Le/la responsable des subventions assistera la directrice des opérations dans la supervision des subventions de l'activité. Il/elle est chargé.e de gérer l'ensemble du portefeuille des subventions sous contrat (Grants Under Contract, GUC) conformément aux procédures et politiques de l'USAID et de Tetra Tech régissant les subventions sous contrat. Il/elle sera en charge de renforcer les capacités du personnel et des bénéficiaires sur les règles et réglementations en vigueur de l'USAID.

Responsabilités:

* Administrer le portefeuille GUC du projet.

* Fournir des informations au responsable des contrats et des subventions au siège de Tetra Tech pour l'élaboration du manuel des subventions et des annexes.

* Assurer le respect des politiques et procédures de gestion des GUC de Tetra Tech et de l'USAID.

* Coordonner avec l'équipe de projet la planification annuelle afin de garantir que les objectifs techniques du programme en matière de subventions sont clairement définis et que les délais estimés pour les sollicitations sont appropriés.

* Renforcer les capacités du personnel et des bénéficiaires de subventions en matière de gestion du GUC ; former le personnel à l'utilisation du manuel et des annexes.

* Définir et administrer les processus de demande de subventions (RFA/APS) et de sélection en collaboration avec le personnel technique et conformément aux procédures et politiques de Tetra Tech et de l'USAID.

* Convoquer et faciliter les sessions du Comité d'examen et d’évaluation ; documenter les discussions et la détermination des candidats retenus. S'assurer qu'il n'y a pas de conflits d'intérêts entre les membres du comité et les bénéficiaires. Informer les candidats des résultats du comité.

* Superviser toutes les exigences de diligence raisonnable préalables à l'attribution, y compris l'enquête préalable à l'attribution et l'analyse des coûts du budget. Coordonner étroitement avec le/la responsable technique sur les négociations techniques et financières, ainsi qu'avec le/la responsable Suivi, Évaluation et Apprentissage (en anglais, MEL) sur l'identification des indicateurs qui seront atteints. S'assurer que toutes les certifications sont signées, que les recherches dans la base de données sont archivées et que les enregistrements dans la base de données sont complets conformément au manuel des subventions.

* Préparer les dossiers d'attribution et de modification des subventions conformément aux politiques et procédures de gestion des subventions de Tetra Tech et de l'USAID (également définies dans le manuel des subventions).

* Surveiller et gérer les finances des subventions en coordination avec le directeur des opérations et son équipe ; assurer le paiement en temps voulu aux bénéficiaires, surveiller le total des fonds de subvention, préparer des projections et des rapports financiers précis. Soumettre des suivis de subventions mensuels au siège.

* S'assurer que tous les documents liés aux subventions (c'est-à-dire les sollicitations, les accords de subvention, les processus d'examen concurrentiel, les rapports des bénéficiaires) répondent aux normes de qualité de l'USAID et de Tetra Tech.

* Soutenir le personnel technique concerné dans son examen et son approbation des livrables techniques et des paiements correspondants. Si les livrables ne sont pas satisfaisants, travailler avec le personnel technique pour améliorer les performances et les livrables du bénéficiaire avant d'effectuer le paiement.

* Effectuer des visites sur site auprès des bénéficiaires potentiels et existants selon les besoins ; servir de personne-ressource pour les bénéficiaires sur les questions relatives aux performances, au respect des réglementations et aux rapports. Fournir un soutien au renforcement des capacités des bénéficiaires et faciliter un soutien similaire aux équipes techniques et de Suivi, Évaluation et Apprentissage pour aider à renforcer les capacités globales des bénéficiaires.

* Si nécessaire, développer des supports de formation pour former le personnel du projet aux pratiques de gestion des subventions.

* En coordination avec le responsable Suivi, Évaluation et Apprentissage (MEL), assurer une collecte et un reporting adéquats des informations sur les résultats des subventions et les indicateurs pertinents du plan MEL ; préparer et soumettre des mises à jour trimestrielles, des rapports sur les bénéficiaires au siège social pour rapport au Development Experience Clearinghouse (DEC) et l’ensemble des données à la Data Development Library (DDL).

* Soutenir le développement d'un système de gestion de l'information qui répond au programme de subventions pour stocker la documentation et faciliter les processus de flux de travail.

* Travailler en étroite collaboration avec le responsable CGP du siège social de Tetra Tech sur toutes les mises à jour/révisions du manuel de subventions approuvé par l'USAID ; rationaliser les procédures du manuel de subventions si nécessaire et former le personnel du projet sur les nouveaux systèmes.

* Clôturer les subventions conformément aux procédures et politiques du manuel de subventions.

* Accomplir d'autres tâches assignées pour soutenir les objectifs du projet.

* S’assurer que les bénéficiaires des subventions soient en conformité avec les réglementations de l’USAID sur le « safeguarding » c’est-à-dire l’ensemble de mesures de protection conçues pour garantir que les populations vulnérables soient protégées contre tout préjudice lié aux programmes financés par l'Agence, y inclus exploitation et abus sexuels (EAS), maltraitance, exploitation et négligence envers les enfants et traite des êtres humains.

* ÉDUCATION : Posséder une maîtrise ou une licence dans un domaine connexe.

* EXPERIENCE PROFESSIONNELLE : Doit avoir 5 à 10 ans d'expérience dans la gestion des subventions, y compris une connaissance pratique des règles et réglementations de l'USAID. Doit avoir 3 ans d’expérience avec les subventions sous contrat (GUC) ; les subventions sous accord de coopération n’y comptent pas.

* COMPÉTENCES : Une maitrise du pack Microsoft Office telles qu'Excel, Word, PowerPoint, etc.

* LANGUES : La maîtrise du français écrit et parlé est requise ; la maîtrise de l'anglais est un atout.

* GÉNÉRALITÉS : Expérience de travail au Sénégal est un atout.

Pour être considéré(e)s, vueillez soumettre ce qui suit :

* Lettre de motivation

* Curriculum Vitae

Veuillez indiquer où vous avez vu l’annonce de Tetra Tech IDS.

Veuillez postuler ici: https://tetratech.referrals.selectminds.com/intdev/jobs/responsable-des-subventions-pour-le-projet-wash-services-45662

 Closing date : 11 Novembre 2024