Afin de renforcer son équipe administrative, SenPharm est à la recherche d’un.e chargé.e de dossiers administratifs à  Dakar, selon la description de poste ci-dessous.

Domaine de responsabilité

• Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du projet
• Assurer, de manière autonome, la fourniture et la coordination de prestations administratives pour le projet et la liaison avec les services administratifs et financiers, moyennant un minimum de consignes et d’instructions.
• Coordonner l’organisation des évènements et des missions/voyages
• Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet, avec ses antennes, autres projets et le Bureau Régional de la GIZ
• Selon les capacités et expériences, appuyer des processus stratégiques et techniques du projet

Dans ce cadre, elle/il a les attributions suivantes :

Attributions

Appui administratif et financier

• Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau
• Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
• Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
• Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier de la direction du du projet
• Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
• Appuyer la rédaction de la correspondance, des rapports, etc.
• Contribuer à l’organisation et documentation des réunions d’équipe et d’autres réunions selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
• Gestion et suivi du courrier entrant et sortant du projet
• Veiller au bon étiquetage et archivage des classeurs.
• S’assurer que l’entretien des équipements électroniques de bureau (imprimantes, photocopieuses, téléphones, etc.) est effectué régulièrement
• Préparer des photocopies et numériser des documents selon les besoins
• Coordonner les stocks des consommables de bureau et appuyer l’achat de consommables et autre matériel
• À l’aide du logiciel « ONSITE », classer et archiver de façon accessible et selon les règles GIZ la gestion du stock et inventaire et veiller à la mise à jour régulière de cette documentation ;
• Appuyer le service financer dans le traitement de factures selon les règles de signature et conformément aux procédures approuvées.
• Appui à la supervision de la logistique, du matériel, des équipements et des fournitures

Service événementiel

• Contribuer à la préparation des budgets des ateliers, réunions et conférences
• Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
• S’assurer de la réservation des salles, hôtels etc. auprès des chargés des contrats
• Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)

Planification et suivi de voyages

• Appuyer le planning de missions locales et internationales
• Coordonner les voyages du personnel, visiteurs et partenaires du projet, y compris gestion de l’hébergement, du transport (avec le soutien du chargé logistique), des billets/autorisations/visa etc.
• Appuyer la gestion des frais de voyages des voyageurs (collaborateurs et/ou partenaires)
• Appuyer les visiteurs internationaux.

Autres

• Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
• Selon le profil de le/la candidat/e d’autres tâches pourront être attribuées.

• Être titulaire d’une licence en administration, communication, gestion ou tout autre domaine pertinent pour la fonction.

Expérience professionnelle

• Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire
• Avoir une large expérience en gestion, administration, secrétariat et assistanat de direction
• Avoir une bonne expérience en logistique et organisation d’évènements

Autres connaissances

• Bonnes capacités en communication
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtrise des méthodes agiles est un atout
• Maîtrise des outils informatiques, notamment MS Office
• Maîtrise du français et du wolof essentiel, maîtrise d’anglais et de l’allemand un atout

Dossiers de candidature 

• Une lettre de motivation
• Un curriculum détaillé (si possible sous forme de tableau)
• Trois références professionnelles

Date limite des dépôts de candidature 

Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard 02.11.2024 à recrutement-sn@giz.de avec pour objet « Nom – Prénom Recrutement Chargé(e) de dossiers administratifs ».

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.