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Job

Responsable régional des subventions et des finances

  • Type de contrat :cdd
  • Zone: Dakar
  • Recruteur: Conseil danois pour les réfugiés
  • Type d'organisation:ONG
  • Secteur: Humanitaire

Description opportunité :


1. Contexte

La DRC est présente en Afrique de l'Ouest depuis 1998 et en Amérique latine et dans les Caraïbes depuis 2011. Le bureau régional de la DRC pour l'Afrique de l'Ouest, l'Afrique du Nord et l'Amérique latine (WANALA) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plusieurs pays. Le Fonds régional pour le Sahel (FRS) est un fonds régional d'ONG humanitaires, hébergé par la DRC, basé au bureau régional de la RDC pour WANALA et dirigé par un conseil d'administration composé d'ONG internationales et de FCDO de premier plan. Il s'efforce d'offrir une protection et une aide humanitaire de haute qualité, d'un bon rapport qualité-prix et fondées sur des principes, dans les zones sensibles du Sahel, aux personnes les plus vulnérables, en particulier les femmes, les filles, les personnes âgées et les personnes handicapées, qui comptent parmi les plus vulnérables touchées par la crise.

2. Objectif

Au sein de l'Unité de gestion des fonds à Dakar, au Sénégal, le/la titulaire du poste soutiendra les fonctions globales de gestion des subventions, de finances, de conformité et de partenariat du Fonds régional pour le Sahel, hébergé par la RDC. Vos principales responsabilités comprendront le soutien à la gestion financière et des subventions au sein du SRF, l'assistance à la préparation et à la soumission dans les délais de rapports bailleurs de fonds de haute qualité, la gestion des processus internes et le respect des procédures de subvention et des exigences des bailleurs de fonds. Pour plus d'informations sur le SRF (Fonds régional pour le Sahel) et ses fonctions, veuillez consulter notre site web : www.sahelregionalfund.org

3. Fonctions et responsabilités

Responsabilités:

Gestion financière des sous-subventions du FSR

  • En collaboration avec le responsable des finances et des opérations, renforcer les procédures et systèmes existants de gestion financière conformément aux normes de la RDC, au manuel opérationnel du SRF et aux exigences des donateurs.
  • Assurer la collecte en temps opportun des rapports financiers des partenaires et leur vérification préliminaire, y compris la rédaction des premiers retours d'information pour les partenaires
  • Soutenir la livraison en temps opportun de rapports financiers et de données de qualité aux donateurs et aux contrôles internes, selon les besoins
  • Superviser les préparatifs de l'audit et la communication aux sous-bénéficiaires, aider au suivi des audits externes
  • Soutenir l'évaluation financière des projets lorsque nécessaire
  • Développer et mettre à jour des modèles et des conseils pour les rapports financiers des partenaires et soutenir le développement de tableaux de bord internes
  • Offrir une formation externe aux partenaires si nécessaire

Soutien financier des coûts de l'UGF du RO et des coûts de l'UGF dans les LE

  • Diriger et gérer l'équipe des subventions et des finances du SRF
  • Soutenir les réunions de suivi budgétaire avec le SRF pour chaque LE impliqué
  • Coordonner les collectes de contributions auprès des différentes parties prenantes pour les mises à jour budgétaires régulières
  • Superviser la vérification mensuelle des coûts facturés pour les dépenses de fonctionnement de la FMU
  • Soutenir le responsable des finances et des opérations dans les conseils techniques et la formation fournis au personnel des subventions et des finances du SRF

Processus de demande de subvention des partenaires

  • Développer et gérer les processus de demande de subvention, y compris les lignes directrices, les modèles de subventions, les échéanciers et les critères d’évaluation liés à la conformité interne et externe et à la gestion des risques.
  • Coordonner l'équipe pour assurer la vérification que les candidatures des partenaires sont soumises à temps et répondent aux exigences spécifiques de l'appel à propositions/de la manifestation d'intérêt.
  • Coordonner l'administration des processus de diligence raisonnable et de contrôle préalables à l'attribution avec tous les partenaires du SRF
  • Mener des sections du processus de diligence raisonnable et évaluer les capacités des partenaires liées à la conformité interne et externe et à la gestion des risques lorsque cela est demandé et coordonner le processus en cours de finalisation.
  • Diriger la préparation administrative des subventions et des accords de partenariat nécessaires ainsi que de toute modification y afférente.
  • Diriger des réunions d’information de partenaires sélectionnés sur des questions liées aux manuels d’exploitation du SRF et aux exigences générales de conformité.
  • Soutenir les responsables du SRF dans les LE dans le processus d'évaluation des capacités de partenariat lorsque cela est nécessaire
  • Administrer le lancement de l'appel à propositions, le processus de sélection des propositions et le processus de co-conception

Développement de la gestion des subventions

  • Soutenir le responsable des finances et des opérations dans le développement et le déploiement du système de gestion des subventions et des processus associés.
  • Proposer des révisions et coordonner la mise à jour du Manuel des opérations du SRF sur la gestion des subventions sur une base régulière (selon les besoins) sous la supervision et sous réserve de l'approbation finale du responsable des finances et des opérations et du directeur du fonds.
  • Assurer la vérification de la conformité avec les conditions de subvention et le manuel des opérations du SRF en communication avec les partenaires
  • Assurer la mise à jour du registre des risques du SRF et fournir en temps opportun des informations sur son évolution à la direction du SRF

Partenariats quotidiens, gestion des subventions et conformité et support technique administratif

