En tant que membre à part entière de l'Unité de gestion des fonds à Dakar, au Sénégal, la personne soutiendra les fonctions globales de gestion des subventions, de conformité et de partenariat du Fonds régional du Sahel hébergé par la RDC. Elle fournira des conseils à nos partenaires et coopérera avec les collègues concernés et les parties externes selon les besoins. Pour plus d'informations sur le SRF (Fonds régional du Sahel) et ses fonctions, veuillez visiter notre site Web www.sahelregionalfund.org .

Fonctions et responsabilités

Responsabilités:

a. Processus de demande de subvention des partenaires :

• Développer et gérer les processus de demande de subvention, y compris les lignes directrices, les modèles de subventions, les échéanciers et les critères d’évaluation liés à la conformité interne et externe et à la gestion des risques.
• Veiller à ce que les candidatures de tous les partenaires soient soumises à temps et répondent aux exigences spécifiques de l'appel à propositions/de la manifestation d'intérêt.
• Coordonner l'administration des processus de vérification et de due diligence préalables à l'attribution avec tous les partenaires du SRF
• Mener le processus de diligence raisonnable et l'évaluation des capacités des partenaires en matière de conformité interne et externe et de gestion des risques.
• Diriger la préparation administrative des subventions et des accords de partenariat nécessaires ainsi que de toute modification de ceux-ci.
• Diriger des réunions d’information de partenaires sélectionnés sur des questions liées aux manuels d’exploitation du SRF et aux exigences générales de conformité.
• Soutenir le processus d’évaluation des capacités du partenariat

b. Développement de la gestion des subventions

• Diriger le développement et le déploiement du système de gestion des subventions et des processus associés.
• Prendre l'initiative de mettre à jour régulièrement (selon les besoins) le manuel d'exploitation du SRF sur la gestion des subventions, sous la supervision et sous réserve de l'approbation finale du responsable des finances et des opérations et du directeur du fonds.
• Assurer la vérification de la conformité avec les conditions de subvention et le manuel d'exploitation du SRF dans la communication avec les partenaires
• Soutenir la mise à jour du registre des risques et du tableau de bord du SRF pour les risques résiduels élevés et très élevés et tout risque évoluant vers le haut dans cette catégorie.

c. Partenariats quotidiens, gestion des subventions et support technique administratif

• Assurer le téléchargement/la sauvegarde appropriée de tous les documents liés aux subventions sur SP et/ou dans le système GMS développé
• Coordonner avec les bénéficiaires de subventions pour suivre les progrès et garantir que les fonds sont utilisés conformément aux conditions de subvention et au manuel d'exploitation du SRF.
• Coordonner l'équipe de gestion du fonds pour planifier et aider à organiser les réunions d'examen des subventions, des programmes et des partenaires.
• Assurer le suivi de la mise en œuvre des points d’action convenus lors de ces réunions et documentés lors du processus d’examen et de rétroaction des rapports.
• En étroite coordination avec le gestionnaire du Fonds SRF concerné au niveau du pays, tenir des registres détaillés de toutes les subventions, y compris les demandes, les approbations, les refus, les rapports, les lettres de commentaires et autres documents connexes.
• Mettre à jour les informations sur les subventions, y compris le téléchargement de la documentation pertinente dans Dynamics et le système de gestion des subventions SRF.
• Soutenir la gestion des versements en veillant à ce que les demandes de paiement soient soumises en temps opportun, conformément au calendrier des versements dans Dynamics, et en soutenant le suivi des versements non affectés ou non réglés.
• Soumettre les risques liés aux subventions et à la gestion des contrats au responsable des finances et des opérations et au directeur du fonds et fournir des contributions dans le traitement des cas.
• Coordonner les processus d’examen et de rétroaction des rapports narratifs et financiers aux partenaires du SRF.
• Examiner le plan d’approvisionnement des partenaires, le registre des risques, les plans de renforcement des capacités et les plans de dotation en personnel pour chaque projet et signaler les écarts au gestionnaire de fonds et au responsable des finances et des opérations.
• Diriger la coordination de la soumission des rapports financiers et narratifs sur l’avancement des projets financés par des subventions et la gestion globale des fonds afin de garantir des rapports de haute qualité, bien rédigés et opportuns.
• Contacter les représentants des donateurs en cas de besoin et maintenir une communication professionnelle.
• Diriger le processus de demande de modifications et assurer la conformité concernant les extensions (sans) frais, les modifications, les compléments et les réaffectations demandés par les bénéficiaires du SRF.
• Renforcement des capacités : Veiller à ce que des formations soient mises à disposition du personnel des partenaires sur les questions liées à la gestion des subventions, y compris la rédaction des rapports de subvention et les questions de conformité des donateurs, selon les besoins.
• Faciliter la communication interdépartementale impliquée dans la supervision des projets de subvention, selon les besoins.
• Documenter et assurer un remplissage adéquat des notes pour les dossiers et les dérogations (y compris les formulaires e-CT).
• Veiller à ce que les produits de communication et de plaidoyer soient conformes aux exigences des donateurs et du SRF.

Lorsque cela est possible, le coordonnateur de la gestion des subventions peut être amené à effectuer d’autres tâches demandées par le responsable des finances et des opérations ou par le directeur du fonds SRF.

Langues :

• Anglais – maîtrise parfaite, à l’oral et à l’écrit
• Français – maîtrise parfaite, à l’oral et à l’écrit

Obligatoire:

• Au moins 5 années d'expérience professionnelle pertinente dans un poste lié à la gestion des subventions auprès d'une ONG/ONG internationale ou au sein de structures donatrices
• Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que le FCDO, l'UE, ECHO, l'USAID, le BHA, le HCR et d'autres agences des Nations Unies
• Connaissance des règles et réglementations des donateurs
• Capacité démontrée à hiérarchiser des charges de travail importantes, à respecter systématiquement les délais et à s'adapter dans un environnement de travail complexe et exigeant
• Capacité à travailler efficacement et de manière efficiente, de manière autonome et en équipe

Souhaitable:

• Expérience antérieure de travail dans une mission en RDC
• Expérience préalable de travail avec Dynamics ou un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
• Connaissance de base de Power Apps ou expérience du développement de systèmes de subventions internes
• Expérience antérieure de travail avec des partenaires locaux
• Expérience antérieure dans la région du Sahel

Éducation:

• Diplôme universitaire en sciences politiques, développement international, économie, administration des affaires ou autre domaine pertinent
• Tout certificat professionnel dans le cadre général des subventions ou des coopérations partenariales démontrant un intérêt pour le domaine serait un avantage

Tous les candidats doivent envoyer une lettre de motivation et un CV actualisé (pas plus de quatre pages) sur le site Web du DRC. Les deux doivent être rédigés en anglais.

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1036&ProjectId=172213&DepartmentId=19015&MediaId=5

Date de clôture : 21 octobre 2024