PRINCIPALES RESPONSABILITES DU POSTE

• Assurer la gestion technique des éléments de communications (ILs, SLs, requêtes d'informations de parrains, dons spéciaux (GN), lettres d'adieux, lettres spéciales) pour une bonne coordination avec les bureaux de soutien, les parrains et le GC.
• Faire un suivi rapproché de tous les éléments du parrainage afin que les KPIs soient au vert
• Veiller à ce que tous les éléments de communication soient traités dans les délais requis par le partenariat et s'assurer de leur fermeture dans le système.
• Assurer la revue qualité de toutes les correspondances « départ et arrivée » (L/R, IL, lettres d'adieu et de remerciements et courriers saisonniers, rapports de GN) selon les normes et les délais du partenariat pour satisfaire les attentes des parrains, puis les enregistrer dans le fichier d'envoi et procéder à l'expédition par la poste ou le mail.
• Renseigner régulièrement les formulaires de suivi du parrainage et les fiches de gestion des timbres et les classer afin de faciliter la recherche et de mieux faire face aux besoins de l'audit.
• Travailler étroitement avec l'équipe du cluster de façon à réaliser la planification, la mise en œuvre, le suivi des livrables du parrainage (collecte des données du parrainage), s'assurer qu'ils sont mis à jour et intégrés dans le système Horizon dans les délais avec la qualité requise.
• Participer à la mise en œuvre des activités su parrainage et contribuer au suivi des enfants en collaboration avec le staff de terrain.

Les éléments suivants sont exigés à travers une combinaison de formation formelle, d'autoformation, d'expériences, etc.

         Qualification minimale exigée :

• Bac et diplôme en secrétariat ou diplôme équivalent

          Expérience :

• Expérience en secrétariat ou bureautique

          Compétences techniques :

• Connaissance et archivage
• Connaissance de l'outil informatique
• Connaissance en anglais

  AUTRES REMARQUES PERTINENTES

• Direction
• Capacité d'initiatives, de planifications, de suivi de la performance
• Capacité de communication
• Capacité à travailler dans une équipe pluridisciplinaire et à coordonner un travail
• Maitrise de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point)

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