Il/elle assurera notamment les fonctions suivantes :

Fonctions principales / Responsabilités

1. Traiter et surveiller la correspondance et la documentation, souvent de nature confidentielle et sensible, avec une intégrité et une confidentialité sans compromis ; assurer un acheminement, une priorisation, une traduction informelle et une ponctualité appropriés.

2. Suivre la progression opportune des activités du SES avec tous les subordonnés directs du directeur régional et organiser des réunions si nécessaire ;

3. Effectuer un suivi auprès des unités pour garantir la soumission en temps opportun des notes de réunion/d'information et des documents de référence avant la réunion du directeur régional ;

4. Coordonner toutes les réunions internes du personnel en établissant des calendriers mensuels/hebdomadaires si nécessaire, en envoyant des avis/invitations et en effectuant un suivi pour assurer la participation du personnel concerné. Aider au suivi des points d’action discutés lors des réunions. Organiser les réunions et prendre des notes/procès-verbaux lorsque requis ;

5. Tenir à jour les archives déjà établies des documents clés, des communications et des présentations pour assurer la mémoire institutionnelle au sein du bureau exécutif.

6. Assurer le suivi des réunions externes et interinstitutions de haut niveau et coordonner avec les unités concernées pour garantir la participation de l'OIM, avec un suivi étroit avec les organisateurs des réunions. Veiller à ce que le personnel concerné participant à la réunion fournisse des notes pour le dossier ;

7. Maintenir une base de données à jour des profils des agences des Nations Unies, des partenaires de haut niveau et des donateurs, avec leur adresse détaillée, y compris leur liste de courrier électronique et leur liste de téléphone respectivement ;

8. Examiner et commenter les correspondances et les documents avant leur soumission à la signature du directeur régional et effectuer un suivi si nécessaire ;

9. S'engager dans une communication proactive avec le directeur régional sur ses rendez-vous/réunions et gérer son agenda professionnel ;

10. Gérer les arrangements de voyage du Bureau exécutif (le directeur régional et l'agent régional principal de politique et de liaison) en coordination avec les unités concernées ; y compris la réservation de vols, la réservation d'hôtel, les demandes de remboursement et le suivi pour garantir que les visas, les autorisations de sécurité et les vaccinations nécessaires sont obtenus. Coordonner avec les différents départements de la mission et veiller à ce que les plans de voyage trimestriels du directeur régional soient préparés et communiqués aux organismes concernés en temps opportun ;

11. Coordonner les dispositions logistiques des réunions avec des responsables de haut niveau, y compris toutes les activités de préparation, de mise en œuvre et de suivi avec les partenaires et les participants internes et externes ; consolider le dossier de l'événement et/ou de la réunion pour soutenir la participation du superviseur aux réunions, conseils et activités du programme ;

Tâches administratives :

12. Coordonner selon les besoins avec différentes missions pour organiser des visites programmées à Dakar pour des conférences, des réunions, des formations et des TDY, etc.

13. Gérer et surveiller tous les achats pour le bureau exécutif. Traiter toutes les demandes d'achat et assurer le suivi des achats pour assurer une livraison dans les délais ;

14. Planifier et organiser les événements d'accueil à Dakar tels que les déjeuners de travail, les cocktails et les dîners organisés par le Directeur Régional en coordination avec les départements concernés ;

15. Gérer et suivre le règlement des différentes factures mensuellement ; et superviser la propreté générale et l'entretien du bureau du directeur régional ;

16. Coordonner les visites de suivi régulières pour vérifier la boîte postale de l'ONU et la boîte postale de l'OIM afin de recevoir/récupérer la correspondance pertinente.

Liaison & Protocole :

17. Assurer la fonction de liaison protocolaire et logistique avec le gouvernement de la République du Sénégal, principalement avec le ministère des Affaires étrangères, selon les besoins.

18. Assurer le traitement rapide des demandes de « premières arrivées » pour le personnel international affecté aux bureaux régionaux et nationaux de l'OIM au Sénégal dans le but de garantir que la carte orange ainsi que tous les autres documents liés à la résidence soient obtenus et renouvelés à temps.

19. Coordonner, négocier et résoudre les questions sensibles avec les représentants concernés du ministère des Affaires étrangères, Répertoire du protocole, liées au personnel de l'OIM en attendant la demande.

20. Fournir des conseils et traiter les lettres d’invitation pour l’obtention du visa électronique au personnel de l’OIM se rendant au Sénégal.

21. En étroite coordination avec les unités d'approvisionnement et de logistique et sur demande, faciliter les notes verbales sur les importations/exportations, si nécessaire.

22. En coordination avec les ressources humaines, maintenir un registre à jour du personnel international, avec pour objectif principal de suivre les dates d'expiration des documents et des visas, et de rappeler aux membres du personnel d'engager des actions en temps opportun pour traiter les renouvellements.

23. Effectuer d'autres tâches selon les besoins.

Éducation

• Diplôme d'études secondaires avec six années d'expérience en administration, secrétariat

ou,

• Baccalauréat en administration des affaires ou dans un domaine connexe d'un établissement accrédité avec quatre années d'expérience professionnelle pertinente.

Expérience

• Une expérience professionnelle avec des organisations humanitaires internationales, des institutions/organisations non gouvernementales ou gouvernementales dans un environnement multiculturel est un avantage.
• Expérience en rédaction claire et efficace en français et en anglais, en adaptant la formulation et le style au public visé.
• Expérience de liaison avec les bureaux gouvernementaux
• Expérience dans l'organisation d'événements professionnels

Compétences

• Maîtrise des applications Microsoft Office, par exemple Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook ;
• Souci du détail, capacité à organiser la paperasse de manière méthodique ;
• Discret, soucieux du détail et du client, patient et disposé à apprendre de nouvelles choses ; et,
• Haut niveau de communication interpersonnelle et de négociation ; engagement, efficacité, flexibilité, recherche de résultats,
• A démontré sa capacité à travailler efficacement et en harmonie avec des collègues de cultures et d’horizons professionnels variés pour atteindre les objectifs souhaités.
• Communique clairement et écoute les commentaires sur les priorités et les procédures changeantes.

Langues

La maîtrise de l'anglais et du français est requise.

Les candidats internes et externes intéressés sont invités à soumettre leur candidature par courrier électronique à recrutementdkr@iom.int en indiquant le poste postulé dans l’objet du message : « ROWCA-HR-24-004-VN »

Pour que les candidatures soient considérées comme valables, l'OIM n'accepte que les candidatures accompagnées d'une lettre de motivation d'une page maximum précisant la motivation de la candidature ainsi qu'un CV détaillé, une adresse e-mail fonctionnelle et un numéro de téléphone portable.

Seuls les candidats sélectionnés seront contactés.

Période de publication

Du 26 juin 2024 au 12 juillet 2024