Associé(e) à la chaîne d’approvisionnement

Job

Associé(e) à la chaîne d’approvisionnement

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale pour la migration
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Migration

Description opportunité :

Fondée en 1951, l’OIM est une organisation apparentée aux Nations Unies et, en tant qu’agence principale de l’ONU dans le domaine de la migration, elle travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM œuvre à promouvoir des migrations humaines et ordonnées dans l’intérêt de tous. Pour cela, elle fournit des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants.

L’OIM s’engage à garantir un environnement de travail où tous les employés peuvent s’épanouir professionnellement tout en contribuant à exploiter pleinement le potentiel de la migration. Pour en savoir plus sur la culture de travail de l’OIM : IOM workplace culture

Les candidatures sont ouvertes aux candidats internes et externes. Pour tous les postes vacants de l’OIM, les candidatures des candidats qualifiés et éligibles de premier niveau sont examinées avant celles des candidats qualifiés et éligibles de second niveau dans le processus de sélection. Aux fins de ce poste, les candidats internes et assimilés aux internes sont considérés comme des candidats de premier niveau.

Contexte organisationnel et portée du poste

Sous la supervision générale du Directeur régional adjoint (Gestion) et la supervision directe du Responsable régional de la chaîne d’approvisionnement, l’Associé(e) à la chaîne d’approvisionnement sera chargé(e) de soutenir les activités de la chaîne d’approvisionnement (SC) au bureau régional, conformément aux objectifs de gestion de la chaîne d’approvisionnement afin de fournir des biens et services de qualité aux bénéficiaires à un coût optimal et dans les délais impartis.

Responsabilités

Recevoir et consolider tous les formulaires de demande d’achat ; vérifier qu’ils contiennent toutes les informations requises et qu’ils respectent la matrice d’autorisation des achats ainsi que les autres instructions du bureau, et obtenir toute information complémentaire nécessaire.
Assister les superviseurs dans les achats plus complexes et de plus grande valeur.
Préparer les documents d’appel d’offres, solliciter des offres et devis selon les besoins ; préparer le résumé de l’analyse des offres et le partager avec l’unité demandeuse ; participer éventuellement au processus d’évaluation et fournir des contributions techniques. Une fois l’achat approuvé, confirmer les termes de l’accord avec les fournisseurs sélectionnés, préparer la documentation pertinente (bon de commande, contrat, etc.) et coordonner les autorisations nécessaires.
Suivre l’état des demandes ouvertes et veiller à la livraison rapide des biens et services ; à la livraison, coordonner avec l’unité de réception afin d’obtenir des bons de livraison satisfaisants.
Examiner les factures des fournisseurs, préparer les demandes de paiement et coordonner avec le service financier le paiement rapide des fournisseurs/prestataires de services.
Créer et tenir à jour les dossiers physiques et électroniques de toute la documentation liée au cycle d’approvisionnement conformément aux instructions et procédures de l’OIM ; récupérer, présenter et analyser les informations du système et préparer des rapports périodiques mettant en évidence les problèmes nécessitant une attention particulière.
Réaliser des études de marché afin d’identifier de nouveaux fournisseurs/prestataires potentiels ; participer à leur évaluation en termes de qualité, prix et services dans l’intérêt de l’organisation.
Assurer le suivi des accords contractuels et informer les parties concernées pour leur renouvellement en temps voulu ; surveiller les fournitures et services de bureau, préparer les demandes si nécessaire et coordonner avec l’unité financière le paiement des factures des services publics.
Fournir des séances d’information et des orientations techniques à tout le personnel du bureau concernant les instructions et procédures liées aux achats.
Effectuer des tâches liées à la chaîne d’approvisionnement concernant la gestion des biens et actifs, l’entreposage, la couverture d’assurance, la maintenance et le transport.
Coordonner les activités de gestion de flotte, notamment la préparation du planning quotidien des véhicules, le suivi des carnets de bord et la coordination de l’entretien des véhicules.
Fournir des formations et des orientations au personnel junior de la gestion de la chaîne d’approvisionnement du bureau pays, tout en supervisant, suivant, évaluant et soutenant leur développement professionnel et de carrière.
Exécuter toute autre tâche pouvant être assignée.

Profil recherché :

Formation

Diplôme universitaire en administration des affaires, comptabilité, logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement ou dans un domaine connexe délivré par un établissement académique accrédité, avec trois années d’expérience professionnelle pertinente ;

Diplôme d’études secondaires avec cinq années d’expérience professionnelle pertinente.
Une certification en achats, logistique ou gestion de la chaîne d’approvisionnement constitue un atout.

Expérience

Expérience dans les achats et la logistique ainsi que dans la collaboration avec des fournisseurs et prestataires de services ;
Expérience dans les प्रक्रésus de gestion des actifs ;
Une expérience des règles et procédures d’achats et de logistique de l’OIM/des Nations Unies constitue un avantage ;
Une expérience de travail au sein d’une organisation internationale constitue un atout.

Compétences

Excellent niveau de maîtrise de l’outil informatique ;
Capacité à travailler avec des institutions nationales et internationales ;
Capacité à rédiger des rapports clairs et concis ;
Excellentes compétences en communication et en négociation ;
Capacité à définir de manière réaliste les besoins en ressources afin de répondre aux exigences de l’OIM.

Langues

Tous les membres du personnel de l’OIM, dans toutes les catégories, doivent maîtriser couramment l’une des langues officielles de l’OIM : l’anglais, le français ou l’espagnol.