Afin de renforcer son équipe administrative, SenPharm est à la recherche d’un.e chargé.e de dossiers administratifs à Dakar, selon la description de poste ci-dessous.
Domaine de responsabilité
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat du projet
- Assurer, de manière autonome, la fourniture et la coordination de prestations administratives pour le projet et la liaison avec les services administratifs et financiers, moyennant un minimum de consignes et d’instructions.
- Coordonner l’organisation des évènements et des missions/voyages
- Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du projet, avec ses antennes, autres projets et le Bureau Régional de la GIZ
- Selon les capacités et expériences, appuyer des processus stratégiques et techniques du projet
Dans ce cadre, elle/il a les attributions suivantes :
Attributions
Appui administratif et financier
- Organiser, coordonner et assurer le bon déroulement du travail quotidien de bureau
- Être le point focal entre l’équipe technique et les services administratifs et financiers de la GIZ, y compris pour le suivi de dossiers
- Accueil téléphonique et de réception de visiteurs
- Organiser et coordonner les rendez-vous et appuyer la gestion du calendrier de la direction du du projet
- Organiser la liste des contacts externes (répertoire des partenaires)
- Appuyer la rédaction de la correspondance, des rapports, etc.
- Contribuer à l’organisation et documentation des réunions d’équipe et d’autres réunions selon les besoins et assurer le suivi des points d’action
- Gestion et suivi du courrier entrant et sortant du projet
- Veiller au bon étiquetage et archivage des classeurs.
- S’assurer que l’entretien des équipements électroniques de bureau (imprimantes, photocopieuses, téléphones, etc.) est effectué régulièrement
- Préparer des photocopies et numériser des documents selon les besoins
- Coordonner les stocks des consommables de bureau et appuyer l’achat de consommables et autre matériel
- À l’aide du logiciel « ONSITE », classer et archiver de façon accessible et selon les règles GIZ la gestion du stock et inventaire et veiller à la mise à jour régulière de cette documentation ;
- Appuyer le service financer dans le traitement de factures selon les règles de signature et conformément aux procédures approuvées.
- Appui à la supervision de la logistique, du matériel, des équipements et des fournitures
Service événementiel
- Contribuer à la préparation des budgets des ateliers, réunions et conférences
- Coordonner l’organisation des ateliers ou d’autres évènements, y compris la logistique, la préparation de matériel et équipement, la gestion et le suivi des participants etc.
- S’assurer de la réservation des salles, hôtels etc. auprès des chargés des contrats
- Communiquer avec et coordonner les prestataires impliqués dans des événements (hôtels, traiteurs, modérateurs, imprimeries etc.)
Planification et suivi de voyages
- Appuyer le planning de missions locales et internationales
- Coordonner les voyages du personnel, visiteurs et partenaires du projet, y compris gestion de l’hébergement, du transport (avec le soutien du chargé logistique), des billets/autorisations/visa etc.
- Appuyer la gestion des frais de voyages des voyageurs (collaborateurs et/ou partenaires)
- Appuyer les visiteurs internationaux.
Autres
- Effectuer d’autres tâches administratives selon les besoins
- Selon le profil de le/la candidat/e d’autres tâches pourront être attribuées.