Spécialiste des opérations

Job

Spécialiste des opérations

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Sous la direction générale du Responsable du Hub à Dakar et la supervision directe du Responsable du Special Multi-Partner Delivery Facility et du RSF, le Spécialiste des Opérations est chargé de gérer et d'assurer la prestation efficace et intégrée des services commerciaux convenus dans les domaines des Opérations Générales, des Finances et des Ressources Humaines et pour les Bureaux de Pays relevant du portefeuille du Hub Régional. Le Spécialiste des Opérations conseillera/collaborera/soutiendra les équipes d'approvisionnement au niveau des bureaux de pays sur les questions d'approvisionnement liées à la mise en œuvre du projet régional. Le Spécialiste des Opérations sera également responsable de la qualité et de la rapidité des services de conseil et d'appui de l'équipe rendus aux Bureaux de Pays conformément aux règlements et règles du PNUD et conformément aux normes de performance d'entreprise applicables.

Le PNUD adopte une approche de portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions pour atteindre ses objectifs stratégiques. Par conséquent, le personnel du PNUD est censé travailler dans plusieurs unités, fonctions, équipes et projets au sein d’équipes multidisciplinaires pour renforcer et permettre la collaboration horizontale.

Fonctions et responsabilités

Contribuer à l’orientation stratégique des opérations des Facilités spéciales de mise en œuvre multipartenaires et de stabilisation régionale, en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

Assurer la pleine conformité des opérations avec les règles, réglementations, politiques et cadre de contrôle interne (CCI) de l’ONU/PNUD.
Assurer la liaison avec les bureaux de pays sélectionnés pour la planification des activités opérationnelles à l’appui du portefeuille de programmes, en mettant l’accent sur les processus clés pour accélérer la mise en œuvre.
Coordonner la conception et la gestion efficaces d’un portefeuille de services opérationnels ciblé, cohérent, rentable et à fort impact ; créer une plateforme efficace de prestation coordonnée.
Aider la haute direction des CO sélectionnés à identifier et à superviser les risques afin d'assurer une gestion dynamique et efficace des risques au sein du CO et de prendre des décisions plus éclairées et plus opportunes en matière de risques. Surveiller et analyser l'environnement opérationnel; entreprendre une analyse des risques liés aux opérations pour discussion avec le DRR, le cas échéant; et procéder à un réajustement opportun des services opérationnels, en tenant compte des conseils sur les considérations juridiques.
Conseiller la haute direction sur les approches et modalités innovantes pour atteindre les objectifs de développement, y compris les plateformes de soutien intégrées au niveau national, la réingénierie des processus opérationnels, etc.
Définir les priorités en coordination avec la haute direction pour élaborer des plans d’approvisionnement, en identifiant les opportunités d’études de marché régionales/sous-régionales, dans le but de générer des économies d’échelle.
Assurer le respect systématique des politiques, procédures et directives du PNUD en matière de gestion des risques d'entreprise au niveau du bureau de pays et des projets. Participer à l'évaluation des projets afin de fournir des informations opérationnelles, notamment en formulant des plans de gestion des risques et en anticipant le coût des risques pendant la phase de conception du projet.

Gère et supervise une gestion efficace, informée des risques et précise des ressources financières, des ressources humaines stratégiques et efficientes, des achats, de la logistique et de l'administration générale, en se concentrant sur l'obtention des résultats suivants :

Gestion financière

Coordonner la planification appropriée des ressources financières du dispositif régional, le suivi et l’enregistrement des dépenses conformément aux normes IPSAS, et l’audit des ressources financières conformément aux règles et réglementations du PNUD.
Superviser le soutien financier, en mettant l’accent sur une planification adéquate de l’objectif annuel de mise en œuvre du programme.
Préparer le plan de travail financier de l'unité, en consolidant les demandes et les priorités de chaque bureau de pays, en définissant les indicateurs clés de performance (KPI) pour surveiller la qualité de la prestation de services.
Superviser l’efficacité des contrôles internes et guider les bureaux sur la gestion des exceptions en consultation directe avec le bureau et l’OFRM, y compris les activités d’analyse, de surveillance et d’évaluation continues des risques de fraude et la mise en œuvre de mesures pour détecter, prévenir et atténuer ces risques.
Assurez-vous que toutes les transactions financières sont identifiées, enregistrées et vérifiées conformément aux normes IPSAS, comme indiqué dans les politiques et procédures de l’entreprise.

