Dans le cadre de l'autorité qui lui est assignée, l'assistant aux voyages sera chargé d'assurer ou d'exécuter les tâches spécifiques suivantes : 

• Coordonner les voyages du personnel professionnel, des services généraux et des administrateurs nationaux, des prestataires de services, des VNU et des consultants voyageant vers et depuis un large éventail de destinations. États membres dans le cadre des tâches de la mission.

• Calculer et initier les droits pour tous ces voyages et soumettre au superviseur de l'unité pour approbation, par exemple, les billets d'avion, les droits aux excédents de bagages, les dépenses au terminal, les droits au fret aérien, l'indemnité journalière de subsistance du personnel et des personnes à charge lors des voyages en mission, etc. sur la fréquence des services aériens et fournir des conseils au personnel et aux consultants sur les tarifs aériens les plus directs et les plus économiques pour de tels voyages, comme le permettent les règles et règlements.

 • Fournir des informations sur les tarifs et les horaires de voyage pour des itinéraires spécifiques, comme demandé à des fins de budgétisation pour les gestionnaires de programme.

• Contacter les compagnies aériennes pour effectuer des réservations, négocier les tarifs les moins chers, par exemple, discuter avec la direction de l'agence de voyages et avec la haute direction des ventes des compagnies aériennes pour obtenir de l'espace sur les vols, des tarifs aériens réduits, des réductions de groupe et des frais d'excédent de bagages réduits, lancer l'émission des billets ; discuter des divergences et des problèmes.

• Calculer les valeurs résiduelles des tickets partiellement utilisés en cas de réacheminement.

• Calculer et déterminer les montants révisés des indemnités journalières en cas d'écart par rapport aux plans de voyage initiaux.

• Organiser les modifications ou les annulations demandées par les voyageurs et s'assurer que les billets sont réémis, y compris obtenir le remboursement, le cas échéant.

• Convertir les heures de départ et d'arrivée, selon les besoins, et identifier la classe d'hébergement correspondant à la nature du voyage.

• Examiner et pré-auditer les itinéraires officiels des membres du personnel, de la police civile et du personnel militaire, comme indiqué dans l'autorisation de voyage, afin de déterminer le droit aux frais de transport aérien pour le voyage officiel proposé du personnel de la mission et d'assurer la conformité avec les règles et réglementations établies. et les directives pertinentes.

• Examiner les demandes de remboursement et les pièces justificatives pour en vérifier l'exhaustivité, l'exactitude et la validité, avant de les transmettre à la Section de comptabilité ; veiller à ce que les droits soient conformes au Règlement du personnel. Renvoie les divergences aux agents administratifs et/ou certificateurs pour clarification et correction éventuelle.

• Conseiller le bureau administratif sur les itinéraires plus efficaces et rentables en ce qui concerne les itinéraires du personnel plus compliqués, et les aider à planifier leurs déplacements afin de profiter des avantages découlant des achats anticipés ou des tarifs promotionnels spéciaux.

 • Tenir des registres de toutes les autorisations de voyage traitées et enregistrer les économies réalisées par l'organisation grâce aux techniques de réduction des coûts utilisées.

• Calculer l'indemnité journalière de subsistance pour les voyages des hauts fonctionnaires de l'ONU ou des assignés et nominations en mission, ainsi que des autres membres du personnel de l'ONU, en tenant compte si les repas seront fournis, quelles escales sont désignées comme professionnelles officielles ou personnelles. En fonction de la catégorie réelle du voyageur, préparer le voyage. autorisation, calculez tous les autres frais, y compris l'excédent de bagages, les frais de terminal, l'indemnité de séjour et l'avance de voyage.

• Informer les bureaux opérationnels, les voyageurs, ainsi que le personnel de la mission et le personnel de contrôle des mouvements des informations sur l'arrivée, en demandant que des dispositions soient prises en conséquence pour le voyageur.

• Coordonner avec les différents consulats et les ministères des Affaires étrangères du gouvernement hôte concernant la fourniture de visas de transit et de visas de résident respectivement.

• Vérifier les autorisations de voyage et les documents y afférents et les corriger si nécessaire ; classer et enregistrer les numéros d'autorisations de voyage. 

• Aider à la collecte et à l'analyse des données ainsi qu'à la préparation de présentations de données et de rapports pour le partage d'informations, la réponse aux requêtes, la gestion des connaissances, la planification et la prise de décision.

• Aider aux visualisations et à la mise à jour du matériel d'information tel que des pages Web ou des brochures.

• Effectuer d'autres tâches liées au travail, selon les besoins.

• Un diplôme d'études secondaires est requis

• Au moins sept années d'expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans l'administration des voyages, y compris l'établissement des tarifs de voyage, l'itinéraire et le remboursement des voyages, ou dans un domaine connexe, sont requis. Le nombre minimum d'années d'expérience pertinente est réduit à cinq pour les candidats titulaires d'un diplôme universitaire de premier niveau ou supérieur. 

• Une expérience professionnelle avec des applications informatiques avancées (MS Word, Excel, Powerpoint, Internet, Email, etc.) est requise.

•  Une expérience professionnelle avec un système de planification des ressources d'entreprise (ERP) est requise. Une expérience professionnelle avec SAP/Umoja est souhaitable.

• L'anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour le poste annoncé, la maîtrise de l'anglais et du français est requise. La connaissance d'une autre langue officielle des Nations Unies est un avantage.

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