Chargée du budget et de la programmation

Job

Chargée du budget et de la programmation

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Programme alimentaire mondial
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Humanitaire

Description opportunité :

Le Bureau régional du PAM pour l'Afrique de l'Ouest couvre une région qui s'étend de la Mauritanie au Tchad et le long de la côte du Cameroun au Sénégal. Il comprend 19 pays ; Le Bureau régional pour l'Afrique de l'Ouest (RBD) est basé à Dakar et fournit des conseils stratégiques, un soutien technique et des orientations aux opérations nationales dans ces pays.

La mission de la fonction Budget et programmation est de soutenir et de permettre les opérations en préservant les ressources et en gérant efficacement les ressources du PAM, en planifiant, en budgétisant et en rendant compte de bout en bout en tenant compte des risques, ce qui permet au PAM de réaliser ses principales priorités et ses objectifs stratégiques et d'atteindre ses objectifs de faim zéro. Les responsables du budget et de la programmation sont tenus de fonctionner avec un minimum de ressources.

OBJECTIF DU POSTE :

Assurer l'analyse du budget et des ressources et les activités de programmation, et fournir un soutien aux bureaux de pays, en s'associant aux gestionnaires et en les soutenant dans l'application des meilleures pratiques pour une utilisation efficace, efficiente et conforme des fonds.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

(liste non exhaustive)

Sous la direction générale du responsable régional principal du budget et de la programmation et sous la supervision directe du responsable régional du budget et de la programmation, le titulaire entreprendra les tâches suivantes :

Planification et gestion du budget

Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des politiques et procédures relatives aux activités budgétaires et de programmation par un suivi étroit, dans le but de garantir la conformité avec les stratégies du PAM et les stratégies fonctionnelles.
Contribuer à l’élaboration, à la préparation et à la révision de divers plans budgétaires dans le respect des procédures budgétaires et de programmation.
Surveiller les systèmes d'entreprise du PAM en s'assurant que tous les documents d'appui budgétaire sont exacts, bien développés et conformes aux recommandations pour permettre un enregistrement précis dans les systèmes internes et assurer le suivi des actions d'approbation du budget.
Participer aux activités de clôture des CSP/RBP et travailler avec les unités de dépenses pour mettre en évidence et clôturer les engagements ouverts en temps opportun tout en portant tout problème potentiel à l'attention du superviseur.

Gestion des pipelines

Rassembler les besoins en matière de pipeline de produits de base, y compris les demandes de financement anticipé, en collaboration avec les parties prenantes au niveau opérationnel, afin de garantir une couverture rapide des déficits et une utilisation efficace des contributions.
Préparez des rapports mensuels sur le pipeline et aidez l'équipe CO/RB à surveiller le pipeline des ressources à travers toutes les modalités de transfert (nourriture, transferts en espèces, renforcement des capacités et prestation de services), y compris les réapprovisionnements des stocks de l'entreprise pour maximiser l'efficacité opérationnelle.
Participer et soutenir les préparatifs du groupe de travail mensuel interfonctionnel sur le pipeline (dans les bureaux de zone, les sous-bureaux et les bureaux extérieurs selon les besoins), qui discute de manière proactive de la disponibilité des ressources et des déficits à venir, en recommandant des mesures d'atténuation opportunes.

Fonds, gestion des performances et rapports

Vérifier l'exactitude et surveiller la programmation et l'utilisation opportunes des fonds en fonction des priorités opérationnelles, des propositions de financement et des conditions des donateurs, en proposant des recommandations opportunes et d'éventuelles mesures correctives qui permettent l'établissement de rapports en collaboration avec les unités de dépenses.
Exécuter et documenter les sous-affectations de fonds conformément aux procédures et directives disponibles, afin de mettre les fonds à la disposition des unités de dépenses pour un engagement en temps opportun.
Participer et soutenir les préparatifs du Comité de gestion des ressources (RMC) du CO/RB selon les délais convenus. Le RMC examine et hiérarchise les ressources par rapport au budget du portefeuille du pays (CPB).

Autre

Si nécessaire, soutenir l' activation/désactivation et la gestion des lignes d'approvisionnement du dispositif de gestion mondiale des produits de base (GCMF), participer aux activités de transfert de connaissances à l'appui du dispositif et faciliter la prise de décision pour l'allocation des stocks de l'entreprise.
Soutenir le renforcement des capacités du personnel subalterne en matière de budgétisation, de gestion des fonds, de planification opérationnelle et de rapports de performance, à travers des interactions quotidiennes régulières, en dispensant des formations en utilisant les supports, manuels et directives disponibles.
Participer activement aux opportunités de formation et d’apprentissage, interagir avec ses pairs et ses collègues seniors et accepter leurs conseils.
Recueillir des informations et rédiger des rapports précis et opportuns, afin de permettre une prise de décision éclairée et la cohérence des informations présentées à la haute direction et aux parties prenantes externes.
Contribuer au développement et à l’amélioration des systèmes, techniques, outils, processus et procédures pour mieux suivre, gérer et rendre compte des budgets et des ressources du PAM.
Participer aux réunions/comités/groupes de travail internes , selon les besoins, afin d’obtenir et de fournir des informations dans une perspective de programmation budgétaire et de ressources.
Suivre les pratiques standard de préparation aux situations d’urgence et contribuer au suivi de la gestion des risques financiers.
Accomplir d’autres tâches pertinentes au besoin.

Profil recherché :

Éducation :

Diplôme universitaire supérieur (équivalent Master, BAC+4/5) (reconnu par  https://www.whed.net/home.php) en administration des affaires, statistiques, finances, économie ou autre domaine pertinent, ou premier diplôme universitaire (équivalent Bachelor, Licence/BAC +3) avec des années supplémentaires d'expérience professionnelle ou de formations/cours connexes.
Une formation professionnelle supplémentaire en gestion de projet, analyse statistique, analyse de données et/ou planification et gestion opérationnelles est souhaitable.

Expérience :

Au moins une (1) année d'expérience professionnelle de niveau postuniversitaire (master) à responsabilité progressive dans le domaine de la gestion des opérations, de la planification, de l'utilisation et de la gestion des ressources ou un minimum de trois (3) années d'expérience professionnelle dans les mêmes domaines pour les titulaires d'un diplôme universitaire de première année.

Les compétences suivantes sont prérequises :

Expérience dans l’analyse de données complexes et dans la présentation des informations pour répondre aux différents besoins du public.
Expérience dans la préparation, la gestion et la production de rapports sur les budgets opérationnels.
Expérience de travail avec de grands ensembles de données, en extrayant des informations de manière facile à interpréter.
Une compréhension démontrée et adéquate des systèmes d’information et financiers et de la manière dont ceux-ci soutiennent la mise en œuvre des opérations.
Compréhension approfondie de la planification opérationnelle et des processus, règles et procédures d’entreprise et leur application cohérente dans la mise en œuvre et le soutien des interventions du programme.
Connaissance adéquate des exigences opérationnelles du programme et de la manière dont celles-ci se traduisent en exigences de gestion des ressources, permettant de proposer des recommandations d’amélioration de manière proactive plutôt que réactive.
Expérience de la coordination de la planification opérationnelle et de la promotion des discussions autour des projections de ressources et des implications à l’échelle du programme, en intégrant des analyses de tendances et des discussions en cours pour orienter la voie à suivre.
Capacité à consolider et à partager les informations de gestion des ressources d’une manière qui soutient la prise de décision et met l’accent sur l’exactitude et la cohérence des chiffres entre les équipes.
Capacité à encadrer, former et encadrer une équipe de personnel pour atteindre les niveaux attendus.

Langue :