Responsable des Opérations Clients Projets

Job

Gérer son équipe (N-1)

Assurer la coordination et la communication au sein de l’équipe ;
Maintenir et développer la compétence des collaborateurs ;
Gérer les absences et les congés ;
S’assurer d’une bonne passation de dossiers en cas de mouvement au sein de l’équipe
Signaler les besoins en ressources au responsable des solutions logistiques

Animer la relation client opérationnelle

Analyser la documentation transmise par les clients ;
Réclamer au client la documentation manquante et des instructions précises aux travers d’un ordre de transit obligatoire avant tout traitement de dossiers ;
Informer le client de l’avancement de ses dossiers et l’alerter en cas de problème opérationnel (potentiel ou avéré) ;
Contrôler le plafond du client et demander le règlement des factures échues pour éviter les blocages système et les retards de traitement.
Pour les clients comptants, envoyer une proforma et exiger le règlement en espèces ou chèque certifié avant tout traitement.

Piloter le traitement des dossiers

Contrôler la recevabilité des documents et faire ouvrir des dossiers ;
Valider les dossiers ouverts dans SPOT ;
Ventiler les dossiers à traiter au sein de l’équipe ;
Contrôler l’avancement des dossiers et s’assurer que les actions à mener par étape sont bien respectées ;
Mettre en place toutes les actions nécessaires afin d’améliorer la qualité et/ou la vitesse de traitement des dossiers (processus, ressource additionnelle, équipements informatiques…)
Assister les opérateurs et les autres membres de l’équipe en cas de problème opérationnel
S’assurer de l’exhaustivité des saisies dans SPOT
Contrôler la complétude des dossiers
Archiver les dossiers (électroniquement et physiquement) après facturation

S’assurer que les opérations sont réalisées dans l’enveloppe prévue (lors de la cotation) de marge brute et de débours

Obtenir et connaître parfaitement les cotations relatives aux opérations en cours ;
Sélectionner les moyens les plus adaptés aux opérations à réaliser, dans le respect de la cotation validée par le client (préférences) ;
Contrôler les débours de chaque dossier
Alerter/ Informer le client quand des frais supplémentaires (technicité, rentabilité) doivent être engagés et ne sont pas couverts par la cotation validée par le client

Alerter/Informer le Management

Alerter l’encadrement en cas de problème opérationnel significatif (impact important sur la qualité de service, sur la facturation, clients critiques…)
Informer l’encadrement de toutes informations pertinentes au regard de l’activité ou de l’environnement
Identifier et communiquer sur tout dysfonctionnement rencontré lors de l’exécution des opérations, que ce soit ou non dans le périmètre de responsabilité propre
Effectuer toute tâche connexe à la demande de son supérieur hiérarchique.

Diplôme minimum Bac+3 ou validation des acquis en gestion, Transport Logistique, Commerce international ou équivalent ;
Avoir la maitrise de l’outil informatique (bureautique, Echange de données informatiques, ou validation des acquis en gestion, négociation ; …
Avoir une bonne connaissance de nos outils métiers (Spot ; GAINDE ;
La pratique d’une ou plusieurs langue(s) étrangère(s), en particulier l’anglais, est souhaitable ;
Maîtrise des Applications usuelles de travail et spécifiques au Groupe, (……, …) ;
Aptitudes relationnelles ;
Bonne communication avec les autres services et clientèle ;
Sens de l’organisation ;
Avoir une expérience de 3 à 4 dans l’exploitation
Être rigoureux et concentré.