Chargé(e) des achats / Approvisionnements

Job

Chargé(e) des achats / Approvisionnements

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: ONU femmes
Type d'organisation:Agence des nations unies
Secteur: Genre et développement

Description opportunité :

Chargé(e) des achats / Approvisionnements (Procurement Associate)

Sous la supervision générale du Chef des Services Achats et Voyages, la supervision quotidienne du Responsable des opérations, et avec un reporting matriciel et une supervision fonctionnelle du Spécialiste régional des achats, le/la Chargé(e) des achats assure l’exécution de services et processus d’achats transparents et efficaces, conformes aux règles et régulations de UN Women.

Le poste encourage une approche orientée client, qualité et résultats, en soutenant :

La conformité aux politiques et règlements de UN Women ;
La mise en place de systèmes efficaces pour soutenir la livraison et le développement des programmes ;
La redevabilité envers les valeurs et principes organisationnels ;
Un environnement de travail favorable, maximisant le potentiel du personnel.

Le/la Chargé(e) des achats collabore également avec le personnel opérationnel d’autres agences de l’ONU, le Bureau régional et le siège de UN Women, ainsi qu’avec les autorités gouvernementales, pour assurer la réussite des services d’achats.

Fonctions clés et responsabilités

Mise en œuvre des stratégies d’achats

Fournir des apports substantiels aux rapports et analyses liés aux achats ; rechercher et rédiger des réponses aux demandes pour validation par le Responsable des opérations ;
Contribuer à la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats, en mettant l’accent sur la réduction et l’optimisation des coûts ;
Suivre les recommandations des audits internes et externes ;
Participer à l’élaboration des stratégies d’approvisionnement.

Organisation des processus d’achats pour le bureau pays du Sénégal

Préparer les plans d’achats pour les programmes et projets ;
Examiner les demandes d’achats et initier les procédures pour le matériel, fournitures et services du bureau et des projets ;
Organiser les processus d’achats, y compris la préparation des Request for Quotations (RFQs), Invitation to Bids (ITBs) et Request for Proposals (RFPs), ainsi que la réception des devis, offres ou propositions ;
Jouer le rôle de Buyer dans le système Quantum, préparer/fermer les bons de commande (PO) et contrats dans Quantum ou hors système ;
Préparer les soumissions au Comité de revue des achats (PRC).

Gestion des contrats pour le bureau pays

Examiner et traiter les contrats du bureau ;
Développer et mettre à jour les listes de fournisseurs, et soutenir la mise en œuvre de la sélection et évaluation des fournisseurs.

Capitalisation et partage des connaissances

Fournir des apports et soutenir le développement des supports de formation, webinaires et autres outils pédagogiques ;
Organiser des formations sur les achats pour le personnel opérationnel et projet ;
Synthétiser les leçons apprises et bonnes pratiques.

Autres responsabilités

Le/la titulaire peut effectuer d’autres missions en lien avec son profil fonctionnel, selon les besoins, pour assurer le fonctionnement efficace du bureau et de l’organisation.

Profil recherché :

Compétences fonctionnelles

Bonne connaissance des processus et systèmes d’achats, ainsi que des règles et régulations administratives ;
Maîtrise des tableurs et bases de données ;
Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais ;
Capacité à extraire et interpréter des données ;
Capacité à gérer et exécuter des processus administratifs et transactions ;
Capacité à effectuer un travail confidentiel et à gérer un volume de travail important ;
Solides compétences en informatique et gestion web.

Formation et certifications

Diplôme de l’enseignement secondaire requis ;
Formation spécialisée en achats ou baccalauréat (ou équivalent) en administration des affaires ou domaine connexe est un atout ;
Certification en achats délivrée par un organisme reconnu internationalement, tel que CIPS (niveau 2), est un atout ;
Volonté de suivre les certifications internes en achats de UN Women requise.

Expérience professionnelle

Minimum 6 ans d’expérience progressive en achats, administration ou domaine connexe, au niveau national ou international ;
Expérience dans l’utilisation des ordinateurs et logiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) requise ;
Expérience dans l’utilisation d’un ERP moderne basé sur le web, de préférence Oracle Cloud, souhaitable.

Langues