Chauffeur, Commis au protocole et à la logistique

Job

Chauffeur, Commis au protocole et à la logistique

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: PNUD
Type d'organisation:Agence des Nations-Unies
Secteur: Développement

Description opportunité :

Objectif du Poste

Sous la direction du Représentant Résident Adjoint/Opérations, la supervision directe du Spécialiste aux Achats/Administration, le/la Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique soutient les Bureaux du PNUD au Sénégal dans la fourniture de services rapides aux clients et favorise une approche collaborative, centrée sur le client, de qualité et orientée vers les résultats dans la prestation des services liées notamment au Protocol et à la logistique. Il/Elle fournit des services de conduite fiables et sûrs au Représentant Résident du PNUD, à d’autres responsables du SNU ainsi qu’aux visiteurs de haut rang, garantissant les plus hauts standards de discrétion et d’intégrité, le sens des responsabilités. Il soutient également l’Unité des opérations dans les collaborations avec d’autres agences de l’ONU en matière de protocole et de soutien aux visas, pour assurer une prestation de services cohérente.

Le/la Chauffeur, Commis au Protocole et à la Logistique est chargé de fournir des services de transport sûrs, ponctuels et fiables, de gérer les dispositions protocolaires et d’apporter son soutien aux tâches logistiques et administratives au sein du bureau de pays et du Hub sous régional. Cela comprend la liaison avec les parties prenantes pour le dédouanement des marchandises, la tenue des registres relatifs aux véhicules et à la logistique, ainsi que le soutien administratif à l’unité des achats et de l’administration.

Il/Elle fait partie intégrante du département des achats et de l’administration et contribue à l’efficacité opérationnelle globale du bureau de pays et du bureau sous régional du PNUD au Sénégal. Ce poste garantit des services de transport fiables et sûrs, une logistique efficace et un soutien en matière de protocole afin de faciliter le bon déroulement des projets et des missions du PNUD. Le/La titulaire du poste sera chargé(e) de maintenir des normes élevées en matière de prestation de services, de respecter les règles, règlements et normes du PNUD, tout en favorisant des relations professionnelles et collaboratives au sein de l’organisation.

Le PNUD adopte une approche par portefeuille pour s’adapter à l’évolution des besoins opérationnels et tirer parti des liens entre les interventions afin d’atteindre ses objectifs stratégiques. Cette approche reconnaît la nature interdépendante des risques et des crises de développement auxquels le monde est confronté et qui exigent la constitution d’équipes multidisciplinaires pour une réponse intégrée et systémique. Par conséquent, le personnel du PNUD est appelé à travailler sur des questions, des unités, des fonctions, des équipes et des projets variés au sein d’équipes multidisciplinaires afin de renforcer et de faciliter la collaboration horizontale.

Missions Principales et Responsabilités

Fournir des services de transport fiables et sûrs, principalement à l’aide des véhicules de service, au Représentant résident ainsi qu’aux autres fonctionnaires et visiteurs des Nations Unies

Assurer le transport du représentant résident / Manager du Hub sous régional ou d’autres visiteurs ou fonctionnaires des Nations Unies, en respectant les protocoles en vigueur
Accueillir le personnel officiel et les visiteurs à l’aéroport et les aider à régler les formalités de visa et de douane si nécessaire
Conduire de manière sûre et sécurisée, conformément aux normes du PNUD et au code de la route local, Être responsable de la sécurité du transport du personnel du PNUD en toute circonstance
Réaliser l’entretien quotidien du véhicule attribué, vérifier l’huile, l’eau, la batterie, les freins, les pneus, etc., effectuer des réparations mineures et organiser d’autres réparations, l’entretien régulier et assurer le bon fonctionnement et la propreté du véhicule, enregistrer les déplacements officiels, le kilométrage quotidien, les consommations d’essence, les vidanges d’huile, les graissages, etc.
Assurer la ponctualité et maintenir le véhicule en parfait état de fonctionnement, y compris le nettoyage intérieur et extérieur, les vérifications régulières et la planification des entretiens ;
S’assurer que les règles du PNUD sont respectées en cas d’implication dans un accident.

