Objet de la mission

Le titulaire du poste sera chargé d'appuyer la section dans la compilation et la coordination des principaux produits de travail, en veillant à ce que les délais soient respectés et que les règles et procédures établies soient respectées. L’appui fourni par l’assistant (e) de programme crée donc la plateforme administrative la plus solide possible à partir de laquelle le programme de pays peut ensuite être exécuté.

 Comment pouvez-vous faire la différence pour UNICEF Sénégal?

 Tâches principales et responsabilités

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous:

• Faciliter le traitement des contrats pour les consultants, les fournisseurs et les partenaires externes des unités SBC et Communication, plaidoyer et partenariat dans l’exécution du programme. Cela comprend la préparation et le dépôt des documents, le remplissage des formulaires, le téléchargement des documents dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires. et une mise à jour régulière des listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
• Appuyer la collecte des factures et dépôt des documents pour approbation et traitement ultérieur dans VISION et Service Gateway.
• Appuyer le suivi de la mise en œuvre des projets/programmes et des dépenses financières.
• Soutenir la gestion des fournitures administratives et du matériel.
• Organisation des réunions. Prendre les procès-verbaux des réunions et bien organiser les correspondances de l’équipe avec les consultants, les fournisseurs et les partenaires.
• Fournir une assistance de voyage aux membres du personnel de la section pour les arrangements de voyage et les droits basés sur les règles et politiques de l’organisation. Assurer la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
• Préparer et tenir à jour les dossiers relatifs à la planification et à l’élaboration des programmes pour sa section respective.
• Effectuer des transactions dans VISION en veillant à ce que les résultats des programmes, les activités et le codage des programmes soient conformément aux plans de travail annuels (APP), et apporter et des modifications conformément aux révisions de section si nécessaire.
• Soutenir les activités de renforcement des capacités, les réunions et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec les facilitateurs, les traiteurs et les hôtes ; en organisant des horaires en assurant la liaison avec les participants sur la disponibilité ; en assurant la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins ; et en préparant des documents de base pour les participants.
• Exécute toutes autres tâches qui pourraient lui être demandées.

Education

• Niveau d’Etudes Secondaires achevé, de préférence complété par un diplôme technique ou universitaire dans un domaine relatif au travail dans le domaine administratif et l’organisation (BAC, BTS ou DUT d’Assistante ou diplôme universitaire équivalent).

Expérience

• Avoir au moins 05 années d’expérience professionnelle dans le domaine de l’administration et de la gestion.
• Avoir la capacité à préparer des exposés et rédiger des rapports.
• Une expérience de travail avec les organisations du Système des Nations Unies ou d’autres agences de développement internationaux serait un atout.

Compétences

• Capacité de travailler en équipe
• Disponibilité pour effectuer des déplacements sur le terrain
• Compétences en informatique, y compris la navigation dans Internet et diverses applications du bureau
• Avoir une maîtrise du français et une bonne connaissance de la langue Anglaise.
• L’assimilation d’une ou des langues locales serait un atout.
• Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à établir des relations de travail efficace tant au sein de l'organisation qu'à l'extérieur de l'organisation

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : https://jobs.unicef.org/cw/en-us/job/575246

Date limite : 15 septembre 2024, heure normale de Greenwich