Principales responsabilités

Le Responsable Administratif et Financier du projet assurera la gestion administrative et financière. Il rend compte quotidiennement au Coordonnateur du Programme Marin et Côtier. Il est également placé sous la supervision fonctionnelle du Responsable Régional des Finances et de l'Administration du PACO.

Il sera chargé du suivi des dépenses du projet, de la rédaction et de l'analyse des rapports financiers, de la préparation des audits et devra collaborer à la rédaction du manuel de procédures du projet. Il devra s'assurer de la conformité de la gestion financière, comptable et administrative des projets avec les lois en vigueur, les manuels de procédures des projets, les procédures des donateurs et avec les procédures de l'UICN. En collaboration avec les comptables des institutions partenaires, il assurera un suivi rigoureux des budgets qui seront accordés aux acteurs locaux.

Il/elle doit maintenir les flux de travail dans le système ERP en ligne en surveillant les processus et les procédures, et par le biais d'un contact direct et virtuel avec le personnel national et régional clé de l'UICN.

Tâches spécifiques

Comptabilité et finances :

• Vérifier les pièces justificatives soumises et préparer les documents comptables.
• Préparer les paiements et les mettre dans le circuit de signature.
• Tenir la comptabilité du projet dans NAV.
• Classer les documents de manière ordonnée et rigoureuse sous forme papier et électronique.
• Assurer la facturation mensuelle des coûts de mise en œuvre du projet.
• Effectuer l'analyse mensuelle de tous les comptes du bilan.
• Assister le comptable régional dans les rapprochements bancaires mensuels.
Trésorerie
• Consulter toutes les parties prenantes pour estimer les besoins trimestriels et annuels.
• Préparer les données pour la collecte de fonds auprès du siège et des donateurs

Budget

• En coordination avec les chefs de projet :
- Préparer les budgets annuels des projets ;
- Préparer la revue de mi-année ;
• Administrer et mettre à jour les budgets dans le portail du projet et NAV.

Contrats et partenaires

• Aider à la préparation des dossiers nécessaires pour engager les dépenses.
• Aider à la préparation et à la révision de tous les contrats et les examiner, avant leur signature par les responsables hiérarchiques.
• Aider à la formation du personnel des partenaires et des acteurs de terrain, si nécessaire, pour assurer la conformité de leur gestion avec les règles administratives et financières de l'UICN et de l'UE.
• Vérifier les rapports financiers et les pièces justificatives soumis par les partenaires et les consultants.
• Tenir à jour les dossiers des contrats avec les donateurs, les partenaires et les consultants.
• Créer des sous-attributions dans NAV.

Audit

• Organiser et suivre la mise en œuvre des missions d'audit interne et externe.
• Préparer les termes de référence et les contrats pour les audits externes et les soumettre pour approbation aux responsables.
• Assurer la liaison avec les auditeurs pour assurer le suivi des questions d'audit/lettres de gestion et contribuer à la mise en œuvre des recommandations des auditeurs.
Contrôles internes
• Contribuer à l'amélioration du système et des procédures de contrôle interne.

Rapports et suivi

• Préparer les états et rapports administratifs et financiers des projets.
• Effectuer les analyses mensuelles et annuelles et le suivi de la situation financière de chaque projet selon le budget approuvé. Discuter des problèmes rencontrés et des problèmes potentiels avec le coordonnateur de projet, le responsable régional des finances et de l'administration et les partenaires.

Administration/logistique

• Participer à l'organisation de l'inventaire annuel des actifs du projet.
• Assurer l'établissement et la mise à jour régulière des fiches de suivi des immobilisations, des documents douaniers et techniques ; et le contrôle de l'utilisation et des éventuelles ventes, mise au rebut ou transferts d'immobilisations à d'autres bureaux ou partenaires ;
• Assurer la mise en place et l'utilisation efficace d'un système de classement et d'archivage.
• En collaboration avec le responsable administratif du bureau régional, acheter des biens et des services selon les procédures en vigueur pour la demande, l'examen et l'approbation de la révision des devis et la préparation des bons de commande ou des contrats ;
• Fournir une assistance en termes d'organisation de voyages et d'organisation d'ateliers, de formations et de séminaires ;
• Effectuer d’autres tâches qui peuvent être assignées de temps à autre.

 Être titulaire d’un diplôme universitaire de niveau Bac+4 minimum avec spécialisation en comptabilité, finance ou gestion.

• Au moins huit (8) années d’expérience professionnelle en gestion administrative et financière de projets de développement.

• Expérience avérée dans la gestion de projets financés par l’UE ou des Banques de Développement.

• Maîtrise des logiciels bureautiques standards (notamment MS Office) et du logiciel de comptabilité ERP NAV Vision.

• Excellente communication verbale et écrite en portugais et en français. Une bonne connaissance de l’anglais est une valeur ajoutée.

• Expérience de travail en équipe dans un contexte multiculturel et/ou multilingue, si possible dans une ONG, Nations Unies ou des projets de développement.

• L’honnêteté et la rigueur sont absolument indispensables.

• Bonnes compétences interpersonnelles : courtoisie, patience, diplomatie, aptitudes à la négociation ;

• Capacité de travail flexible, capable de travailler en dehors des heures de bureau.

• Capacité à voyager régulièrement.

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : https://hrms.iucn.org/iresy/index.cfm?event=vac.show&vacId=11053&lang=en

 Date de clôture : 17 Septembre 2024