Gestion des ressources humaines

Veiller à ce que les activités RH soient conformes aux politiques et stratégies de ressources humaines de l’entreprise.
Conseiller sur la dotation optimale en personnel de l’établissement et des guichets nationaux.
Coordonner la prestation de services RH en consultation avec le partenaire commercial RH régional et l'unité de services partagés mondiaux (GSSU).

Services d'approvisionnement, de logistique et d'administration générale

Contribuer à la consolidation du plan d’approvisionnement sous-régional et des stratégies connexes à l’appui des objectifs de mise en œuvre du programme.
Aider les bureaux de pays à assurer la pleine conformité des activités d’approvisionnement et d’administration avec les réglementations, règles, politiques et stratégies de l’ONU/PNUD.
Conseiller sur les meilleures stratégies d’approvisionnement pour obtenir des résultats efficaces, y compris les économies d’échelle, en tenant compte des mesures de livraison accélérées.
Assurer une gestion appropriée des actifs du projet, des installations, des services logistiques et des services administratifs, y compris la pleine conformité aux normes IPSAS lors de l'achat, de l'utilisation et de l'élimination des actifs du projet régional.
En général, élaborer des stratégies, des accords à long terme et des mécanismes innovants pour identifier les lacunes, satisfaire et prévoir les besoins/demandes des CO sur la base d'une analyse continue des résultats globaux à l'échelle du pays et de la région et de l'évolution des priorités avec une orientation client.

Contribue au renforcement du partenariat sur les questions opérationnelles en mettant l’accent sur l’obtention des résultats suivants :

Participer aux discussions sur les politiques de gestion pertinentes, aux initiatives de gestion du changement organisationnel, y compris l'interaction avec les CO, les équipes régionales, les unités du siège et d'autres bureaux. (sur la base de la délégation d'autorité)
Établir des relations positives avec les CO et les autres équipes, y compris les agences, les donateurs et les représentants du gouvernement, pour exploiter des approches innovantes et des meilleures pratiques.

Faciliter le partage des connaissances :

Contribuer à la performance organisationnelle dans la région en mettant l’accent sur une gestion des connaissances et un apprentissage plus efficaces, ainsi que sur l’utilisation efficace des technologies habilitantes pour l’innovation et l’apprentissage dans les questions liées à la gestion des opérations.
Promouvoir l’utilisation active d’outils et de systèmes pour améliorer la performance organisationnelle, en diffusant et en encourageant le renforcement des capacités et le partage des connaissances.
Organiser des formations pour le personnel des opérations/projets sur tous les domaines opérationnels.

Le titulaire s'acquitte d'autres tâches dans le cadre de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l'Organisation.

Responsabilités de supervision/gestion :

Supervision et gestion de la performance du spécialiste des finances, du spécialiste des ressources humaines et de l'associé administratif et opérationnel et supervision secondaire des services d'approvisionnement.

Profil recherché :

Éducation :

Un diplôme universitaire supérieur (maîtrise ou équivalent) en développement international, en administration publique, en administration des affaires, en politique publique, en économie ou dans un domaine connexe est requis. OU
Un diplôme universitaire de premier cycle (licence) dans les domaines mentionnés ci-dessus, combiné à deux années supplémentaires d'expérience qualifiante, sera dûment pris en considération à la place du diplôme universitaire supérieur.

Expérience :

Un minimum de 7 années (avec une maîtrise) ou 9 années (avec une licence) d'expérience professionnelle et de résultats dans le secteur du développement au sein d'une organisation gouvernementale, multilatérale ou de la société civile dans un environnement multiculturel est requis.
Au moins 1 an de responsabilités de niveau de gestion de taille et de complexité similaires, une expérience en gestion de crise est requise.
Une expérience de la comptabilité d’exercice, des normes IPSAS ou des normes IFRS est souhaitable.
Une expérience démontrée dans les domaines des opérations, notamment les finances, les ressources humaines, les achats et l'administration générale, est hautement souhaitable.
Une connaissance démontrée des politiques et procédures de gestion des programmes et des projets du PNUD est souhaitable.
Une expérience dans l'utilisation d'ordinateurs et de logiciels de bureautique, ainsi qu'une expérience dans la gestion de systèmes de gestion basés sur le Web et d'Oracle Cloud, sont souhaitées.

Langue :