Le/La Responsable sécurité, administrative et logistique sera responsable de coordonner la logistique liée aux fournisseurs, aux voyageurs sur le terrain et/ou aux consultants, aux conférences, événements et ateliers liés au projet. Il/Elle sera chargé de superviser le personnel de soutien administratif, y compris les chauffeurs du projet. Il/Elle servira aussi de gestionnaire de la sécurité.

Responsabilités

• Assurer la planification des missions du staff et partenaires ;
• Assurer la planification des mouvements de véhicules (coordonner et programmer l’attribution et l’utilisation des véhicules) ;
• Collecter et examiner les pièces justificatives (factures, reçus, etc.) pour les rapports de frais de voyage soumis par le personnel et les consultants ;
• Coordonner avec les responsables des bureaux régionaux les activités logistiques dans les différentes régions.

Entretien des véhicules et motos :

• Assurer l’entretien régulier de tous les véhicules et motos (la vérification de l’huile et des autres fluides, de la batterie, des freins, des pneus et des autres équipements essentiels) ;
• S’assurer que les véhicules et motos ont leurs pièces administratives à jour.

Conformité aux règlements et procédures du client :

• Assurer la mise en œuvre et le respect de procédures de USAID en matière d’utilisation des véhicules et motos du projet ;
• S’assurer que toutes les procédures pertinentes requises par les règles du pays hôte, USAID, et ARD sont prises en cas d’accident.

Tenue des dossiers, enregistrements :

• Superviser quotidiennement la tenue des fiches de bords du parc auto ;
• Superviser périodiquement les carnets de bords du parc moto ;
• Calculer mensuellement, trimestriellement et annuellement les consommations de carburant des véhicules et des motos.

Support logistique au bureau :

• Assurer la fourniture et la livraison en temps opportun de tout le soutien logistique nécessaire pour le bon déroulement du projet ; y compris la gestion des actifs ;
• Préparer et suivre l’inventaire des équipements et matériels du projet
• Assurer la réception des matériels et équipements ;

Ateliers et évènements :

• Organiser tous les ateliers/ formations ou tout autre évènement du projet en collaboration avec le Responsable de l’activité ;
• Veiller à ce que la logistique nécessaire à la bonne marche de l’atelier soit assurée.

Assurer le rôle de Gestionnaire de sécurité et/ou servir de point focal de sécurité du bureau :

• Assurer la liaison avec notre sous-traitant de sécurité pour partager et gérer les alertes de sécurité pertinentes liées aux déplacements du personnel tout en gérant la mise en œuvre du plan d’intervention d’urgence du bureau ;
• Veiller à ce que les équipements et recommandations sécuritaires liés au bureau et véhicules et motos soient opérationnels et mis en œuvre.

Fonctions de supervision :

Superviser et coordonner les tâches du personnel de soutien administratif (y compris les chauffeurs) ainsi que les prestataires de services liés au nettoyage des bureaux, à l’internet/aux communications, aux entretiens / améliorations / réparations, etc.

• Au moins un diplôme universitaire en administration publique, en administration des affaires ou dans un autre domaine pertinent
• Au moins sept (7) ans d’expérience dans un poste similaire dans une ONG ou une organisation internationale, OU dans la gestion de bureaux dans d’autres projets.
• Une expérience dans les projets de l’USAID.
• Excellentes compétences interpersonnelles, y compris la patience, la diplomatie, la volonté d’écouter et le respect des collègues.
• La maîtrise de la langue française, écrite et parlée est requise ; la maîtrise de l’anglais est un atout.

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : tetratech.referrals.selectminds.com.