Assurer un soutien efficace en matière de protocole et de logistique :

Contribuer à l’organisation des dispositions protocolaires pour les visites officielles et les événements, en coordination avec les services concernés.
Élaborer des briefs et mener des débriefings pour le personnel international des agences du PNUD et des Agences sœurs, en offrant des conseils personnalisés et un soutien administratif pour traiter des questions spécifiques liées au protocole
Fournir les directives et les appuis nécessaires sur les questions d’obtention des visas, cartes diplomatiques et de permis de séjour au Sénégal et Aider au traitement des visas et cartes diplomatiques auprès du ministère des Affaires étrangères, des ambassades, etc. obtenir les autorisations de voyage en dehors du lieu d’affectation, aider le personnel dans les enquêtes sur les taxes douanières si nécessaire.
Coordonner le dédouanement des marchandises en préparant les documents administratifs et en assurant le suivi auprès des douanes et des autorités nationales afin de garantir la mainlevée des marchandises dans les délais impartis.
Gérer la logistique relative au chargement et au déchargement des marchandises, en veillant à la bonne tenue des registres et au respect des politiques du PNUD

Fournir les services efficaces en matière administratives :

Distribuer et collecter le courrier et les documents, et assumer d’autres tâches de messagerie
Gestion et traitement du Pouch
Assister l’équipe chargée des achats et de l’administration dans les tâches administratives, notamment le classement, la photocopie et la saisie de données, selon les besoins.
Tenir à jour les dossiers et registres relatifs aux activités logistiques et protocolaires à des fins d’audit et de reporting.
Prendre toutes les mesures immédiates requises par les règles, les règlements et la législation, et veiller au respect des normes et à la communication d’informations
Veiller au respect des règles, des règlements et des normes de contrôle interne du PNUD dans toutes les activités liées à la conduite, au protocole et à la logistique.
Préparer et soumettre en temps voulu des rapports sur l’utilisation des véhicules, la consommation de carburant et les activités logistiques au supérieur hiérarchique compétent.
Surveiller et faire respecter les normes de sûreté et de sécurité conformément aux politiques du PNUD.
Maintenir la confidentialité des informations sensibles liées aux déplacements et aux conversations. et agir en tant que staff du PNUD lors des déplacements, en faisant preuve de courtoisie et de professionnalisme.
Les tâches supplémentaires peuvent inclure l’aide à la gestion des valises diplomatiques, aux achats, à l’organisation d’ateliers et à d’autres tâches administratives

Soutien à la gestion des connaissances

Identifier, synthétiser et documenter les bonnes pratiques et les enseignements tirés du projet et des partenaires de mise en œuvre
Accomplir d’autres tâches relevant du profil de poste du titulaire, telles qu’elles lui sont confiées et jugées nécessaires au bon fonctionnement du bureau et de l’Organisation

Supervisory/Managerial Responsibilities: Supervise l’équipe des Chauffeurs ainsi que le parc automobile

Profil recherché :

Education

Une Education Secondaire est requise. Ou
Un Diplôme Universitaire (Licence) Administration des Affaires, Administration Publique, Sciences Sociales, Gestion, Finance ou équivalent sera dument pris en considération, mais n’est pas un requis.
Une formation professionnelle complémentaire ou une certification dans les domaines de la conduite, de l’entretien des véhicules, du protocole ou de la logistique est souhaitable.
Permis de conduire requis.
Experience, connaissance et compétences
Au minimum 4 ans (avec une formation secondaire) ou 1 an (avec un diplôme de Licence) d’expérience à des postes à responsabilités croissantes dans les domaines de la conduite, de la logistique et du soutien administratif.
Expérience et bonne connaissance des règles de sécurité routière, de l’entretien des véhicules et des normes protocolaires est souhaitable
Avéré(e) capacité à préparer et à gérer les documents logistiques et à assurer la correspondance avec les autorités nationales pour le dédouanement des marchandises est souhaitable
Expérience et connaissance des règles, des règlements et des processus de contrôle interne du PNUD constitue un atout est souhaitable
Connaissances de base en informatique et maîtrise des logiciels bureautiques courants (MS Word, Excel, etc.), ainsi que capacité à utiliser des systèmes de gestion en ligne et des outils électroniques de journalisation, de gestion de fichiers et/ou de planification est souhaitable
Expérience et La connaissance des protocoles et des exigences en matière de sécurité constitue un atout.

Exigences linguistiques

La maîtrise du français est requise
Connaissance d’une langue locale est un atout, (wolof, diola, peul, sérére, etc.)

Compétences attendues

Compétences fondamentales : la liste complète des compétences fondamentales du PNUD est disponible.

Obtenir des résultats NIVEAU 2 : Développer les solutions et simplifier les processus, équilibrer la vitesse et la précision dans l’exécution du travail