Le poste est basé à Dakar, Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Équipe d’Appui technique de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et du Bureau de pays pour le Sénégal, Cabo Verde, la Gambie, la Guinée et la Guinée-Bissau (ETD/BP-Dakar). L’Assistant administratif/ve sera placé(e) sous la supervision directe du Coordonnateur du projet.

1. Exercer la fonction de point focal pour la coordination des activités d’appui administratif à la mise en œuvre du projet, en liaison avec diverses unités administratives sur le terrain et au siège pour préparer les demandes, obtenir les autorisations nécessaires, exécuter les actions administratives et en assurer le suivi.1

2. Apporter un appui à la gestion administrative globale, effectuer des tâches administratives, fournir des avis et orientations au personnel sur les procédures, pratiques et processus administratifs. Apporter un appui aux missions et activités liées au projet, y compris la préparation des budgets, la coordination des voyages et du logement des fonctionnaires et des participants, le recrutement et la rétribution des intervenants et la prise de notes lors des réunions/séminaires.

3. Compiler et préparer la documentation générale et des tableaux en vue des séances d’information et de révision en sélectionnant et en consolidant les données et les informations pertinentes sur les activités liées au projet. Vérifier que les communications sortantes sont exactes et conformes aux procédures établies, avant leur signature par le/la supérieur(e) hiérarchique.

4. Compiler, résumer et saisir des données sur la mise en œuvre du projet, rédiger les rapports de situation correspondants, repérer les insuffisances dans la mise en œuvre et les porter à l’attention de la direction.

5. Garder une vue d’ensemble de la situation financière du projet. Préparer et modifier les données budgétaires selon les besoins.

6. Tenir à jour les bases de données, dossiers, registres et plans de contrôle pertinents sur l’état d’avancement du projet ou programme à chaque activité du cycle de projet et de programmation aux fins de suivi et d’évaluation. 

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7. Rédiger la correspondance spécialisée sur les activités liées au projet ou au programme et des notes d’information conformément aux prescriptions du Bureau. Mettre à jour les informations sur les sites Web.

8. Assurer la liaison avec les mandants de l’OIT, les organismes d’exécution et les donateurs concernés pour obtenir les autorisations nécessaires. Tenir les répertoires à jour.

9. Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.

10. Fournir des conseils et une formation aux membres du personnel d’appui aux projets/programmes de rang inférieur et superviser leur travail, selon les besoins, afin d’assurer la mise en œuvre harmonieuse et ininterrompue des projets/programmes.

11. Traiter tous les paiements relatifs au projet en garantissant leur exactitude et en enregistrant toutes les transactions financières.

12. Fournir des services informels d’interprétation et de traduction.

13. S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

 

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien :

https://jobs.ilo.org/job/Dakar-Assistant(e)-Administratif(ve)-et-Financier(e)-temporaire-de-projet-G5/1186339801/

Date de clôture : 10 avril 2025