L’IFC, membre du Groupe de la Banque mondiale, est la plus grande institution de développement mondiale axée sur le secteur privé dans les marchés émergents. Nous intervenons dans plus de 100 pays, en utilisant notre capital, notre expertise et notre influence pour créer des marchés et des opportunités. Notre mission est de tirer parti du pouvoir du secteur privé pour mettre fin à l’extrême pauvreté et favoriser une prospérité partagée sur une planète vivable. Pour plus d’informations, visitez www.ifc.org.

La Société Financière Internationale (IFC), la branche du secteur privé du Groupe de la Banque mondiale, à Dakar, au Sénégal, cherche à recruter un candidat dynamique, extraverti, organisé et dûment qualifié pour occuper le poste de réceptionniste.

Fonctions et responsabilités :

Réception et soutien administratif de bureau 

• Fournir un service téléphonique de haute qualité (le standard) – répondre aux demandes de renseignements, prendre des messages téléphoniques précis et s’assurer qu’ils sont acheminés en temps opportun au destinataire prévu et de manière efficace, agréable et effective.

• Recevoir la correspondance, les documents, les papiers, les messages, les journaux et les magazines arrivant à la réception et effectuer les tâches nécessaires à leur bonne livraison/transmission aux membres du personnel, à la salle d'archives ou à toute autre zone désignée du bureau.

• Réception/expédition de la valise diplomatique, tenue des registres appropriés. Suivi des entrées du formulaire de demande de valise diplomatique, établissement et soumission des rapports mensuels de valise diplomatique à l'unité administrative.

• Rédiger des lettres et des réponses courantes en fonction d’instructions générales.

• Identifier et admettre tous les visiteurs arrivant à la réception et fournir un soutien et des directives si nécessaire. 

• Tenir à jour une liste de contacts (cellulaire, téléphone fixe) et la distribuer mensuellement.

• Mise à jour quotidienne de la liste du personnel des missions de visite

• Assiste les clients internes et externes avec des demandes générales et/ou fournit des conseils.

• Soutient la coordination logistique des conférences, ateliers, retraites, événements d’apprentissage, envoie des invitations aux participants et assure le suivi de la confirmation de présence si nécessaire.

• Maintenir à jour une base de données des responsables gouvernementaux, des donateurs, des agences des Nations Unies, des organisations non gouvernementales, des fournisseurs et d’autres institutions et personnes régulièrement associées au travail du bureau de pays.

• Assurer une apparence propre et ordonnée de la réception et de la zone d’attente.

• Gérer les horaires de congés/formations/missions en utilisant des compétences de base en matière de clavier et de traitement de texte, et les diffuser chaque semaine au personnel de l'équipe de pays.

• Gérer les voitures et la flotte du bureau et coordonner les horaires des conducteurs.

• Gardez le contrôle de la mission de visite et assurez-vous que l'assistant d'équipe (TA) et l'assistant exécutif (EA) appropriés sont au courant de la mission/visite.

• Fournir un soutien administratif général selon les besoins et les tâches assignées pour assurer le bon fonctionnement du bureau de pays.

• Procéder aux autorisations gouvernementales, licences, inspections, immatriculations et assurances nécessaires conformément aux réglementations locales. Gérer les processus de visas, les dédouanements, les questions fiscales et autres questions administratives ou de personnel liées au gouvernement. Coordonner avec le ministère des Affaires étrangères toutes les questions de protocole (notamment les voitures des bureaux diplomatiques, les dispositions requises pour les visiteurs de haut niveau ; les documents de résidence ; les demandes de visa ; l'importation de véhicules).  

• Aider à l’embauche et à la gestion du personnel de soutien temporaire local.

• Maintenir diverses directives et rapports administratifs et de sécurité internes. 

• L'OA travaillera en étroite collaboration avec le personnel de gestion des ressources et d'administration de la BIRD sur plusieurs processus relatifs aux bâtiments/installations et aux questions administratives relatives à la colocalisation des bureaux de l'IFC et de la BIRD.

• Fournir un soutien de secours aux autres membres du personnel de l’ACS, selon les besoins.

 

 

 

• Diplôme d'études secondaires, avec un minimum de 2 ans d'expérience en tant que réceptionniste

• Capacité à prendre des initiatives et à gérer la réception avec des compétences professionnelles louables.

• Excellentes compétences interpersonnelles pour interagir efficacement avec une gamme de contacts internes et externes et gérer efficacement diverses situations qui nécessitent un bon jugement, du tact et de la diplomatie.

• Capacité avérée à travailler efficacement dans un environnement multiculturel axé sur le travail d’équipe et à fonctionner en tant que membre efficace d’une équipe.

• Excellente attitude face au travail dans un environnement en constante évolution.

• Solides compétences en communication écrite et verbale pour préparer/rédiger des communications et assurer la qualité des résultats écrits.

• Capacité à prioriser le travail, à gérer plusieurs tâches simultanément et à répartir le temps efficacement.

• Maîtrise de l’utilisation des applications informatiques de base ; la connaissance des politiques et procédures de la Banque serait un avantage mais pas une exigence.

• Capacité démontrée à produire un travail de haute qualité sous pression.

 

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : https://worldbankgroup.csod.com/ats/careersite/JobDetails.aspx?site=1&id=29421&source=LinkedIn

 

Date de clôture : 02 Octobre 2024.