Secrétaire-Réceptionniste

Job

Secrétaire-Réceptionniste

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: GIZ
Type d'organisation:ONG
Secteur: Développement

Description opportunité :

Contexte et Mission

« Dans le monde entier, nous œuvrons à façonner un avenir décent ». Telle est la vision de la GIZ qui exprime clairement ses objectifs dans le monde entier. En tant qu’entreprise fédérale, la GIZ est présente dans 120 pays dans le monde entier et a son siège à Bonn et Eschborn. Elle soutient le gouvernement allemand dans la réalisation de ses objectifs de coopération internationale pour le développement.

La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un(e) Secrétaire- Réceptionniste selon les descriptions de poste ci-après:

Vos responsabilités principales

Gérer la réception et le standard téléphonique du bureau régional
Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau
Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier du / de la directeur-rice
Impression de factures de la plateforme de SONATEL pour le service logistique
Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
Appuyer la rédaction des réponses aux demandes de financement
Contribuer à l’organisation des réunions d’équipe et du Management Team d’autres réunion selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
Gérer le dispatching du courrier de la boite d’adresse e-mail générale et le courrier physique
Numériser des documents selon les besoins
Appui à la supervision de la logistique et contrôle du matériel de conférence (sortie et entrée)
Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
S’assurer de la réservation des salles de réunion
Participer au Pool ouverture des plis des appels d’offre
Scanner et envoyer les factures reçues dans WIM
Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
Le profil succinct n’a pas vocation à l’exhaustivité.

(Complément facultatif : Le·la titulaire du poste se déclare disposé·e à assumer, dans des proportions raisonnables, des activités qui ne relèvent pas des tâches découlant de la description de la fonction)

Le Bureau régional de la GIZ à Dakar couvre sur le plan stratégique et administratif les projets et programmes mis en œuvre par la GIZ dans trois pays : le Sénégal, la Gambie et le Cap Vert. Ainsi le Bureau régional a plusieurs fonctions : gestion stratégique de la collaboration avec les pays partenaires, gestion du portefeuille, communication et relations publiques, gestion des ressources humaines, gestion des finances et de la comptabilité, gestion logistique achats et contrats ainsi que la transformation digitale et la gestion IT.

Profil recherché :

Bac + 2 lié aux attributions (communication, secrétariat, office management, organisation-administration de bureau, ou similaire)
Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’événements
Bonnes capacités en communication
Bonnes capacités rédactionnelles
Maitrise des outils informatiques, notamment MS Office
Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout

Comment postuler ? :

Pour postuler à cette offre d’emploi veuillez visiter www.giz-jobs.com.

Intéressé(e)?

Si vous souhaitez contribuer à cette dynamique et estimez correspondre au profil recherché, nous vous invitons à soumettre votre dossier de candidature (format PDF) exclusivement via notre plateforme EasyHR.

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