  • Diriger le processus de demande de modifications et assurer la conformité concernant les extensions (sans) frais, les modifications, les compléments et les réaffectations demandés par les bénéficiaires du SRF.
  • Coordonner le téléchargement/la sauvegarde de tous les documents liés aux subventions sur SP et/ou dans le système GMS développé
  • Coordonner avec les bénéficiaires de subventions pour suivre les progrès et s'assurer que les fonds sont utilisés conformément aux conditions de la subvention et au manuel des opérations du SRF.
  • Assurer l'organisation des réunions d'examen des programmes de subventions et des partenaires
  • Assurer le suivi de la mise en œuvre des points d'action convenus lors de ces réunions et documentés lors du processus d'examen du rapport et de rétroaction, le cas échéant.
  • Soutenir la gestion des versements en veillant à ce que les demandes de paiement soient soumises en temps opportun, conformément au calendrier des versements dans DYN, et en soutenant le suivi des versements non attribués ou non réglés.
  • Soumettre les risques liés aux subventions et à la gestion des contrats au responsable des finances et des opérations et au directeur du fonds et fournir des contributions dans le traitement des cas.
  • Examiner le plan d’approvisionnement des partenaires, le registre des risques, les plans de renforcement des capacités et les plans de dotation en personnel pour chaque projet et signaler les écarts au gestionnaire de fonds et au responsable des finances et des opérations.
  • Faciliter la communication interministérielle impliquée dans la supervision des projets de subvention, selon les besoins.
  • Documenter et assurer un remplissage adéquat des notes pour les dossiers et les dérogations (y compris les formulaires e-CT).
  • S'assurer que les produits de communication et de plaidoyer sont conformes aux exigences des donateurs et du SRF.

Lorsque cela est possible, le responsable des subventions et des finances peut être amené à effectuer d’autres tâches demandées par le responsable des finances et des opérations ou par le directeur du fonds SRF.

Profil recherché :


4. Qualifications requises

Langues:

  • Anglais – maîtrise parfaite, à l’oral et à l’écrit
  • Français – maîtrise parfaite, à l’oral et à l’écrit

Obligatoire:

• Au moins 5 ans d'expérience professionnelle pertinente dans un poste lié à la gestion des finances et/ou des subventions au sein d'une ONG/ONGi ou au sein de structures donatrices

• Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que le FCDO, l'UE, ECHO, l'USAID, le HCR et d'autres agences des Nations Unies

• Connaissance des règles et réglementations des donateurs

• Capacité démontrée à prioriser des charges de travail importantes, à respecter systématiquement les délais et à s'adapter dans un environnement de travail complexe et exigeant

• Capacité à travailler efficacement et de manière efficiente, de manière indépendante et en équipe

Souhaitable:

• Expérience antérieure de travail dans une mission en RDC

• Expérience préalable de travail avec Dynamics ou un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.

• Connaissances de base de Power Query, Power Apps, Power BI ou expérience du développement de systèmes de subventions internes

• Une expérience préalable de travail avec des partenaires locaux constitue un avantage certain

• Expérience antérieure dans la région du Sahel

Éducation:

  • Diplôme universitaire en sciences politiques, développement international, économie, administration des affaires ou autre domaine pertinent
  • Tout certificat professionnel dans le cadre général des subventions ou des coopérations partenariales démontrant un intérêt pour le domaine serait un avantage.

5. Compétences et qualités requises

  • Compétences de base du DRC :
  • Viser l'excellence
  • Collaboration
  • Prendre les devants
  • Communication
  • Faire preuve d'intégrité
  • Capacité à travailler dans un environnement multinational et multiculturel
  • Proactivité, avec un engagement fort envers le travail d'équipe et avec un esprit de collaboration authentique
  • D'excellentes compétences en communication, ainsi que de la patience et de la politesse, sont requises.
  • Des compétences multitâches et organisationnelles sont nécessaires
  • Adaptable et flexible
  • Compétences avérées en matière d'analyse et de pensée critique
  • Un sens exemplaire de l'éthique au travail
  • Esprit d'équipe et bon sens de l'humour

6. Règlement général

  • L'employé doit suivre les instructions du DRC en matière de sécurité, de confidentialité et de directives éthiques, y compris le Code de conduite et le Cadre de responsabilité humanitaire.
  • L'employé ne doit exercer aucune autre activité rémunérée pendant la durée du contrat DRC sans autorisation préalable.
  • L'employé ne doit pas s'engager dans une activité qui pourrait nuire à DRC ou à la mise en œuvre de tout projet pendant la durée du contrat DRC.
  • L'employé ne doit pas donner d'interviews aux médias ni publier de photos ou d'autres documents liés au projet sans autorisation préalable.
  • L'employé doit restituer tout l'équipement emprunté pour le projet à DRC après la fin de la période du contrat ou sur demande.

Comment postuler ? :


7. Processus de candidature

Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (maximum de quatre pages) sur le site web du DRC. Les deux documents doivent être rédigés en anglais.

La RDC offre l’égalité des chances en matière d’emploi et interdit la discrimination dans l’emploi fondée sur la race, le sexe, la couleur, la religion, l’orientation sexuelle, l’âge, l’état matrimonial ou le handicap.

DRC encourage tous les candidats à postuler et ne pratique aucune discrimination dans aucun processus de recrutement.

Toutefois, tous les candidats doivent prendre en considération que la RDC ne peut pas offrir un contrat de travail international à un citoyen du pays d’affectation (dans ce cas précis, le Sénégal).

Les candidatures sont closes le 19 mai 2025 à 23h59 (heure GMT) . Les candidatures soumises après cette date ne seront pas prises en compte. Vous pouvez soumettre votre candidature via le lien suivant : https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=173673&DepartmentId=19110&MediaId=5

En raison de l’urgence du poste, DRC a le droit de recruter un candidat correspondant au profil requis avant la date limite ci-dessus.

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Fatou Ba Ndiour

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