Cadre organisationnel

Le poste est généralement situé dans un bureau décentralisé (bureau régional, sous-régional, de liaison ou de pays).

L’équipe de l’Afrique de l’Ouest est principalement responsable de l’identification, de la planification et de la mise en œuvre des activités prioritaires de la FAO dans l’Ouest Afrique. Il sert de point focal pour toutes les questions liées à l’alimentation, la nutrition et l’agriculture. En particulier, l’équipe aide à maintenir et renforcer les liens de collaboration avec les représentants de la FAO dans les pays et les partenariats constructifs avec les sous-régions organismes de développement. L’équipe facilite la fourniture de conseils ou d’assistance techniques coordonnés en FAO, selon les besoins, conformément à l’approche décentralisée et au principe de subsidiarité, en servant de porte d’entrée en Afrique de l’Ouest et en mobilisant une expertise supplémentaire sur tous les sites

Position hiérarchique

L’assistant(e) administratif(ve) pour les voyages relève directement du chargé de l’administration au niveau du bureau sous-régional et entretient également une collaboration étroite avec les équipes de programme, d’opérations et d’administration de la représentation de la FAO pour une prestation de services fluide afin d’atteindre les objectifs de l’organisation.

Domaine de spécialisation

L’assistant(e) administratif(ve) pour les voyages effectue une grande variété d’opérations administratives courantes et assure des fonctions d’appui administratif et voyage contribuant à la bonne marche de l’unité de travail.

Tâches et responsabilités

• Traiter les demandes de voyages reçus et les soumettre dans le système FAO pour les approbations nécessaires en s’assurant que les documents requis (Security clearance, autorisation de voyage ou Ordres de mission) sont corrects et joints à la demande dans le système et assurer l’achat de tickets ;
• S’assurer que les voyages du personnel et des partenaires sont organisés en conformité avec les règles de l’Organisation et s’assurer que tous les missionnaires disposent des documents nécessaires à leur déplacement avant le voyage (Security clearance, ordres de missions, , tickets, ) ;
• Assurer la vérification des voyages effectués par rapport aux indemnités payés et faire les analyses des coûts relevant de la responsabilité de la FAO en analysant les demandes de remboursement des frais de voyage soumises par les transporteurs/agences de voyages ou des voyageurs et prendre les mesures de suivi nécessaires pour leur traitement et leur paiement final en préparant et en assurant le suivi des dossiers ;
• Assister le personnel dans l’obtention des visas lorsque requis dans le cadre des missions officielles
• Fournir des orientations et des conseils sur les règles et procédures de voyage au personnel du bureau et partenaires voyageant pour le compte de l’Organisation ;
• Fournir des conseils et un soutien opérationnel au personnel et partenaires sur les obligations à remplir avant et pendant le voyage de service et prendre les actions de suivi pour assurer la réalisation de missions dans les meilleures conditions et dans les délais ;
• Organiser l’accueil des visiteurs à l’aéroport lors des visites de hauts cadres, procéder à la réservation de leur chambre d’hôtel et s’assurer que les appareils de communication (téléphones portables, hand set) ainsi que le répertoire des coordonnées téléphoniques sont mis à leur disposition dès leur arrivé ;
• S’assurer que le plan de voyages mensuels sont élaborés et soumis par le Programme et approuvés par la
• Représentant de la FAO dans le pays, avant de soumettre une demande de voyage dans le système ;
• S’assurer que tous les dossiers liés aux voyages du personnel sont bien archivés physiquement et électroniquement et prendre des mesures pour l’amélioration de l’archivage tant physique qu’électronique ;
• Tenir à jour un système de classement des documents administratifs et voyages
• S’acquitter d’autres tâches connexes selon les besoins.

Les candidatures seront examinées en regard des critères suivants.

Conditions minimales à remplir

• Éducation du niveau de fin d’études secondaires
• Trois années d’expérience professionnelle pertinente dans le travail d’administration, voyage et d’appui de bureau.]
• Connaissance courante de français et connaissance moyenne d’une autre de ces trois langues ou de l’arabe, du chinois ou du russe

Compétences de base exigées par la FAO

• Attention portée aux résultats
• Avoir l’esprit d’équipe
• Sens de la communication
• Établissement de relations constructives
• Partage des connaissances et amélioration continue

Aptitudes techniques/fonctionnelles

• Bonne connaissance des normes en matière de communication et de documentation.
• Bonne connaissance des systèmes informatisés d’information financière, de voyages, des ressources humaines ainsi que des procédures et politiques administratives.
• Bonne connaissance de la structure de l’Organisation.

Pour présenter votre candidature, veuillez remplir le formulaire en ligne sur le site web de la FAO consacré au recrutement, Jobs at FAO. Les dossiers de candidature incomplets ne seront pas examinés.

Seules les candidatures reçues par l’intermédiaire du portail de recrutement seront prises en considération.

Les candidats sont encouragés à enregistrer leur candidature en prévoyant un délai largement suffisant avant la date limite.

En cas vous avez besoin d’aide ou vous avez des questions, veuillez créer une inscription unique auprès de l’équipe d’assistance client de la FAO pour obtenir une assistance supplémentaire : https://fao.service-now.com/csp

La FAO est un espace non fumeur.

Date limite: 29 Février 2024.