Directrice exécutive

Job

Directrice exécutive

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU Femmes
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Genre

Description opportunité :

Rattaché au Représentant du Sénégal, l'associé exécutif est chargé de fournir divers types de soutien administratif exécutif au Représentant du Sénégal d'ONU Femmes, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du bureau de pays, de gérer le flux efficace d'informations et de communications afin de garantir une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais établis.

Fonctions et responsabilités clés

1- Fournir un soutien exécutif à la Représentante Pays d'ONU Femmes Sénégal :

Gérer l’agenda du Représentant de pays d’ONU Femmes, ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
Organiser le voyage, l’hébergement à l’hôtel et toute autre forme de logistique pour la Représentante de pays d’ONU Femmes ;
Tenir à jour la liste des contacts du CO ; mettre à jour les listes de diffusion électronique ;
Répondre et filtrer les appels du Représentant du Pays avec tact et discrétion ;
Gérer les dossiers administratifs relatifs aux déplacements et aux rapports de mission du Représentant Pays ;
Rechercher des dossiers, collecter des informations et organiser le matériel pour répondre aux demandes du Représentant du Pays.

2- Fournir un soutien administratif à la Représentante Pays d'ONU Femmes Sénégal :

Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
Organiser et participer à des réunions et événements, rédiger des procès-verbaux et des résumés ;
Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint pour le représentant du pays/directeur régional pour les réunions, les missions et autres événements clés ;
Organiser et surveiller le système de classement du bureau;
Assurer le suivi auprès du représentant du pays concernant les délais et les engagements.

3- Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l'information au CO :

Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le bureau du Représentant de pays d’ONU Femmes et d’autres unités au sein ou en dehors d’ONU Femmes ;
Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance vers et depuis le bureau du représentant de pays d’ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le représentant de pays informé ;
Répondre et/ou orienter les demandes de renseignements vers les unités appropriées pour une action/réponse rapide ;
Préparer la correspondance courante et les circulaires interservices ; examiner les documents et les rapports pour s'assurer que l'orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
Maintenir et organiser à jour les fichiers papier et électroniques pour un accès et une récupération faciles ; assurer la conservation des documents confidentiels ;
Aider à la préparation et à la finalisation de traductions informelles ; agir comme interprète si nécessaire.

4- Fournir un soutien administratif général et opérationnel au bureau local, conformément aux règles, réglementations, politiques et stratégies d'ONU Femmes :

Organiser les expéditions, les formalités de dédouanement et préparer les documents pour les expéditions d’ONU Femmes (reçues/envoyées) ;
Organiser les réservations de voyages et d'hôtels, préparer les autorisations de voyage, traiter les demandes de visas et d'indemnités journalières de subsistance (DSA), de cartes d'identité et d'autres documents ;
Fournir un soutien administratif aux conférences, ateliers, retraites;
Fournir un soutien administratif à l’entretien des locaux et des services communs, selon les besoins ;
Maintenir un système de classement garantissant la conservation des documents confidentiels, si nécessaire.

5- Coordonner et organiser les processus de gestion des actifs et d’approvisionnement :

Surveiller et entretenir les fournitures de bureau, y compris la tenue de la liste des stocks de papeterie, la distribution de la papeterie et la tenue d'un journal de distribution ;
Coordonner la gestion des actifs au bureau, préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock ;
Fournir des contributions à la préparation des plans d’approvisionnement du bureau et suivre leur mise en œuvre ;
Produire des rapports relatifs aux achats, effectuer des recherches et rédiger des réponses aux demandes de renseignements ;
Examiner les demandes d’approvisionnement et lancer les procédures d’approvisionnement pour les équipements, fournitures et services de bureau et de projet ;
Organiser les activités et les processus d’approvisionnement, y compris la préparation et la conduite des demandes de devis, des appels d’offres ou des demandes de propositions, l’ouverture et l’évaluation des offres ;
Coordonner les négociations contractuelles, préparer la demande d’attribution de contrat pour examen et approbation par les autorités compétentes, selon les besoins ;
Préparez les bons de commande (PO) et les contrats dans et hors du système Quantum, créez des profils de fournisseurs dans le système Quantum :
Examiner les processus d’approvisionnement menés par les projets ; soumissions au Comité d’examen des achats.

6- Apporter un appui aux activités de relations extérieures du Bureau de la Représentante de l'ONU Femmes au Sénégal :

Faciliter l’interaction du Représentant du pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et collègues des bureaux partenaires ;
Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs ;
Assurer le respect du protocole, recevoir les visiteurs/fonctionnaires de haut rang, coordonner les dispositions logistiques liées aux visites.

7- Contribuer à la construction et au partage des connaissances :

Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et d’autres bureaux/sièges ;
Développer et partager des connaissances et des expériences liées au soutien administratif et opérationnel.

8- Le titulaire s’acquitte d’autres tâches relevant de son profil fonctionnel, jugées nécessaires au fonctionnement efficace du Bureau et de l’Organisation.

Profil recherché :

Éducation et certification :

Un diplôme d’études secondaires est requis.
Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.

Expérience:

Au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en matière d’administration, de secrétariat ou de programme.
Expérience dans l'utilisation d'applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et les systèmes de gestion basés sur le Web ; est requise
Une expérience dans l'utilisation d'un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable .

Langues :

La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Comment postuler ? :

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien :

https://estm.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_1001/job/24088

Postuler avant le 04/03/2025

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