L’ONG RAES a désormais un portefeuille important de partenaires à qui elle distribue des subventions pour le déploiement de projets au niveau de leur pays d’intervention. Dans la perspective de mettre en place un plan de développement et d'accompagnement dynamique et supportif pour ces partenaires, l’ONG RAES souhaite recruter un gestionnaire des subventions. Ce poste sera intégré dans le pôle programme et aura pour mission de mettre en place une stratégie efficace pour accompagner les phases de recherche, de diagnostic, de contractualisation et de reporting des partenaires de mise en œuvre de l’ONG RAES. Il aura à sa charge le suivi de l’exécution des subventions d’une base d’environ 60 partenaires.
Mission
Le gestionnaire de subvention aura pour principales tâches :
- Développer et coordonner une stratégie, procédure et politique pour la gestion des subventions au RAES : workflow pour l’identification des partenaires jusqu’à leur contractualisation et accompagnement technique ;
- Produire un kit comprenant les outils à utiliser pour la sélection des partenaires et leur notation : Termes de référence, grille de conduite des phases de due diligence et liste des recommandations à appliquer
- Assurer la communication avec les partenaires pour enclencher et suivre le processus d’évaluation et de contractualisation ;
- Vérifier les dossiers de proposition de projet et s’assurer de leur conformité et de leur complétude ;
- Effectue les diligences pour la clôture des dossiers de subventions et procède aux différentes notifications internes et externes ;
- Organise les formations pour familiariser les partenaires aux procédures et directives de l’ONG RAES;
- Reçoit et analyse la conformité des dossiers de reporting et les transmets aux équipes internes ;
- Met en place une chaîne de communication interne avec les collègues et externe avec les partenaires ;
- Développe des outils de suivi des exigences des bailleurs en termes de reporting, finance et gestion de projet existent et assure leur mise à jour régulière ;
- Effectue une veille sur la conformité avec les règlements des bailleurs de fonds et dispose d’une compréhension approfondie et large des politiques, règlements et procédures des bailleurs de l’ONG RAES ;
- Identifie les risques par rapport à la conformité de manière proactive et fournit des conseils aux partenaires qui reçoivent les subventions et au personnel de l’ONG RAES ;
- Met en place ou actualise le système de gestion des informations et de classement de tous les documents contractuels relatifs aux relations avec les partenaires : rapports, correspondances etc. et assure leur tenue de manière appropriée dans les archives des bureaux de l’ONG RAES.