Responsable des Subventions

Job

Responsable des Subventions

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: FHI 360
Type d'organisation:ONG
Secteur: Développement

Description opportunité :

FHI 360 est une organisation à but non lucratif dédiée au développement humain qui s’engage à améliorer durablement les conditions de vie en proposant des solutions intégrées et adaptées au contexte local. Notre personnel comprend des experts dans les domaines de la santé, de l’éducation, de la nutrition, de l’environnement, du développement économique, de la jeunesse, de la recherche, de la technologie, de la communication et du marketing social, créant ainsi un ensemble unique de compétences pour relever les défis interdépendants du développement actuel. Nous recherchons actuellement des candidats qualifiés pour le poste de Responsable des Subventions pour les projets de santé EpiC et STRIDES au Sénégal.

« Meeting Targets and Maintaining Epidemic Control » (EpiC) et STRIDES sont des projets globaux financés par le Département d’État des États-Unis (DOS) et PEPFAR. Ils visent à fournir une assistance technique stratégique ainsi que des services directs afin de contribuer au contrôle de l’épidémie de VIH ; renforcer la sécurité sanitaire mondiale (GHS), notamment la riposte aux épidémies ; et améliorer les résultats en matière de santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI), de nutrition et de lutte contre le paludisme. Dans l’ensemble de ces domaines de santé, EpiC et STRIDES contribuent à renforcer la résilience des systèmes de santé en dotant les gouvernements de capacités nécessaires pour gérer, fournir et financer les services de santé de manière efficace.

Résumé du poste

Le/la responsable des subventions a pour responsabilité principale la bonne gestion des subventions des partenaires locaux de la conception des dossiers de subventions à leur clôture. Il/elle travaille en étroite collaboration avec la/les organisation(s) partenaires sur les plans programmatique, administratif, logistique et en partie financier pour concevoir, mettre en œuvre et suivre les activités liées aux subventions. Les responsabilités comprennent un soutien technique et administratif, la facilitation de la communication pour garantir une réalisation en temps opportun des objectifs et des livrables liés aux subventions dans le respect du budget, du calendrier et des résultats attendus. Il/Elle renforcera les capacités des bénéficiaires. Il/elle travaillera de concert avec les équipes techniques, suivi-évaluation et financières à Dakar et sur le terrain. Il/elle devra vérifier la conformité des subventions avec les règles et les exigences de FHI 360 et du bailleur.

Compétences et responsabilités

Mène la préparation et le lancement des appels à propositions, faciliter le processus de sélection des subventions, et participer à l’examen et la présélection des demandes de subventions par rapport aux critères d’éligibilité le cas échéant.
Appuie les partenaires sélectionnés à finaliser la conception de leurs projets, leurs budgets et leurs calendriers et la présentation des pièces administratives requises – y compris les PAT (Financial Pre-Award Assessement) – avant la signature des accords de subventions.
Définit les conditions particulières d’attribution (Special Award Conditions) et accompagner les partenaires pour leur mise en œuvre.
Prépare les dossiers de subventions de manière conforme et complète, et les soumettre au siège de FHI 360 pour revue et approbation. Sert d’intermédiaire entre les partenaires et le siège.
Forme les bénéficiaires à la gestion des subventions et au respect des règles et principes de gestion du gouvernement américain et de FHI 360.
Développe et met à jour les manuels et supports de formation relatifs aux subventions.
Définit et maintient un système de gestion efficace des subventions.
Suit, collecte et valide les livrables et les activités des partenaires (en lien avec les équipes du bureau à Dakar et sur le terrain).
Actualise le tableau de suivi des subventions. Garantir le suivi de la performance par rapport aux délais, budget, objectifs et livrables des subventions.
Assure une communication et une collaboration efficaces avec les bénéficiaires en matière de mise en œuvre, de reporting, de partage d’informations et de planification des activités.
Veille à la conformité des pratiques de gestion financière des partenaires.
Veille à la préparation, à la conformité et à la soumission dans les délais impartis des rapports financiers des subventions, conformément aux exigences en vigueur, appuie la résolution des écarts identifiés.
Appuie l’équipe financière dans la préparation des rapports financiers du projet assigné.
Superviser les modifications des subventions, y compris les révisions budgétaires liées aux nouveaux exercices, les augmentations d’engagement et les ajustements mineurs, le cas échéant.
Collabore avec le personnel de terrain pour garantir le respect des procédures de passation des marchés pour l’ensemble des achats du projet.
Contribue à la préparation d’informations sur l’état d’avancement et les résultats des subventions en vue de leur diffusion.
Promeut et diffuse les bonnes pratiques en matière de conformité, vérifie leur appropriation par les partenaires.
Produit des rapports mensuels sur l’état d’avancement et les résultats des subventions.
Conseille le Directeur Projet ainsi que le Directeur/La Directrice Finance et Administration sur toute irrégularité identifiée.
Appuie l’équipe financière dans la préparation des rapports financiers du projet assigné.
Supervise le travail du/de la Grant Officer et s’assure la qualité et de la ponctualité de ses taches.
S’assure que tous les documents relatifs aux subventions du projet assigné sont classés, sauvegarder et mis à jour sur Share Point.
S’assure de la mise à jour régulière des systèmes internes (SAT, SMT, etc.).
Apporte un appui à la gestion du pipeline financier, selon les besoins.
Veille à la bonne coordination entre les fonctions Grants et Finance, dans le respect des échéances.
Apporte un appui aux demandes d’audit et de conformité interne (OCIA), notamment en matière de subventions.
Exécute toute autre tâche assignée par la hiérarchie pour assurer le bon fonctionnement du bureau.

Profil recherché :

Formation et expérience

Licence en finance et comptabilité, en administration des affaires, sciences économiques, commerce international ou tout autre diplôme équivalent.
Minimum 5 ans d’expérience professionnelle avérée en gestion financière de projet, y compris dans la gestion de subventions et de sous-contrats.
Minimum 4 ans d’expérience professionnelle en lien avec les structures du gouvernement, les organisations de la société civile et les organisations internationales.
Bonnes connaissances et expérience démontrée dans l’application des règles et règlements en matière de finances et d’achats.
L’excellente connaissance des règles et réglementations du gouvernement Américain est un atout.
La maitrise de l’anglais est un atout.
Très bonne compétence en communication et relations interpersonnelles.
Maîtrise de la gestion budgétaire et de la conformité.
Excellentes compétences en rédaction de rapports, analyse financière, évaluation des risques.
Capable de travailler avec un minimum de supervision
Rigueur, sens du détail et intégrité professionnelle.
Autonomie et capacité à prioriser.

Encadrement hiérarchique

Relève du Directeur/de la Directrice Finance et Administration.
Supervise un(e) chargé(e) de Subventions.

Exigences physiques habituelles

Environnement de bureau classique.
Capacité à passer de longues heures devant un écran d’ordinateur et à effectuer des tâches répétitives au clavier.
Capacité à rester assis et debout pendant de longues périodes.

Technologies à utiliser

Ordinateur personnel, Microsoft Office 365 (c’est-à-dire Word, Excel, PowerPoint, Skype/TEAMS, messagerie électronique), téléphone de bureau, téléphone portable et imprimante/photocopieuse.

Déplacements