Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet

Job

Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e) de projet

Type de contrat :cdd
Zone: Dakar
Recruteur: Organisation internationale du travail
Type d'organisation:Organisation internationale
Secteur: Emploi

Description opportunité :

Introduction

Le Secrétaire Général des Nations Unies a lancé en septembre 2021 l’initiative dénommée « Accélérateur mondial pour l’emploi, la protection sociale et des transitions justes » (l’Accélérateur mondial-AM). Elle a pour but d’aider les pays à faire face aux crises multiples, accélérer la reprise économique créatrice d’emplois tout en investissant dans le développement social et la transition écologique, et se préparer aux défis actuels et de demain (formalisation, compétences et emploi des jeunes, égalité du genre, transition écologique, économie numérique, etc.). L’Accélérateur mondial vise à appuyer la création de 400 millions d’emplois décents, l’extension de la protection sociale aux 4 milliards d’êtres humains qui en sont aujourd’hui exclus à travers le monde.

L’OIT a reçu des fonds du UNSDG et de la France dans une première phase pour accompagner le Sénégal dans l’élaboration de sa feuille de route et la mise en place effective de l’Accélérateur mondiale. Ce projet exécuté conjointement avec l’UNICEF et le PNUD est arrivé à son terme et une deuxième phase est ouverte pour l’implémentation de la feuille de route 2025 – 2029. Cette deuxième phase va recevoir des fonds du M-GA et d’autres sources et partenaires pour appuyer l’Etat du Sénégal avec comme lead technique de la partie nationale, la DGPPE (Direction générale de la planification et des politiques économique s/c Ministère de l’économie du plan et de la coopération comme bénéficiaire institutionnel). Ledit projet est conduit par l’Expert technique en protection sociale du Bureau de l’OIT et sera exécuté conjointement avec la Banque mondiale (BM) et l’UNICEF.

Aussi, le Bureau de l’OIT à Dakar apporte un appui spécifique dans le renforcement du système national de protection sociale et son extension à l’économie informelle urbaine et rurale. Cet appui est délivré à travers un projet de coopération au développement financé par la France. Ce nouveau projet s’inscrit dans la continuité des différents appuis du Bureau de l’OIT dans le cadre de la mise en œuvre de la réforme du RSPC et également la construction d’une architecture cohérente et intégrée du système national de protection sociale. Ainsi, le projet va travailler avec les acteurs institutionnels comme le Ministère en charge de la fonction publique, du travail et de la réforme du service publique, le Ministère de la famille, de l’action sociale et des solidarités, le Ministère de l’agriculture, de la sécurité alimentaire et de l’élevage ; des acteurs de mise en œuvre comme la MSNAS (Mutuelle sociale nationale des artisans du Sénégal) et la MSA (Mutuelle sociale agricole) ; ainsi que les différentes organisations professionnelles de l’économie informelle.

Ce projet est placé également sous la responsabilité de l’Expert technique en protection sociale.

Il est attendu que l’Assistant(e) administratif(ve) et financier(e) apporte son concours et son appui à ces deux initiatives qui se regroupent.

Supervision

Le poste est basé à Dakar, au Sénégal, sous la responsabilité générale du Directeur de l’Equipe d’Appui technique de l’OIT au Travail décent pour l’Afrique occidentale et Bureau de Pays pour le Sénégal, Gambie, Guinée et Guinée Bissau et sous la supervision directe de l’Expert Technique en protection sociale du Bureau de l’OIT à Dakar. L’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère) se chargera du suivi administratif et financier quotidien des deux projets au Sénégal.

