, vous pouvez quand vous appuyer sur ces techniques pour améliorer vos compétences en communication et ainsi devenir un excellent orateur. 
 
 
Dans le processus souvent stressant de recherche d'emploi, il est facile de commettre des erreurs qui peuvent compromettre vos chances de succès. Que vous soyez un jeune diplômé à la recherche de votre premier emploi ou un professionnel expérimenté cherchant à changer de carrière, comprendre et éviter ces erreurs peut faire toute la différence. De la rédaction d'un CV qui ne reflète pas pleinement vos compétences, à l'envoi d'une lettre de motivation générique, ou encore à ne pas préparer adéquatement vos entretiens, chaque étape du processus présente des pièges potentiels.
Cet article vous permet de découvrir les erreurs les plus courantes commises par les chercheurs d'emploi et vous offre des conseils pratiques pour maximiser vos chances de réussite dans votre quête professionnelle
 
1. Négliger la personnalisation de son CV et de sa lettre de motivation
 
Lorsque vous postulez à un emploi, votre CV et votre lettre de motivation constituent vos premiers points de contact avec les recruteurs. C'est pourquoi il est essentiel de les personnaliser en fonction du poste et de l'entreprise ciblés. Malheureusement, de nombreux candidats commettent l'erreur de négliger cette étape cruciale en préférant envoyer des documents génériques pour gagner du temps.
Pourtant, une approche personnalisée peut faire toute la différence. En adaptant votre CV et votre lettre de motivation à chaque offre d'emploi, vous démontrez votre intérêt spécifique pour le poste et votre compréhension des besoins de l'entreprise. Cette démarche permet également de mettre en avant vos compétences et votre expérience les plus pertinentes pour le rôle en question, augmentant ainsi vos chances de franchir avec succès cette étape du processus de recrutement.
 
2. Ne pas se préparer pour l'entretien
 
Lorsque vous êtes invité à un entretien, une préparation soigneuse est cruciale. Il est essentiel de bien comprendre les compétences et les qualifications requises pour le poste afin de pouvoir répondre de manière adéquate aux attentes des recruteurs. Pour maximiser vos chances de succès, il est recommandé de préparer à l'avance des réponses détaillées aux questions courantes posées lors des entretiens. Une méthode efficace consiste à solliciter l'aide de proches pour simuler des sessions d'entraînement, transformant ainsi cet exercice en un jeu structuré. Cette approche non seulement vous permet de vous familiariser avec le processus d'entretien, mais elle vous aide également à gérer le stress et à vous présenter de manière confiante et préparée le jour J.
 
3. Ne pas suivre les instructions pour postuler
 
Ne pas respecter scrupuleusement les instructions précises données par l'employeur lors d'une candidature peut sérieusement compromettre vos chances d'être sélectionné pour le poste. Cela implique souvent des étapes spécifiques comme la procédure pour postuler en ligne, les détails requis pour le CV et la lettre de motivation, ainsi que les instructions précises pour contacter l'employeur. Suivre attentivement ces directives démontrent non seulement votre capacité à suivre les procédures, mais aussi votre engagement et votre sérieux dans votre démarche de candidature. C'est une étape essentielle pour maximiser vos chances de progression dans le processus de recrutement et de vous démarquer des autres candidats.
 
4. Restreindre ton champ d’action
 
Il est naturel de souhaiter décrocher directement le job de ses rêves, mais parfois, cela peut s'avérer difficile. Il est donc crucial de ne pas se restreindre excessivement. Surtout au début de sa carrière, il est souvent sage d'explorer un large éventail d'opportunités. Chaque emploi, même s'il ne correspond pas parfaitement à ses aspirations à long terme, peut offrir des enseignements précieux. S'enfermer dans un seul secteur ou dans un seul rôle peut limiter les possibilités d'apprentissage et de croissance personnelle.
 Être ouvert à de nouvelles expériences est bénéfique, car cela peut conduire à des chemins que l'on n'avait jamais envisagés auparavant. Parfois, des opportunités inattendues peuvent se révéler être des tremplins vers une carrière enrichissante et épanouissante. En adoptant une perspective plus large et en explorant divers horizons professionnels, on peut non seulement acquérir de nouvelles compétences et connaissances, mais aussi découvrir des passions et des talents cachés qui peuvent orienter notre trajectoire professionnelle de manière positive et durable.
 
5. Sous-estimer ton réseau
 
Sous-estimer l'importance de développer ton réseau est une erreur à éviter lorsque tu cherches ton premier emploi. N'hésite pas à parler à tes amis, ta famille, tes anciens professeurs, ou même à des connaissances travaillant dans les entreprises qui t'intéressent. Ils peuvent souvent offrir des conseils précieux, des recommandations et même des opportunités directes.
Les médias sociaux, particulièrement LinkedIn, peuvent être des outils puissants dans ta recherche. Crée un profil attractif qui met en valeur tes compétences et expériences pertinentes. Établis des connexions avec des professionnels de ton secteur d'intérêt et suis les entreprises qui t'intéressent pour rester informé des opportunités. Participer à des événements ou des salons spécialisés dans les secteurs qui te passionnent est également une excellente façon de rencontrer des personnes clés et de te familiariser avec le monde professionnel. Ces interactions peuvent non seulement élargir ton réseau mais aussi t'ouvrir des portes insoupçonnées vers des opportunités de carrière prometteuses.
 
La recherche d'emploi peut être un processus complexe et compétitif, mais en évitant ces erreurs fréquentes, vous pouvez significativement améliorer vos chances de vous démarquer et de faire une impression positive. En suivant scrupuleusement les instructions fournies et en adaptant votre candidature en conséquence, vous maximisez vos opportunités de réussite pour obtenir le poste de vos rêves.