Fonctions et responsabilités essentielles

Tenir à jour les documents financiers relatifs au projet et les systèmes de suivi en vue d’enregistrer et de faire concorder les dépenses, soldes, paiements, états et autres données aux fins des transactions et des rapports quotidiens.
Vérifier, réviser, traiter et préparer tous les documents, y compris les contrats, et s’assurer de l’exactitude et de la précision aux fins des approbations financières et des paiements.
Préparer, de sa propre initiative, les courriers pour vérifier les données, répondre aux questions et assurer le suivi nécessaire avec le personnel du projet et du BIT, les consultants et les homologues. Appeler l’attention des fonctionnaires concernés sur les questions nécessitant une attention immédiate.
Examiner les rapports financiers des partenaires d’exécution du projet et demander des informations supplémentaires à leur sujet, en veillant à ce que ces rapports respectent les règles de l’OIT avant de les soumettre à l’unité chargée des finances.
Classer et assigner les codes budgétaires, vérifier et traiter les demandes de paiements, vérifier les bordereaux, les prix et les factures au titre du versement d’indemnités.
Fournir au personnel de projet et aux consultants un appui administratif et financier et des conseils sur les paiements, les droits, les demandes de remboursement de frais de voyage et les autres exigences comptables et financières.
Consulter l’unité chargée des finances et l’équipe chargée du projet sur les règles, règlements et procédures et informer le personnel du projet, les partenaires et les consultants des procédures et pratiques nouvelles ou révisées.
Préparer les rapports récurrents comme prévu et aider à la préparation de rapports spéciaux pour la communication d’informations aux donateurs, la préparation des budgets, les audits ou d’autres raisons.
Calculer et compiler des estimations de coûts et participer à l’élaboration d’analyses et de projections budgétaires, selon les besoins.
Fournir un appui, si nécessaire, dans la préparation et l’organisation des ateliers et des réunions du projet.
Assurer la liaison avec les mandants de l’OIT, les organismes d’exécution et les donateurs concernés pour obtenir les autorisations nécessaires. Tenir les répertoires à jour.
Aider les partenaires d’exécution, dans le montage de leurs dossiers, le suivi et la justification des avances reçues conformément aux accords, règles et procédures de l’OIT.
Organiser les réunions et les rendez-vous internes et externes. Prendre des notes et/ou rédiger des procès-verbaux lors des réunions.
S’acquitter des autres tâches pertinentes demandées.

Profil recherché :

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires. Un diplôme en comptabilité et/ou finances et dans le domaine administratif serait un atout.

Expérience

Au moins cinq ans de travail financier et administratif, avec des responsabilités croissantes et une bonne connaissance de la gestion administrative et financière dans la gestion des projets.

Langues

Excellente connaissance du français. La connaissance de l’anglais serait un avantage.

Aptitudes professionnelles

Aptitude à organiser son propre travail.
Aptitude à classer ses tâches par ordre de priorité, à organiser son propre emploi du temps, à effectuer les travaux courants de manière indépendante, à respecter les délais, à s’adapter à des demandes changeantes et à effectuer plusieurs tâches à la fois.
Maîtrise des logiciels informatiques (Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Adobe Reader) et capacité à utiliser d’autres logiciels requis par le Bureau (IRIS, ORACLE, par exemple).
Aptitude à obtenir les services d’autres unités de travail internes ou externes pour l’exécution de certaines tâches.
Aptitude à travailler au sein d’une équipe et à gérer une charge de travail importante sous pression.
Connaissance approfondie des pratiques et procédures de préparation des documents administratifs et de tenue des systèmes de classement.
Aptitude à définir quels documents d’information et de référence seront pertinents pour les autres et à déterminer les degrés d’urgence et de priorité.
Aptitude à répondre aux demandes des agents des administrations, des ministères, des mandants de l’OIT et des ONG.
Précision et aptitude à prêter attention aux détails.
Aptitude à effectuer des recherches dans des bases de données et à en extraire des informations ainsi qu’à compiler des rapports.
Excellente aptitude à communiquer oralement comme par écrit.
Souci du client pour fournir à celui-ci des réponses courtoises, rapides et efficaces.
Aptitude à traiter avec discrétion les questions confidentielles.
Faculté d’organisation.
Aptitude à faire preuve de tact et de diplomatie dans les contacts avec des tiers.
Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et à adopter un comportement sensible aux considérations de genre.